Допомагаємо лінійним керівникам адаптувати нових співробітників

Проблема 1. Як підготувати керівників до появи у відділі нових співробітників?

Проблема 2. Що робити HR-менеджеру, якщо на етапі адаптації між новачком і начальником виник конфлікт?

Проблема 3. Що робити, якщо новий працівник постійно скаржиться на своїх колег?

В період випробувального терміну у людини складається стійка думка про компанії, яке в подальшому буде складно змінити. Відомо чимало прикладів, коли організації втрачали перспективних фахівців в перші місяці їх роботи через помилки, допущені безпосередніми керівниками в процесі адаптації. Причини досить банальні: у начальників не виявилося або знань, або часу, або терпіння. Ось чому так важливо підготувати керівників до появи у відділі новачка і допомогти їм адаптувати його в колективі. Це дозволить працівнику відчувати себе комфортно на новому місці, а компанія знайде ефективного і лояльного фахівця.

Наталія Ілларіонова,
директор мережі філій кадрового холдингу АНКОР:

Як підготувати керівників до появи нових співробітників в колективі

Ключові партнери служби персоналу в організації ефективного процесу адаптації нового співробітника - лінійні керівники. Тому важливо провести з ними підготовчу роботу ще до приходу новачків до відділу. Для цього треба буде зробити наступні кроки:

Крок 1. Роз'яснити завдання, які стоять перед керівниками на етапі адаптації нових фахівців. Наприклад, в велику компанію в відділ по розрахунках з клієнтами було прийнято два нових співробітника. Через місяць роботи вони обидва написали заяву про звільнення. Вихідна інтерв'ю допомогло з'ясувати, що новачки були надані самі собі, керівник не пояснював, як і що треба робити. Колеги теж неохоче відповідали на їхні запитання, так як були завантажені поточною роботою. Після цього випадку була проведена бесіда з керівником, йому пояснили його завдання по відношенню до нових працівникам, і спільно з ним була розроблена програма адаптації. В результаті таких ситуацій більше не відбувалося.

Крок 2. Пояснити правила взаємодії з новими співробітниками (схема на стор. 92) і розповісти, з якими психологічними проблемами керівник може зіткнутися. Наприклад, в процесі адаптації новачка начальник переживає конфлікт між очікуваннями і реальністю: він сподівався на швидку віддачу, а новий підлеглий робить все повільно, при цьому припускається помилок. Як результат, керівник починає сумніватися не тільки в професійній кваліфікації працівника, а й у своєму вмінні ставити завдання. В цьому випадку нагадайте керівнику, що новачкові може знадобитися не менше двох-трьох місяців, щоб на належному рівні виконувати свої обов'язки.

Крок 3. Розібрати спільно з керівниками послідовність кроків в процесі адаптації, їх дії і, якщо необхідно, навчити навичкам наставництва (як ставити цілі, завдання, правильно навчати дорослих, як мотивувати, оцінювати і т. Д.)

Крок 4. Активно залучати керівників в розробку програми адаптації, планів входження в посаду, планів індивідуального розвитку і ін.

Крок 5. Організувати контроль і зворотний зв'язок, щоб координувати випробувальний термін і вчасно вирішувати складності, які можуть виникнути. Навчити керівників, як отримувати зворотний зв'язок від нових підлеглих.

Борис Анікєєв,
начальник відділу підбору персоналу ГК «Зв'язковий» (Москва):

«Важливо розуміти, що незалежно від інформованості про новий роботодавця і професійного рівня фахівця, його уявлення про організацію завжди буде відрізнятися від дійсності. Тому ще на етапі підбору рекрутер і лінійний керівник повинні не тільки оцінити особистісні та професійні компетенції кандидата, але і сформувати в його свідомості адекватне уявлення про цінності компанії, традиціях, принципах, правилах та особливості корпоративної культури. Надалі менеджеру з персоналу необхідно супроводжувати і контролювати інтеграцію новачка в колектив. Завдання HR-фахівця на цьому етапі - системно працювати з співробітником і керівником, щоб виявити складності і скорегувати процес адаптації ».

Поширені помилки керівників в процесі адаптації співробітників

Чи не підготовлено робоче місце для нового співробітника. Перший день новачок провів на ресепшені, в їдальні або на місці відсутнього працівника, так як керівник не подбав заздалегідь про те, де той буде працювати.

Керівник не провів екскурсію по офісу. Багато начальників не роблять цього, вважаючи, що колеги допоможуть або сам співробітник поступово все дізнається. В результаті новачок посоромився розпитати колег і довгий час відчував себе некомфортно.

Працівникові не пояснили традицій навчання, кар'єрного зростання і мотиваційні моменти в компанії (з чого складається зарплата, за що можуть бути зроблені відрахування з бонусної частини, які є компенсації та ін.).

Наприклад, начальник не пояснив новому співробітнику, що в компанії для працівників відділу продажів раз на місяць по суботах проводиться тренінг. Коли колеги, прощаючись в п'ятницю, сказали новачкові «побачимося завтра на тренінгу», він був, м'яко кажучи, здивований. Як з'ясувалося пізніше, перспектива раз на місяць по суботах проводити час на навчанні його не надихнули і через якийсь час він звільнився.

Керівник був відсутній в офісі, коли новий співробітник вийшов на роботу, і не призначив відповідального. Людини привів менеджер служби по персоналу і показав його робоче місце. Інший варіант - начальник не надав колегам новачка, вважаючи, що вони самі познайомляться. В результаті - неприязнь, дистанція в спілкуванні та ін.

Наприклад, до відділу маркетингу була прийнята нова співробітниця. Колеги чули, що знайшли людину, але коли вона виходить, керівник не говорив. У понеділок начальник зайшов в кабінет з симпатичною дівчиною і посадив її на порожнє робоче місце. Співробітники чекали, що він її представить, але цього не сталося. На наступний день ситуація повторилася. Всі бачили, що вона підходить до керівника, задає питання, але з колективом не спілкується. Ще через кілька днів начальник поцікавився у провідного спеціаліста, чому вони не контактують з дівчиною, зазначивши при цьому, що втомився відповідати на її запитання. Яке ж було його здивування, коли він зрозумів, що забув представити колективу нову і це послужило причиною такої поведінки співробітників відділу.

Новачкам не розповіли про взаємини в колективі. Поширена помилка, коли співробітника не доводять до відома про традиції, прийнятих у відділі, через що у нього виникають проблеми в спілкуванні з колегами.

Наприклад, кожну п'ятницю після закінчення робочого дня співробітники відділу влаштовували неофіційне нараду, обговорювали підсумки тижня, обмінювалися новинами і пили чай. До цього заходу кожен купував що-небудь смачне. Новачок не знав про цю традицію. І коли всі пішли радитися, він пішов додому, вважаючи, що раз робочий день вже закінчився, то це не обов'язково. В результаті його колеги вирішили, що він «задирає ніс» і невідповідально ставиться до роботи, а співробітник в результаті не впізнав всіх необхідних йому новин.

Начальник ставить новому підлеглому занадто складні, амбітні цілі і завдання. Це підсилює стрес, призводить до перенапруження і негативно позначається на кінцевому результаті роботи.

Між керівником і новим співробітником не налагоджена зворотний зв'язок. Начальник не відслідковує настрій новачка, не знає про його враження від роботи, колективу і наскільки збігаються його очікування від компанії і реальність і т. Д.

Наприклад, в компанію був прийнятий новий юрисконсульт. Начальник юридичного відділу був ним задоволений. Але жодного разу не поцікавився у нього, як робота, що виходить, а що ні, і т. Д. Через два місяці новий співробітник написав заяву про звільнення.
Начальник дуже здивувався, адже, на його погляд, все було добре, нарікань працівник не викликав. На вихідному інтерв'ю з'ясувалося, що з колегами він так і не знайшов спільної мови і компанія не виправдала його очікувань.

Проявляйте терпіння, якщо новачок ставить багато питань. Чим більше зрозумілих відповідей він на них отримає, тим простіше і ефективніше буде складатися ваша спільна робота в майбутньому.

Корисні поради

У період адаптації співробітника можуть трапитися ситуації, які вимагатимуть від лінійних керівників і менеджера з персоналу вдумливого рішення, а іноді і неординарного підходу. Пропонуємо розглянути деякі з них.

Отже, що робити, якщо ...

... новачок виявляє ініціативу більше ніж потрібно. Перш за все, похваліть співробітника за ентузіазм і його готовність пропонувати нові, оригінальні ідеї. Після чого акцентуйте увагу новачка на те, що в його роботі ви найбільше цінуєте якість пропозицій, а не їх кількість. Це допоможе зберегти ініціативність працівника і підвищити продуктивність його дій.

... новий співробітник постійно скаржиться на своїх колег. Якщо подібна проблема виникла, то в наявності підвищена конфліктність і відсутність гнучкості в колективі. Потрібно обов'язково перевірити мікроклімат в оточенні новачка і зрозуміти, чому все-таки людина раптом повівся як дитина.

Діляра Абдразакова,
керівник по адміністративним і кадрових питань філії корпорації Global Petro Chemical Processes Inc. (Мелітополь):

«Відразу обмовлюся, в моїй практиці таких ситуацій було всього дві, і в обох випадках співробітники не прижилися в колективі, хоча і були сильними фахівцями. Рекомендую організувати зустріч з працівником. У спокійній обстановці поговоріть з ним і попросіть відобразити всі свої невдоволення на папері, по черзі пункт за пунктом. Це полегшить його внутрішній стан і дозволить побачити проблему з боку. Можливо, після цієї бесіди всі питання знімуться самі собою. І стане ясно, що або цей вплив стресової ситуації, або в колективі дійсно існує якась серйозна проблема, з якою не може змиритися фахівець. І тут вже потрібно розбиратися в деталях роботи і взаємовідносинах усього відділу ».

... між новим працівником і керівником виникло непорозуміння або навіть конфлікт. Як правило, причина непорозуміння або суперечки на етапі адаптації - психоемоційна несумісність керівника і нового фахівця. Тому намагайтеся завжди обговорювати з лінійним керівником вимоги до відкривається позиції - важливо вислухати його побажання з особистих і професійних якостей кандидата. Це допоможе знизити ризики конфліктних ситуацій в подальшому.

Катерина Крупина,
генеральний директор Кадрового агентства унікальних фахівців (Москва):

«В першу чергу необхідно поговорити з керівником співробітника, зрозуміти його бачення проблеми. Це допоможе оцінити, наскільки серйозний конфлікт і чи налаштований він врегулювати його конструктивними методами. А також чи не перейшла дана проблема в область особистої неприязні між начальником і підлеглим і наскільки цінний даний фахівець для компанії. Тобто основне завдання - вирішити, чи варто зберігати такого співробітника в організації або доцільніше підібрати йому заміну.

Якщо було прийнято рішення розлучитися з працівником, то поговоріть з ним і поясніть причину його звільнення, щоб не було образ і претензій. Якщо після оцінки ситуації ви прийшли до висновку, що новачка треба залишити в компанії, то обговоріть з ним проблему, скоректуйте його поведінку, передайте побажання керівника. Крім цього, організуйте зустріч керівника і підлеглого і допоможіть їм прийти до єдиного знаменника щодо подальшої спільної роботи ».

Матеріал підготувала Оксана Маринина.
експерт журналу «Кадрове справа»