Документальне оформлення руху матеріалів
Матеріали підготовлені групою консультантів-методологів ЗАТ "BKR-Інтерком-Аудит"
Первинний бухгалтерський документ - письмове свідоцтво про вчинення господарської операції, що має юридичну силу і не потребує подальших пояснень і деталізації.
Господарські операції, які не оформлені первинним обліковим документом, не приймаються до обліку та не підлягають відображенню в регістрах бухгалтерського обліку.
Акт про оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд
Право особи виступати в якості довіреної особи організації при отриманні матеріальних цінностей від постачальників оформляється видачею Довіреності (форми № М-2 і М-2а).
Довіреність оформляється в бухгалтерії в одному примірнику і видається одержувачу під розписку.
Організації, у яких отримання матеріальних цінностей за дорученням носить масовий характер, застосовують форму №М-2а і видачу цих довіреностей реєструють в журналі обліку виданих довіреностей, який попередньо пронумеровують і пронумеровані.
Довіреності видаються тільки особам, які працюють в даній організації, іншим особам видача довіреностей не допускається.
Видається довіреність повинні бути повністю заповнена і повинні містити зразок підпису особи, на ім'я якого вона виписана. Як правило, доручення видаються на 15 днів, але в разі отримання товарно-матеріальних цінностей в порядку планових платежів довіреність може бути видана на 1 місяць.
Прибутковий ордер (форма М-4) застосовується для обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки. Складається прибутковий ордер на фактичну кількість які поступили тих матеріальних цінностей матеріально відповідальною особою в одному примірнику в день надходження цінностей на склад.
У тому випадку, якщо надходять матеріальні цінності містять дорогоцінні метали і камені, в даній формі заповнюється графа «Номер паспорта».
Акт про приймання матеріалів (форма №М-7) застосовується в наступних випадках:
- для оформлення приймання матеріальних цінностей, що мають кількісне і якісне розбіжність;
- для оформлення приймання матеріальних цінностей, що мають розбіжність по асортименту з даними супровідних документів постачальника;
- для оформлення приймання матеріалів, що надійшли без документів.
Даний акт є юридичною підставою для пред'явлення претензії постачальнику, відправнику.
Акт складається комісією, до складу якої в обов'язковому порядку входить матеріально відповідальна особа, представник відправника (постачальника) або представник незацікавленої організації.
Акт складається у двох примірниках, один з яких з доданими документами передається в бухгалтерію, а другий - відділу постачання або бухгалтерії для направлення претензійного листа постачальнику.
У багатьох організаціях встановлюють ліміти відпустки матеріалів, систематично споживаних при виготовленні продукції. Для оформлення відпустки матеріалів в цьому випадку застосовується Лімітно-забірна карта (форма №М-8). Даний документ застосовується також для поточного контролю за дотриманням встановлених лімітів відпуску матеріалів, а також є виправдувальним документом для списання матеріальних цінностей зі складу.
На кожне найменування матеріалу виписується два примірника документа, один з яких до початку місяця передається структурному підрозділу, а інший - складу.
При отриманні матеріалів комірник відзначає в обох примірниках документа дату і кількість відпущених матеріалів і виводить залишок ліміту по номенклатурному номеру матеріалу. В лімітно-забірної карті одержувача розписується комірник, а в лімітно-забірної карті складу - одержувач.
Облік повернення матеріалів, не використаних у виробництві, ведеться в цій же формі, причому ніяких додаткових документів при цьому не складається.
У разі необхідності з дозволу керівника організації, головного інженера чи інших уповноважених осіб допускається понадлімітний відпуск матеріалів, а також заміна одних видів матеріалів іншими.
Після використання ліміту склад здає свої екземпляри документа в бухгалтерію.
Для скорочення кількості первинних документів рекомендується оформляти відпуск матеріалів в картках обліку матеріалів (форма №М-17). Лімітно-забірна карта виписується в такому випадку в одному екземплярі і на її підставі проводиться операція відпустки матеріалів. Комірник розписується в лімітно-забірної карті, а одержувач матеріалів - в картці обліку матеріалів.
Вимога-накладна (форма №М-11) застосовується в тих випадках, коли матеріальні цінності переміщаються між структурними підрозділами організації або між матеріально відповідальними особами.
Накладна складається матеріально відповідальною особою того структурного підрозділу, який здає матеріальні цінності. Один з двох складених примірників накладної служить підставою здає складу для списання цінностей, на підставі другого примірника приймає склад приймає ці цінності до обліку. Накладна підписується матеріально відповідальними особами і здає, і приймає підрозділи і здається в бухгалтерію для обліку руху матеріалів.
Слід звернути увагу, що цими ж накладними оформляється здача на склад отриманих на вимогу і невитрачених матеріалів, а також здача відходів і браку.
Накладна на відпуск матеріалів на сторону (форма №М-15) застосовується для обліку відпуску матеріальних цінностей:
- господарствам своєї організації, розташованим за межами її території;
- стороннім організаціям на підставі договорів та інших документів.
Накладну виписує працівник структурного підрозділу на підставі договорів, нарядів та інших документів при пред'явленні заповненої в установленому порядку довіреності на отримання матеріальних цінностей.
Перший примірник накладної передають складу для відпустки матеріалів, а другий примірник - одержувачу матеріалів.
Облік руху матеріалів на складі по кожному сорту, виду і розміру, ведеться в Картці обліку матеріалів (форма №М-17), що заповнюється на кожен номенклатурний номер матеріалу. Записи в картці ведуться матеріально відповідальною особою на підставі первинних прибутково-видаткових документів в день здійснення операції.
Розглядаючи порядок заповнення лімітно-забірних карт (форма №М-8) при встановленні в організаціях ліміту на відпустку матеріальних цінностей ми відзначали, що в деяких випадках рекомендується оформляти відпуск матеріалів безпосередньо в картках обліку матеріалів. У цьому випадку операція відпустки матеріалів проводиться на підставі лімітної карти, що виписується в одному екземплярі, в якій і розписується комірник. Представник одержувача розписується безпосередньо в картці обліку матеріалів.
Для оформлення прийняття до обліку матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі будівель і споруд, придатних для використання при виробництві робіт, застосовується Акт про оприбуткування матеріальних цінностей, отриманих при розбиранні і демонтажі задній і споруд (форма №М-35). складається в трьох примірниках.
Акт складається і підписується комісією, до складу якої входить представник замовника і підрядника. Перший і другий примірник акта залишаються у замовника, який, в свою чергу, докладає перший примірник акта до пред'явленим рахунком для оплати підряднику, третій примірник передається підряднику.
Товарно-транспортна накладна (далі по тексту ТТН) складається в чотирьох примірниках, але за згодою автотранспортної організації і вантажовідправника може бути складена і в п'яти примірниках. Кожен екземпляр ТТН має бути завірений підписом, печаткою або штампом вантажовідправника.
ТТН оформлюється вантажу на ім'я кожного вантажоодержувача окремо на кожну поїздку автомобіля з обов'язковим заповненням таких реквізитів:
- найменування одержувача вантажу;
- кількість, вагу вантажу, що перевозиться, спосіб визначення ваги;
- спосіб навантаження і розвантаження;
- час подачі автомобіля під навантаження і час закінчення навантаження.
Якщо на одному автомобілі перевозяться вантажі кільком одержувачам, то ТТН виписується на кожну партію вантажу кожному одержувачу окремо.
Як правило, ТТН оформляється вантажовідправником, але угодою може бути передбачено оформлення ТТН і автотранспортної організацією, що здійснює перевезення вантажів.
Якщо ж накладна оформлена вантажовідправником, то автотранспортні організації мають право перевіряти відомості, зазначені в ТТН, а вантажовідправник і вантажоодержувач несуть відповідальність за наслідки неправильного, неточного і неповного відображення відомостей в ТТН.
Прийом вантажів до перевезення підтверджується підписом шофера-експедитора в усіх примірниках ТТН, при цьому вантажовідправник не має права вимагати, щоб шофер прийняв вантаж з яких-небудь інших документів, крім ТТН.
Перший примірник залишається у вантажовідправника і призначається для списання товарно-матеріальних цінностей.
Другий, третій і четвертий екземпляри ТТН вручаються шоферові, з них:
- другий примірник здається вантажоодержувачу і призначається для прийняття до обліку товарно-матеріальних цінностей;
- третій примірник додається до рахунку за перевезення і служить підставою для розрахунку автотранспортної організації з вантажовідправником (вантажоодержувачем);
- четвертий примірник додається до подорожнього листа і є підставою для обліку транспортної роботи.
При здачі вантажу шофер пред'являє три екземпляри ТТН вантажоодержувачу, який засвідчує в накладній прийом вантажу своїм підписом і печаткою (штампом), одночасно вказавши у всіх примірниках час прибуття та вибуття автомобіля.
Товарно-транспортна накладна складається з товарного і транспортного розділів. Товарний розділ служить для списання товарно-матеріальних цінностей зі складу вантажовідправника і прийняття їх до обліку вантажоодержувачем, транспортний розділ служить для обліку транспортних робіт і проведення розрахунків за надані послуги з перевезення вантажів.
Більш докладно про бухгалтерським і податковим обліком МПЗ Ви можете ознайомитись в книзі ЗАТ «BKR Інтерком-Аудит» «Матеріали, напівфабрикати, спецодяг, спецобладнання»