Документація в аптеці

Документація в аптеці. Лікарські засоби оприбутковуються в аптеку на підставі товарно-транспортних накладних, виписаних постачальниками.

Наркотичні засоби і психотропні речовини купуються на підставі вимоги на отримання наркотичних засобів (психотропних речовин). Вимога складається у двох примірниках і підписується керівником лікарні або уповноваженим ним працівником. Перший примірник вимоги направляється продавцю наркотичних засобів і психотропних речовин (аптечного складу), а другий залишається у юридичної особи. Вимоги зберігаються в лікарні на наркотичні засоби протягом трьох років; психотропні речовини - протягом одного року.

Відпускаються лікарські засоби з аптеки матеріально відповідальними особами відділень (кабінетів) за накладними-вимогами (форма 434), які виписуються в двох примірниках і затверджуються керівником організації. Перший примірник накладної-вимоги залишається в аптеці, а другий повертається відділенню. Наркотичні засоби і психотропні речовини відпускаються аптеками в вигляді готових лікарських засобів і у вигляді виготовлених лікарських засобів.

Лікарські засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку, відпускаються відділенням по окремим накладними-вимогами. У них обов'язково повинні бути вказані номери історій хвороб, прізвище, ім'я, по батькові хворих, для яких виписані лікарські засоби. Накладні затверджуються керівником організації, і на них ставляться штамп і печатку організації.

Відпустка допоміжних матеріалів з аптеки документально не оформляється (п.24 Інструкції № 747). До допоміжних матеріалів відносяться папір вощений, пергаментний і фільтрувальний, паперові мішечки і коробки, капсули і облатки, ковпачки, пробки, нитки, етикетки, гумові обхвати, смола і т.п. Списання їх в аптеці і в бухгалтерії проводиться загальною сумою в міру надходження в аптеку.

Виконані накладні-вимоги реєструються з присвоєнням порядкових номерів у книзі обліку протаксірованних накладних-вимог форми 7-М3 (п.21 Інструкції № 747). Сторінки в книзі повинні бути пронумеровані, а загальна кількість сторінок завірено підписом головного бухгалтера. Записи в книзі проводяться в грошовому вираженні в розрізі груп лікарських засобів. Номери накладних на лікарські засоби, що підлягають предметно-кількісному обліку, при реєстрації в книзі підкреслюються. Після закінчення місяця у книзі підраховується вартість витрачених лікарських засобів по кожній групі і в цілому по аптеці. У великих організаціях накладні в книзі можуть реєструватися по кожному відділенню (кабінету).

Накладні (в сброшюрованном вигляді по місяцях) разом з книгою протаксірованних накладних зберігаються в аптеці певний термін: 5 років - з лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку, 1 рік - по іншим лікарських засобів. Після закінчення зазначених термінів вони можуть бути знищені за умови, якщо була проведена документальна ревізія організації.

Про знищення накладних складається акт. Перелік груп лікарських засобів, передбачений у формі 7-МЗ, необхідно привести у відповідність з формою 1-МЗ, затвердженої постановою № 27.

На зіпсовані лікарські засоби спеціальною комісією складається (в двох примірниках) акт на списання цінностей, що зберігаються в аптеці і прийшли в непридатність (форма 9-МЗ). Перший примірник акта передається в бухгалтерію, другий залишається в аптеці. До складу комісії входять бухгалтер, завідувач аптекою, представник громадськості. Комісія визначає причини псування цінностей і встановлює винних в цьому осіб. Ті, що прийшли в непридатність медикаменти в присутності комісії знищуються. При цьому на акті робиться напис із зазначенням дати і способу знищення за підписами всіх членів комісії (п.27 Інструкції № 747).