Документи річних загальних зборів акціонерів, статті, журнал «довідник секретаря і
Порядок проведення загальних зборів акціонерів, включаючи його документування, в конкретному суспільстві закріплюється у внутрішніх нормативних документах: статуті, положенні про загальні збори акціонерів, регламенті проведення загальних зборів акціонерів і т.п.
Загальна послідовність дій по проведенню зборів і його документаційного забезпечення може бути представлена наступним чином:
Читайте по темі в електронному журналі
- перевірка повноважень і реєстрація осіб, які беруть участь в зборах;
- визначення кворуму загальних зборів акціонерів;
- роз'яснення питань, які виникають при реалізації права голосу на зборах;
- роз'яснення порядку голосування;
- забезпечення порядку голосування;
- підрахунок голосів і підведення підсумків голосування; складання протоколу про підсумки голосування;
- передача в архів бюлетенів для голосування.
Лічильна комісія є незалежним робочим органом, так як в її склад не можна включати членів колегіальних і одноособових виконавчих органів товариства (ФЗ «Про акціонерні товариства», гл. 7, ст. 56, п. 2) і контролю (ради директорів, ревізійної комісії і т.п.). Вона обов'язково створюється в суспільстві з числом акціонерів - власників голосуючих акцій більше ста. У разі якщо лічильна комісія не створена, її функції здійснюють спеціально уповноважені на це особи, тобто створюється лічильна комісія спеціально для проведення цих зборів.
В акціонерному товаристві з кількістю акціонерів - власників голосуючих акцій більше 500 діяльність лічильної комісії здійснює реєстратор (власник реєстру акціонерів цього товариства).
У будь-якому випадку при проведенні загальних зборів акціонерів реалізація функцій лічильної комісії обов'язкова.
Основними документами загальних зборів акціонерів ФЗ «Про акціонерні товариства» називає протокол загальних зборів акціонерів. протоколсчетной комісії про підсумки голосування на загальних зборах і отчетоб підсумки голосування на загальних зборах. Саме ці документи фіксують хід і результати діяльності вищого органу управління в акціонерному товаристві. Однак цим переліком склад документів, які складаються під час проведення зборів, не обмежується.
Так, наприклад, одним з найважливіших документів є ще один протокол, який складається лічильною комісією, - протокол про підсумки реєстрації.
Розглянемо докладніше перераховані вище процедури проведення зборів і відповідні їм документи.
Реєстрація учасників загальних зборів
ФЗ «Про акціонерні товариства» встановлено, що загальні збори акціонерів правочинні (тобто має кворум), якщо в ньому взяли участь акціонери, які володіють у сукупності більш ніж половиною голосів (голосуючих акцій товариства). Які брали участь в зборах акціонерами вважаються акціонери, які зареєструвалися, і акціонери, бюлетені яких були отримані товариством не пізніше ніж за два дні до дати проведення загальних зборів акціонерів. Якщо до порядку денного включено питання, голосування за якими здійснюється різним складом голосуючих (наприклад, учасники володіють різними типами привілейованих акцій, які надають власникам право голосу не з усіх питань порядку денного), визначення кворуму здійснюється по кожному питанню окремо. Збори відкривається, якщо до моменту початку його проведення є кворум хоча б по одному питанню порядку денного.
Наявність кворуму, тобто можливості проведення зборів, визначається за підсумками реєстрації. Порядок реєстрації (місце, час початку, умови проведення) повинен визначатися у внутрішніх документах товариства.
Потрібно сказати, що початок загальних зборів не припиняє реєстрацію осіб, які мають право брати участь в зборах. Акціонери, що прибули після початку зборів, мають право брати участь в ухваленні рішень (голосуванні) з питань, які розглядаються після їх реєстрації.
Підсумки реєстрації учасників загальних зборів акціонерів, кількісні дані про роздані (залишилося не розданими) бюлетенях оформляються відповідним протоколом рахункової комісії.
Протокол про підсумки реєстрації складається на підставі даних журналу реєстрації (або інший реєстраційної форми) осіб, які мають право на участь у загальних зборах акціонерів.
У протоколі фіксується кількість пройшли реєстрацію учасників зборів, а також кількість розданих і залишилися не розданими бюлетенів для голосування. Саме це дозволяє визначити правомірність (кворум) зборів.
(Див. Приклад протоколу лічильної комісії про підсумки реєстрації учасників річних загальних зборів акціонерів в додатку до статті)
Кращі статті
Все не роздані при реєстрації бюлетені для голосування опечатуються, посвідчуються підписами членів лічильної комісії та скріплюються печаткою товариства. Залишилося не розданими бюлетені обов'язково залишаються на зберіганні в суспільстві поряд з іншими документами загальних зборів акціонерів.
Підрахунок голосів і підведення підсумків голосування
Дані підрахунку голосів включаються лічильною комісією в протокол за підсумками голосування. Нагадаємо, що питання порядку денного річних загальних зборів стосуються, по-перше, підведення підсумків фінансово-господарського року і, по-друге, виборів керівного складу і контрольних органів, тому доцільно складати два протоколи за підсумками голосування.
У протоколи за підсумками голосування також включаються обов'язкові дані про збори.
Однак на відміну від протоколів за підсумками реєстрації в протоколи за підсумками голосування додатково включаються відомості про час відкриття і закриття зборів. Якщо прийняті рішення оголошувалися на зборах, також вказується час початку підрахунку голосів.
- якими володіли особи, включені в список осіб, які мають право на участь у загальних зборах акціонерів, по кожному питанню порядку денного;
- якими володіли реальні учасники зборів з кожного питання і з зазначенням, чи був кворум;
- відданих за кожен із варіантів голосування ( «за», «проти», «утримався») з кожного питання порядку денного;
- число голосів по кожному питанню порядку денного, що не підраховувалися у зв'язку з визнанням бюлетенів недійсними.
Як вже говорилося, ці відомості є загальними для обох протоколів за підсумками голосування. Однак підсумки самого голосування в даних протоколах представлені по-різному.
(Див. Приклади протоколів лічильної комісії за підсумками голосування на річних загальних зборах акціонерів в додатку до статті)
Підсумки голосування, зафіксовані протоколом, рекомендується оголошувати до завершення загальних зборів акціонерів. Якщо цього не зроблено, вони доводяться в формі звіту до відома осіб, які мають право на участь у зборах, не пізніше 10 днів після складання протоколу про підсумки голосування:
Як уже зазначалося, ФЗ «Про акціонерні товариства» називає звіт про підсумки голосування в числі основних документів загальних зборів акціонерів. Призначення цього документа полягає, перш за все, в тому, щоб довести до відома акціонерів результати голосування по кожному питанню порядку денного і прийняті по них рішення, якщо з яких-небудь причин вони не почули їх на зборах.
Звіт не має нормативно встановленої форми, однак Положенням про додаткові вимоги до порядку підготовки, скликання і проведення загальних зборів акціонерів закріплений склад обов'язкової інформації, яка включається в даний документ:
Далі йдуть ті ж відомості про кількість голосів акціонерів та / або їх представників, що і включені в протокол лічильної комісії.
Крім того, в звіті повинні міститися формулювання рішень, прийнятих зборами по кожному питанню порядку денного, і імена членів лічильної комісії або імена уповноважених осіб, що виконують функції лічильної комісії.
Незважаючи на те, що звіт практично повторює дані протоколів лічильної комісії, він підписується нечленами комісії, а головою і секретарем загальних зборів. (Див. Приклад звіту про підсумки голосування на загальних зборах акціонерів в додатку до статті)
- Реєстратор - юридична особа, яка здійснює діяльність з ведення реєстру власників іменних цінних паперів.
- Кумулятивне голосування - порядок голосування на загальних зборах акціонерів, що дозволяє акціонеру голосувати по ряду питань (кандидатур) не одним, а кількома голосами в результаті їх накопичення за рахунок відмови голосувати з інших питань (кандидатур).
Т.А.Бикова, канд. іст. наук. доцент РДГУ
вкладені файли
- Документ. Приклад протоколу лічильної комісії про підсумки реєстрації учасників річних загальних зборів акціонеров.doc
- Документ. Приклад 2 протоколи лічильної комісії за підсумками голосування на річних загальних зборах акціонеров.doc
Доступно тільки передплатникам
- Документ. Приклад 1 протоколу лічильної комісії за підсумками голосування на річних загальних зборах акціонеров.doc
- Документ. Приклад звіту про підсумки голосування на загальних зборах акціонеров.doc