Документування змін проекту, статті, журнал «довідник секретаря та офіс-менеджера»

Реалізація проекту займає не день і не тиждень. Відповідно життя і людський фактор можуть внести свої корективи в хід проекту. І яким би відмінним ні план проекту, який би професійної була проектна команда і т.д. необхідність внесення тих чи інших змін все одно може виникнути, і до цього потрібно бути готовими.

Що таке зміна проекту?

Перш за все, традиційно звернемося до термінології, в першу чергу, до вітчизняних стандартів по управлінню проектами. Що ж таке зміна в проекті?

Читайте по темі в електронному журналі

«Зміна в проекті - модифікація затвердженого раніше змісту, термінів, ресурсів в проекті, а також встановлених процедур».

Крім того, в зазначеному Гості є пункт про планування управління змінами в проекті:

«Мета процесу: визначення порядку роботи зі змінами в проекті.

а) визначено і документований процес роботи зі змінами в проекті,

1. виявлення змін;
2. погодження та затвердження змін;
3. організація обліку версій документів і продуктів проекту;
4. доведення інформації про зміни до зацікавлених сторін ».

PMBoK дає визначення лише поняттю «зміна змісту»:

«Зміна змісту - будь-які зміни змісту проекту».

А ось поняття «запит на зміну» описано більш конкретно:

«Повідомлення про порушення - запити на збільшення або зменшення вмісту проекту, зміна стратегій, процесів, планів або процедур, зміна цін або бюджетів, або перегляд розкладів».

Процес управління змінами

Управління ізмененіямісогласноPMBoK - це ідентифікація, документування, схвалення або відхилення і управління внесенням змін до базового план проекту.

При управлінні змінами проекту з точки зору документування тезисно можна виділити наступні основні моменти:

• процес управління змінами проекту проводиться на протязі всього проекту, а не окремих його фаз або процесів;
• фіксація (документування та реєстрація) всіх запитів на зміну;
• внесення тільки схвалених змін (запит на зміну розглядається уповноваженою особою або уповноваженим колегіальним органом проекту);
• документування впливу запитів на зміну.

Наприклад, зміна розкладу проекту може вплинути на бюджет проекту, ризики, потреба в додаткових ресурсах і т.д.

Згідно PMBoK виходами процесу управління змінами є:

• оновлення статусів запитів на зміну. Як уже було згадано раніше, PMBoK рекомендує документувати і реєструвати всі запити на зміни. Це означає, що результати розгляду уповноваженою особою / органом запиту необхідно відобразити в журналі запитів на зміну із зазначенням статусу: схвалений / відхилений;
• поновлення плану управління проектом;
• поновлення документів проекту. Потрібно оновлення всіх документів проекту, які зачіпає схвалене зміна.

Процес узгодження внесення змін до проекту

Зміни в проекті можуть бути різними.

Наприклад, у проекті відбулася заміна куратора проекту, тобто роль залишилася та ж, а працівник, що виконує цю роль, замінений, або змінюється бюджет проекту. З точки зору термінології і те, і інше є змінами в проекті, але з точки зору впливу на проект - ці зміни принципово різні.

Кращі статті

• зміни термінів проекту;
• зміни обсягу проекту (функціонального, організаційного і т.д.);
• зміна бюджету проекту;
• зміна організаційної структури проекту.

До несуттєвим відповідно можна віднести всі інші зміни.

Також в Статуті необхідно передбачити, хто може бути ініціатором змін.

Наприклад, керівник проекту від замовника, керівник проекту від виконуючої організації, куратор, спонсор проекту.

Якщо в організаційній структурі проекту прийнята, наприклад, трирівнева система управління проектом (робоча група проекту - проектний комітет (оперативне управління) - керуючий комітет (стратегічне управління)), то слід описати порядок підготовки і узгодження запитів на зміну.

Розглянемо два приклади запиту на зміну (істотне і неістотне зміни) (див. Додаток 2 і 3).

В обох випадках адміністратор проекту за дорученням керівника проекту готує обидва запиту на зміну (наприклад, зміна куратора проекту і зміна календарного плану проекту та бюджету) і реєструє їх в журналі запитів на зміни (назвемо їх запит № 1 (додаток 2) та запит № 2 (додаток 3)). Потім керівник проекту ініціює засідання проектного комітету для розгляду запитів на зміну.

У Статуті проекту рекомендується закріпити зони компетенції колегіальних органів проекту для того, щоб було зрозуміло, з яких питань можна і необхідно ініціювати засідання проектного комітету, а в яких випадках - керуючого комітету. Наприклад, до зон компетенції керуючого комітету можна віднести наступні питання:

• контроль відповідності проектів ІТ-стратегії компанії;
• прийняття рішень про фінансування ІТ-проектів;
• контроль дотримання бюджету ІТ-проектів;
• приймання результатів проекту в постійну експлуатацію.

А до зон компетенції проектного комітету відносяться:

• контроль термінів виконання робіт по проекту;
• узгодження плану-графіка проекту, а також внесення змін до плану-графіка;
• розгляд та узгодження проектних документів;
• розгляд щотижневих звітів по проекту;
• розгляд та узгодження питань для винесення їх на засідання Керівного Комітету;
• прийняття рішень з поточних питань проекту.

Повернемося до наших запитам на зміни. Отже, керівник проекту ініціює засідання проектного комітету. Компетенції проектного комітету досить для схвалення запиту № 1, а ось за запитом № 2 проектний комітет може лише санкціонувати винесення цього запиту на засідання Керівного Комітету.

Процес організації та протоколювання нарад вже був розглянутий досить докладно в одній зі статей, тому зараз не будемо повторюватися. Відзначимо лише те, що в журналі запитів на зміну необхідно обов'язково зафіксувати результати розгляду запитів.

Нижче наведені зразки документів з управління змінами: журнал запитів на зміну, запит на зміну № 1, запит на зміну № 2.

У масштабних територіально розподілених проектах з декількома об'єктами впровадження створюються комітети / поради щодо змін для загальної координації змін створюваного продукту. Крім того, необхідно організувати і регламентувати підтримку системи на етапі дослідної експлуатації, а оскільки дослідна експлуатація проходить ще в рамках проекту, то завдання по регламентації цього процесу лягає на плечі проектної команди. У наступній статті саме цих питань і буде приділено основну увагу.

Зразок журналу запитів на зміну

Зразок запиту на зміну № 1