Довідка з місця роботи
Корпоративний семінар «Система професійних стандартів: готуємося до застосування»
Реєстр прийнятих професійних стандартів, законодавча база. Підготовка організації до застосування професійних стандартів. Кадрові технології, що залежать від введення професійних стандартів. Вимоги до кадрового діловодства в умовах впровадження профстандартів. Порядок приведення у відповідність найменувань посад в компанії з ПРОФСТАНДАРТ і кваліфікаційними довідниками, коригування посадових інструкцій. Рекрутмент. Процедура відмови в прийомі на роботу. Зміна системи оплати праці. Коригування штатного розкладу. Процедура підтвердження кваліфікації. Підвищення кваліфікації працівника відповідно до професійних стандартів. Організація навчання працівника в разі невідповідності ПРОФСТАНДАРТ. Порядок переведення працівника на іншу посаду або розірвання трудового договору за результатами оцінки.
Складання і видача довідок з місця роботи на перший погляд здається легко здійсненним завданням, яка під силу навіть недосвідченому співробітнику, проте це далеко не так. Пропонуємо розглянути окремі складні ситуації, що виникають при їх одержанні та видачі. Ми постаралися виділити найбільш проблемні питання, щоб допомогти уникнути помилок і скоротити можливість обмеження прав як осіб, яким потрібна довідка, так і роботодавців.
Кожному роботодавцю доводиться стикатися з видачею довідок з місця роботи своїм чинним або колишнім співробітникам або їх родичам. Часом у зв'язку з допущеними помилками в формі або змісті подібні довідки доводиться переробляти, іноді неодноразово. Всіх можливих помилок уникнути складно, але мінімізувати їх кількість роботодавцю просто необхідно. Це не тільки знизить навантаження на співробітників, відповідальних за підготовку та видачу подібних документів, але і скоротить ряд інших витрат, наприклад на оплату електроенергії, витрата канцелярських товарів і приладдя, які в одиничному випадку здаються незначними, але в своїй сукупності за тривалі період можуть перерости в значну суму.
Довідка з місця роботи видається працівникові для встановлення будь-яких юридично значимих фактів і обставин. У число таких входять, наприклад, місце роботи, займана посада і професія, стаж роботи на певній посаді, кваліфікація працівника, наявність або відсутність дисциплінарних стягнень, розмір заробітної плати та інші. Подібні довідки потрібні для подання в різні органи державної влади, органи місцевого самоврядування, податкові, правоохоронні, наглядові та судові органи, кредитні організації, нового роботодавця і т.д.
Довідка з місця роботи видається роботодавцем з ініціативи працівника. Так, відповідно до положень ст. 62 Трудового кодексу Укаїни, за письмовою заявою працівника роботодавець зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів з дня подачі цієї заяви видати працівникові копії документів, пов'язаних з роботою. До числа таких документів законодавець відносить, в тому числі, довідки про заробітну плату, про нараховані та фактично сплачені страхові внески на обов'язкове пенсійне страхування, про період роботи у даного роботодавця, а також містять інші відомості, що мають значення для встановлення певних юридичних фактів, які можуть бути підтверджені роботодавцем. Такі документи завіряються належним чином працедавцем і надаються працівникові безоплатно. У роботодавця відсутні підстави для відмови працівникові у видачі довідки з місця роботи, що містить відомості, що стосуються роботи або пов'язані з роботою конкретного працівника.
Крім того, подібні довідки можуть бути видані і за запитами сторонніх органів і організацій. Так, відповідно до положень ч. 4 ст. 21 Кримінально-процесуального кодексу Укаїни запити прокурора, керівника слідчого органу, слідчого, органу дізнання і дізнавача, пред'явлені в межах їх повноважень, встановлених Кримінально-процесуальним кодексом Укаїни, обов'язкові для виконання всіма установами, підприємствами, організаціями, посадовими особами та громадянами. Довідки, що подаються по подібним запитам, можуть містити відомості, які впливають на встановлення ступеня винності особи у вчиненні конкретного діяння, обтяжуючих або пом'якшуючих вину обставин, на строгість призначуваного покарання, вид застосовуваних заходів процесуального впливу і встановлення інших фактів, що мають значення для кримінальної справи, або проведеної процесуальної перевірки. Роботодавець також зобов'язаний у випадках, встановлених законом, на вимогу державних і громадських органів і організацій, правоохоронних органів надати такі довідки в установлені терміни.
Такі довідки можуть бути і доказами в рамках цивільного судочинства, зокрема у справах про поновлення на роботі, усиновлення та удочеріння і іншими цивільно-правових спорів. Так, відповідно до вимог ст. 57 Цивільно-процесуального кодексу Укаїни суд видає запит для отримання докази стороні або запитує доказ безпосередньо. У разі невиконання вимоги суду про подання докази з причин, визнаних судом неповажними, винні особи підлягають відповідальності. Відповідно до положень ч. 3 ст. 57 Цивільного кодексу Укаїни в разі невиконання вимоги суду про надання доказів з причин визнаних судом неповажними, на винних посадових осіб або громадян, накладається штраф. Відповідно до ч. 4 ст. 57 Цивільного кодексу Укаїни, накладення штрафу не звільняє відповідних посадових осіб і громадян від обов'язку надання докази суду.
І це тільки окремі випадки, коли людині потрібно отримання довідки з місця роботи.
Згідно з діючими нормами Трудового кодексу Укаїни - з письмової заяви працівника. Додержання письмової форми дозволить не тільки дотримати імперативну норму законодавства, а й удосконалити систему кадрового обліку роботодавця, а також може використовуватися при роботі щодо захисту персональних даних працівника. Крім того, дата подання письмової заяви дозволить визначити термін видачі довідки з місця роботи, який обмежений законодавцем і становить три робочих дні.
Одним із способів дотримання встановленого терміну є оптимізація процедури узгодження і візування заяви про видачу довідки, а також призначення виконавця за поданою заявою і, відповідно, виготовлення самої довідки.
Рада особам, що подають письмову заяву про видачу довідки з місця роботи. На жаль, трапляється, що роботодавець в силу тих чи інших причин йде на порушення трудових прав працівників і не тільки відмовляє в довідці з місця роботи, але і робить все можливе, щоб не отримувати письмову заяву працівника про її видачу. У цьому випадку працівникові краще не псувати собі нерви, а направити таку заяву поштою цінним листом з описом вкладення. З дати отримання роботодавцем листи визначається встановлений законом термін видачі довідки з місця роботи.
Найчастіше довідки, видані відповідно до встановлених нормативно-правовими актами формами, містять не всі відомості, необхідні заявникові. В такому разі не повинно допускатися зміна встановленої форми, інакше виданий документ буде пізнаний недійсним. При необхідності заявнику може бути видана додаткова довідка, яка містить відомості, необхідні заявникові, але відсутні в довідці встановленої форми.
Як приклади нормативно встановлених форм довідок можна привести:
Терміни видачі окремих видів довідок з місця роботи можуть відрізнятися від термінів, встановлених Трудовим кодексом Укаїни і встановлюються спеціалізованими нормативно-правовими актами або організаційно-розпорядчими документами. Тому виконавцю, перш за все, слід встановити, які терміни встановлено для запитуваної працівником довідки.
Недотримання встановлених нормативно-правовими актами форм довідок спричинить їх недійсність і, відповідно, неможливість використання для необхідних цілей.
Саме складання довідки, як правило, великої складності не викликає, якщо запитуюча організація або особа не висуває якихось особливих вимог до її формою та змістом.
Для складання довідок, що підтверджують використання або невикористання працівником певних видів відпусток, пільг та переваг, відомості можуть бути отримані також з особистих справ працівників, графіків відпусток, наказів про надання відпусток, або інший кадрової документації.
Згідно з чинним законодавством складена довідка повинна бути належним чином завірена і надана працівникові безоплатно. Порядок засвідчення довідок та інших документів визначається внутрішньою організаційно-розпорядчою документацією організації, це може бути, наприклад Статут, або спеціалізоване положення, що стосується організації діловодства в компанії. Підписантом довідки має виступати уповноважена на те посадова особа. За загальним правилом, їм є керівник організації. Крім того, локальними нормативними актами організації право підпису таких документів може бути делеговане іншим співробітникам, наприклад керівнику кадрової служби. У разі ж коли довідка містить відомості про заробітну плату працівника або інші відомості фінансового характеру, другим підписантом довідки повинен бути головний бухгалтер (бухгалтер) організації.
Підписи посадових осіб на довідці завіряються відбитком печатки організації, незважаючи на те, що роль друку в сучасному документообіг знижується, і в недалекому часом може зійти нанівець.
Складена і завірена належним чином довідка реєструється в книзі або журналі вихідної документації і може бути видана на руки особисто працівнику або його законному представникові чи направлена за допомогою поштового зв'язку.
Довідки з місця роботи, що видаються роботодавцем третім особам (державним і громадським органам і організаціям, правоохоронним органам) у випадках, встановлених законодавством, оформляються відповідно до існуючих нормативно-правовими вимогами і направляються за допомогою поштового зв'язку або видаються під розпис уповноваженому представнику третьої особи.
Ще раз звертаємо увагу на ту обставину, що відмова роботодавця видати довідку з місця роботи за запитом відповідного органу або організації, що мають право на запит та одержання таких довідок, тягне для роботодавця несприятливі наслідки у вигляді притягнення до адміністративної відповідальності відповідно до чинного законодавства Укаїни.
На закінчення ще раз хочемо підкреслити, що під час реалізації трудових взаємин між працівником і роботодавцем не існує дрібниць. Суворе дотримання вимог трудового законодавства, в тому числі і при оформленні різних документів, прямо спрямоване на захист законних прав та інтересів як працівника, так і роботодавця, сприяє чіткому і заснованому на вимогах закону вирішення трудових конфліктів.
