Електронний документообіг рахунків-фактур

Інтернет технології

Виходячи з пункту 1 статті 169 Податкового кодексу України для використання електронних рахунків-фактур обмін електронними рахунками-фактурами можливо тільки при дотриманні чотирьох умов:

є взаємна згода на це сторін угоди;
рахунки-фактури складаються за встановленим форматом;
рахунки-фактури підписуються посиленою кваліфікованої підписом;
боку мають сумісні технічні засоби і можливості для прийому і обробки цих рахунків-фактур в установленому порядку.

Згідно з пунктом 1.3 Порядку обмін електронними рахунками-фактурами імовірніше тільки по ТКС через оператора електронного документообігу.

Що це означає на практиці?

Електронний підпис і формат

Електронний підпис головного бухгалтера для виставлення електронних рахунків-фактур не потрібно (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Виставлений покупцеві електронний рахунок-фактуру не можна дублювати на папері. Але якщо є необхідність, наприклад, при технічний збій у оператора ЕДО, ви можете виставити покупцеві рахунок-фактуру на папері замість електронного рахунку-фактури (п. 2.20 Порядку).

Оператор електронного документообігу та сумісність засобів

Оператор електронного документообігу рахунків-фактур - організація, яка забезпечує обмін рахунками-фактурами, складеними в електронному вигляді за встановленим форматом, між покупцем і продавцем через систему електронного документообігу рахунків-фактур.

Система електронного документообігу (ЕДО) рахунків-фактур - автоматизована система (програма, веб-інтерфейс), яка дозволяє створювати, відправляти і отримувати рахунки-фактури, складені в електронному вигляді за встановленим форматом, через оператора електронного документообігу рахунків-фактур.

Реєстр довірених операторів ЕДО можна знайти на сайті ФНС www.nalog.ru (Оподаткування в Україні - Подання податкової та бухгалтерської звітності - Електронні рахунки-фактури - Перелік операторів електронного документообігу).

Вибрати організація може будь-якого з них. І зовсім не обов'язково, щоб контрагент, з яким вводиться електронний обмін рахунками-фактурами обслуговувався у того ж оператора. Однак слід пам'ятати, що для обміну електронними рахунками-фактурами у сторін угоди повинні бути сумісні технічні засоби (п. 1.3 Порядку). Це означає, що вони повинні бути сумісні у їх операторів. Тому при виборі оператора ЕДО, слід з'ясувати, з якими з інших операторів у нього є технічна можливість обміну рахунками-фактурами.

У свою чергу новий Порядок передбачає, що укладаючи договір з оператором, організація повинна, крім іншого, вказати згодна вона, чи ні, на передачу інформації іншому оператору (подп. «Б» п. 2.1 Порядку).

Звичайно, було б набагато простіше, якби покупці і продавці могли обмінюватися рахунками-фактурами в електронній формі безпосередньо між собою без посередників. Однак оператори ЕДО рахунків-фактур вирішують відразу два завдання.

По-перше, організації не потрібно самостійно піклуватися про технічну розробку засобів для прийому і обробки електронних рахунків-фактур, сумісних із засобами кожного контрагента, з яким переходить на електронний обмін рахунками-фактурами. Достатньо лише встановити програму (скористатися веб-інтерфейсом), наданий оператором ЕДО.

Згода сторін угоди

дії продавця

Щоб виставити електронний рахунок-фактуру протягом п'яти календарних днів після відвантаження або отримання авансу (п. 2.4 Порядку) продавець повинен:

скласти електронний рахунок-фактуру за встановленим форматом і підписати її електронним підписом;
відправити покупцеві файл рахунку-фактури за ТКС через оператора ЕДО.

Далі він отримає від оператора ЕДО підтвердження із зазначенням дати і часу надходження йому файлу рахунки-фактури, у відповідь на яке не пізніше наступного робочого дня повинен відправити повідомлення про те, що підтвердження отримано. Згідно з новим Порядком після отримання цього підтвердження оператора ЕДО рахунок-фактура вже вважається виставлених (п. П. 2.7 Порядку). Раніше продавцеві потрібно було дочекатися отримання повідомлення покупця про отримання файлу рахунки-фактури. Хоча і колишній порядок передбачав, що датою виставлення електронного рахунку-фактури вважається дата надходження його файлу оператору ЕДО, зазначена в підтвердженні оператора (п. 1.10 Порядку).

Тепер відправка покупцем повідомлення про отримання рахунку-фактури за ТКС через оператора ЕДО лише предмет домовленості між сторонами угоди (п. 2.9 Порядку). В обов'язковому порядку цього не потрібно.

дії покупця

Покупець отримує від оператора ЕДО файл з електронним рахунком-фактурою і підтвердження його відправки із зазначенням її дати і часу. Не пізніше наступного робочого дня він повинен направити оператору повідомлення про отримання підтвердження. Направляти продавцеві через оператора ЕДО повідомлення про набуття файлу рахунки-фактури потрібно тільки в тому, випадку, якщо є така домовленість з продавцем (п. П. 2.9, 2.12 Порядку).

У книзі електронний рахунок-фактура також реєструється в загальному порядку (п. 1.11 Порядку).

Електронний документообіг при обміні рахунками-фактурами відбувається по кожному рахунку-фактурі окремо.

Як виправити

Для виправлення електронного рахунку-фактури покупець через оператора ЕДО направляє продавцю повідомлення про уточнення рахунку-фактури. Отримавши повідомлення, продавець виправляє зазначені в ньому помилки і направляє покупцеві через оператора ЕДО виправлений електронний рахунок-фактуру (п. 1.12 Порядку). Порядок подальших дій сторін ідентичний тому, що використовувався при відправці початкового рахунку-фактури.

Як поєднати паперові та електронні рахунки-фактури

Так що обмін електронними рахунками-фактурами спочатку можна випробувати на комусь одному з контрагентів, а потім вже домовлятися з іншими.

Нові правила набагато простіше ввести і звикнути до них, рухаючись поступово, не поспішаючи.

Редакція «ПБ» Оксана Доброва

Якщо у Вас є питання - задайте його тут >>

Читайте також по темі:

Практична енциклопедія бухгалтера