Документознавство та діловодство - прийом, обробка і розподіл вступників (входять)

Не знайшли те, що шукали?

Якщо вам потрібен індивідуальний підбір або робота на замовлення - скористайтеся цією формою.

Наступне питання "

Обробка і відправка вихідних документів проводиться централізовано або секретарем і складається

Прийом, обробка та розподіл вступників (вхідних) документів

В організаціях прийом і первинну обробку документів можуть здійснювати:

спеціальний підрозділ служби ДОУ - експедиція (при значних обсягах документообігу);

співробітник служби ДОУ, наприклад експедитор;

секретар керівника (при невеликому обсязі документообігу).

Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром, передані по електронній пошті, факсу, телетайпу і т. Д.

При обробці надходить кореспонденції виконуються наступні види робіт.

Перевіряється правильність доставки кореспонденції, цілісність упаковки (конверта, бандеролі). Помилково доставлена ​​кореспонденція повертається відправнику.

Проводиться сортування кореспонденції на розкривати і не розкриваються. Розкривається майже вся кореспонденція.

конверти з написом «особисто»;

упаковки, що містять документи на машинних носіях.

На невскриваемих документах відмітка про надходження робиться на упаковці, далі вони надходять на сортування.

Визначається необхідність збереження упаковки.

Конверти зберігають у випадках, якщо:

отримана доплатного кореспонденція;

дату відправки та отримання документа можна встановити тільки за поштовим штемпелем на конверті.

Перевіряється комплектність кожної упаковки, тобто наявність усіх сторінок документа і всіх додатків.

Проставляється реквізит 29 «Відмітка про надходження документа в організацію». Реквізит проставляється від руки або за допомогою спеціального штампа. Ця позначка складається з дати надходження та вхідного реєстраційного номера документа. Іноді додають скорочена назва організації-одержувача (приклад 3).

Потім проводиться попередній розгляд і розподіл документів.

При попередньому розгляді документів потрібно виділити наступні групи документів.

1. Документи, що надходять на розгляд керівництва (директор і заступники). На що надійшли до нього документах посадова особа пише «Резолюцію» (реквізит 17).

Після резолюції керівництва документи повертаються в службу ДОУ, де відповідно до резолюції розробляється їх подальший маршрут.

2.Документ, що направляються в структурні підрозділи і які не потребують

3.Документ, які не потребують реєстрації.

4.Обращенія громадян (пропозиції, скарги, заяви, клопотання).

5.Документ, вирішення яких не входить до компетенції даної організації; вони повертаються відправнику або передаються за призначенням.

Схема роботи з вхідними документами приведена в прикладі 4.