Де і як знайти документи якщо підприємство пропало

Здачі підлягають і облікові документи та управлінські, кадрові та бухгалтерські - їх перелік регулюється законодавством, зокрема, основними правилами роботи архівів організацій і Федеральним Законом «Про архівну справу в Укаїни».

Дотримання процедури здачі документів

Хоча процедура здачі документів в архів законодавчо прописана недвозначно, в переважній більшості випадків керівництво ліквідованих підприємств та керівники відділів не надають дотриманню процедури великого значення. Як наслідок, знайти документи зниклої організації виявляється дуже складно.

З чого слід починати пошук документів

Визначити тип архіву, в який передані документи

Далеко не завжди документи ліквідованої організації потрапляють саме в муніципальний архів - вони можуть бути спрямовані і в архів відомчий, і до федерального. Але в будь-якому випадку відправна точка - інформація про організацію: вона дозволить точно визначити тип архіву, в який передані документи.

Якщо документів в архіві немає

Якщо в архіві немає документів, що належали ліквідованої організації, то швидше за все:

• документи передані в вищестоящу організацію (наприклад, при ліквідації філії або відокремленого підрозділу паперу, складові їх архів, передаються до головної організації);
• документи передані до федерального архіву;
• передача документів не була здійснена.

Документи на тимчасовому зберіганні

Дуже часто в пошуках того чи іншого документа фізичні та юридичні особи стикаються саме з останнім варіантом - документи не були передані в архів, а знаходяться на тимчасовому зберіганні.

Можливі місця тимчасового зберігання:

• в організації, що надає архівні послуги (в тому числі - послуги зберігання);
• на майданчиках, наданих державним архівом, що носять тимчасовий характер (це стосується тільки документів тимчасового зберігання);
• на території самої ліквідованої організації (процес ліквідації не може бути завершений, якщо передача в муніципальний, відомчий або федеральний архів документів безстрокового зберігання, а також паперів, що належать до масиву документів з особового складу).

Звернутися до ліквідаційної комісії

Якщо документів в архівах не виявилося, то має сенс звернутися до ліквідаційної комісії - оскільки саме вона вирішує всі питання з передачею документів у той чи інший архів.

Як не втратити документи при ліквідації організації

Дуже часто керівництво ліквідованої організації не приділяє належної уваги забезпеченню передачі в архіви паперів організації: документи знищуються не тільки без проведення експертизи цінності або складання опису, але і без складання акту про знищення. Керівників організацій можна зрозуміти - ліквідація (а можливо і банкрутство) ставить перед ними масу завдань, на тлі яких важливість збереження архіву відходить на другий план.

Укладення договору на архівні послуги з архівної компанією

Кращим виходом у такій ситуації може стати тільки укладення договорів на архівні послуги (зберігання, проведення експертизи цінності та підготовку до передачі в муніципальний, федеральний або відомчого архіву) зі спеціалізованою організацією.

Допомога спеціалізованої компанії дозволить:

• спростити і прискорити процедуру ліквідації;
• забезпечити доступ до потрібних паперів співробітникам організації та представникам органів державної влади;
• зняти з керівництва організації відповідальність за збереження архіву на етапі зберігання та передачі документів до архіву.