Документ як матеріальний носій інформації - документ як матеріальний носій інформації

Документ з'явився, перш за все, щоб закріпити і передати інформацію від людини людині.

Документ, зафіксувавши (відобразивши) інформацію, тим самим забезпечує її збереження і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації в часі.

Як носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці.

Багато форм управлінської діяльності виражаються за допомогою відповідних документів: планування - за допомогою підготовки різних планів, облік - у вигляді складання і обробки статистичної, бухгалтерської та оперативно-технічної документації; інструктування - у вигляді видання інструкцій, методичних вказівок; контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і т.д. Таким чином, документація, будучи тісно пов'язана з усіма формами управлінської діяльності, використовується апаратом управління як способу й засобу реалізації покладених на нього функцій. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління.

Надзвичайно важлива для управлінської діяльності юридична сила документів, так як вони служать способом докази укладеної в них інформації і представляють одну з форм вираження права.

Одні документи, наприклад правові акти представницьких і розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні й арбітражні акти, договірна документація, спочатку мають юридичну функцією, встановлюючи, закріплюючи і змінюючи правові норми і правовідносини або припиняючи їх дію. Інші документи наділяються юридичної функцією в разі використання їх як докази в суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі і ін.

Всі форми управлінської діяльності знаходять відображення у відповідних документах, які виступають способом і засобом реалізації покладених на апарат управління функцій.

Однак, і термін "документ", також як і термін "інформація", неоднозначний і пройшов свій шлях розвитку. Документознавці дають найбільш повне визначення документа.