Управління поштовою скринькою, частина i визначення і контроль розмірів - не хвилюйтеся, я зараз все

Захламление поштової скриньки може призвести до проблем. Як показано на малюнку, деякі постачальники послуг електронної пошти або системні адміністратори забороняють відправляти або приймати електронну пошту після досягнення поштовою скринькою певного розміру. Ви можете отримати, а можете і не отримати повідомлення про це.

Якщо це вже сталося (або незабаром відбудеться), значить, настав час скоротити розмір поштової скриньки. Навіть якщо ви не отримуєте попереджень, позбавлення від непотрібних повідомлень підвищує ефективність роботи з більш важливими даними. Наприклад, через велику кількість повідомлень в поштовій скриньці пошук необхідних даних може виявитися скрутним.

Поштова скринька складається з папок. Розмір поштової скриньки залежить від вмісту папок.

Як показано на малюнку, поштовий ящик складається з папок. Розмір поштової скриньки залежить від розміру і кількості повідомлень в папках. При відправці і отриманні повідомлень, призначення зустрічей, додаванні контактів і створення завдань ці папки заповнюються; відповідно, поштовий ящик теж заповнюється.

Коли розмір поштової скриньки досягає верхньої межі, адміністратор може обмежити функціональні можливості пошти: наприклад, при 90 МБ ви отримаєте попередження, при 100 МБ вам буде заборонено відправляти повідомлення, а після досягнення 110 МБ - отримувати повідомлення.

У додатку Outlook також встановлено граничний розмір поштової скриньки, рівний 20 гігабайт (ГБ), що для електронної пошти дуже багато. Якщо поштова скринька досягне такого розміру, додаток Outlook заборонить приймати в цей ящик дані. Рішення? Час зробити прибирання.

Далі ви дізнаєтеся, як визначити розмір поштової скриньки. В кінці цього заняття ви на практиці визначте розмір своєї поштової скриньки.

Діалогове вікно Розмір папки.

Щоб швидко дізнатися розмір поштової скриньки, виведіть в області переходів список папок і клацніть під списком папок пункт Розміри папок. Оскільки розмір виводиться по папках, діалогове вікно Розмір папки зручно для визначення загального розміру поштової скриньки, а також для визначення розміру окремих папок.

Зверніть увагу, що розмір вказаний в кілобайтах (КБ). Що робити, якщо системний адміністратор каже про розмір в мегабайтах? На щастя, співвідношення між кілобайтами, мегабайтами і гігабайтами просте: в одному мегабайті 1024 кілобайт, а в одному гігабайті 1024 мегабайта. Якщо вам складно запам'ятати співвідношення між кілобайтами, мегабайтами і гігабайтами, не хвилюйтеся. Відомості для перетворення одних одиниць в інші наведені в короткому довіднику в кінці курсу.

Повідомлення мають різний розмір. Електронні листи із вкладеннями мають найбільший розмір.

Раніше вже згадувалося, що розмір поштової скриньки визначається розмірами його папок. Логічно припустити, що розмір папки залежить від розміру зберігаються в ній повідомлень (а також зустрічей у календарі, контактних даних, заміток і т. Д.). Розмір повідомлення збільшується при використанні певних атрибутів, наприклад вишуканого форматування, зображень і вкладень.

Середній розмір повідомлень змінюється в широких межах для різних організацій і користувачів. По самій грубою оцінкою, середній розмір повідомлення становить приблизно 30 КБ. Як і для поштової скриньки, обмеження на розмір повідомлення встановлює системний адміністратор на рівні сервера. Отже, змінити ці обмеження в Outlook їх не можна.

Тепер, коли ви знаєте про причини збільшення розміру поштової скриньки, давайте розглянемо, як його зменшити.

Якщо необхідно скоротити загальний розмір поштової скриньки або певної папки в поштовій скриньці, один із способів полягає в тому, щоб прочитати повідомлення, відповісти на них, а потім зберегти їх у файлі або видалити в залежності від розміру. Для цього можна скористатися можливістю відстежувати в додатку Outlook розмір окремих повідомлень. Наприклад, можна відсортувати повідомлення таким чином, щоб вивести їх з зменшенням розміру. Якщо необхідно знати точний розмір кожного великого повідомлення в поштовій скриньці, необхідно переключитися на табличне представлення.

Після того як знайдені великі повідомлення, необхідно прийняти рішення про те, чи слід їх зберегти (з урахуванням розміру). Не знаєте, що можна зробити крім видалення? В ході цього курсу ви дізнаєтеся про можливі варіанти дій, а в наступному ці варіанти будуть розглянуті більш детально.

Команда Зберегти вкладення в меню кнопки Microsoft Office.

Після збереження вкладення повідомлення можна видалити (якщо воно більше не потрібно).

Совет.Перед збереженням вкладень на жорсткому диску, виберіть розташування, яке згодом можна буде легко згадати. Наприклад, якщо в повідомлення вкладена фотографія, її можна зберегти в папці Малюнки або Мої малюнки. Крім того, при збереженні вкладення надайте йому ім'я, яке згодом дозволить згадати його вміст і контекст, в якому воно використовувалося.

Залишилися питання про механізм роботи сховища? Не хвилюйтеся, далі в курсі буде детально розказано про зберігання повідомлень в папках на локальному комп'ютері.

Ми тільки що розглянули, як переміщати повідомлення в папки на локальному комп'ютері. Інший спосіб виведення електронної пошти з поштової скриньки полягає в її видаленні і подальшої очищенню папки Видалені.

Кожен раз при видаленні повідомлення електронної пошти воно поміщається в папку Видалені. яка зазвичай знаходиться на сервері, а не на локальному комп'ютері. Ця папка швидко збільшується в розмірі, тому її необхідно очищати. Оскільки в першу чергу ви, ймовірно, збираєтеся позбутися від видалених повідомлень, їх буде видалено назавжди є безпечним способом скорочення розміру поштової скриньки.

Можна вказати час і спосіб очищення папки Видалені. автоматично кожного разу при виході з програми Outlook або вручну в будь-який зручний час. На малюнку показано, де саме в додатку Outlook виконується очищення.

Автоматичне очищення. Виберіть в меню Сервіс головного вікна Outlook пункт Параметри. На вкладці Додатково встановіть прапорець Очищати папку «Видалені» при виході. Після цього про очищення поштової скриньки можна забути.

Очищення вручну. Якщо ви віддаєте перевагу контролювати видалення елементів з папки Видалені. очистити цю папку можна в будь-який момент клацанням правої кнопки миші.

Один із способів боротьби з небажаною поштою полягає в запобіганні її отримання. Нижче наведені корисні поради про те, як це зробити.

Технологія RSS (Really Simple Syndication) - це прекрасний спосіб доставки новин і даних безпосередньо в Outlook. Повідомлення, що приймаються за технологією RSS, як правило, можна знайти в папці «RSS-канали» поштової скриньки. Якщо ви підписані на канали, які створюють великий обсяг трафіку, то помітите, що незабаром поштову скриньку переповниться.

Щоб автоматично видаляти елементів RSS-каналів після досягнення певного терміну зберігання можна скористатися функцією автоархівації в Outlook.

Діалогове вікно Очищення поштової скриньки.

У цьому курсі наведено кілька способів визначення розміру поштової скриньки та повідомлень в поштовій скриньці. Також було запропоновано декілька способів переміщення і видалення повідомлень для скорочення загального розміру поштової скриньки. Хочете, щоб всі ці способи були доступні в одному місці? Це вже зроблено в діалоговому вікні «Очищення поштової скриньки», яке викликається з меню Сервіс в головному вікні Outlook.

Діалогове вікно Очищення поштової скриньки призначене для пошуку та обробки повідомлень електронної пошти способами, з якими ви незабаром ознайомитеся. Якщо необхідно очистити поштову скриньку, це можна зробити у вікні «Очищення поштової скриньки». Ви вивчіть можливості діалогового вікна «Очищення поштової скриньки» на практиці (в наступному розділі).

Курс розроблений компанією Microsoft