Чи можливо включити компенсацію витрат на гсм в витрати з податку на прибуток в межах яких

Консультації експертів служби Правового консалтингу ГАРАНТ

Працівники беруть участь у виробництві робіт для замовників організації. Оформлення направлення працівників у одноденну відрядження не проводиться. З працівниками договір оренди транспортних засобів, як і договір безоплатного користування, не укладався. Необхідно розробити угоду про компенсацію витрат на ПММ при використанні працівником особистого автомобіля в службових цілях (без вказівки в трудовому договорі про роз'їзному характері робіт). Угода про компенсацію витрат на ПММ при використанні особистого автомобіля в службових цілях поки не укладалася.

Розглянувши питання ми прийшли до наступного висновку:

Беручи на себе зобов'язання по виплаті компенсації працівникові в розмірі та в порядку, встановленому в трудовому договорі з працівником, організація-роботодавець має право відобразити в бухгалтерському обліку відповідні витрати, понесені у зв'язку з виплатою компенсації.

Згідно ст. 188 ТК України при використанні працівником за згодою або з відома роботодавця та в його інтересах особистого майна працівникові виплачується компенсація за використання, знос (амортизацію) інструмента, особистого транспорту, обладнання та інших технічних засобів і матеріалів, що належать працівнику, а також відшкодовуються витрати, пов'язані з їх використанням.

Тобто при використанні особистого майна працівник може отримувати два види виплат:

- компенсацію за використання, знос (амортизацію) особистого майна;

- відшкодування витрат, пов'язаних з використанням майна.

Також умовами угоди може бути визначений порядок відшкодування витрат на придбання пально-мастильних матеріалів (далі - ПММ). Відшкодування на придбання ПММ, наприклад, може здійснюватися за фактичними витратами, підтверджених відповідними документами (рахунками, квитанціями, касовими чеками та ін.). В угоді доцільно закріпити, як буде визначатися розмір вироблених працівником витрат.

Іншими словами, сторони трудового договору вправі встановити будь-який розумний розмір компенсації або визначити порядок її розрахунку.

Виникнення зобов'язань по компенсації працівникові вироблених на користь організації витрат в наведених обставин призведе до вибуття грошових коштів, що пов'язане з необхідністю відображення в бухгалтерському обліку організації витрат на підставі п.п. 1, 2, 4, 5, 8, 9 ПБО 10/99 "Витрати організації".

Таким чином, у організації-роботодавця при виплаті працівнику компенсації витрат на ПММ, понесених ним у зв'язку з використанням особистого транспорту в інтересах роботодавця, з'являється обов'язок відобразити в бухгалтерському обліку виникають при цьому витрати.

Тобто, приймаючи на себе зобов'язання по виплаті компенсації працівникові, організація має право відобразити в бухгалтерському обліку відповідні витрати, викликані даної компенсацією, в розмірі та в порядку, встановленому в трудовому договорі з працівником.

Податок на прибуток організацій

Об'єктом оподаткування та податковою базою з податку на прибуток для українських організацій, які не є учасниками консолідованої групи платників податків визнається прибуток (її грошовий вираз), яка являє собою різницю між отриманими ними доходами і величиною вироблених ними витрат, які визначаються відповідно до глави 25 НК Україна (п. 1 ст. 247, п. 1 ст. 274 НК РФ).

Згідно п. 1 ст. 252 НК Україна з метою оподаткування прибутку платник податків має право зменшити отримані доходи на суму зроблених витрат (за винятком витрат, зазначених у ст. 270 НК РФ), якими визнаються обгрунтовані (економічно виправдані) і документально підтверджені витрати (а у випадках, передбачених ст. 265 НК РФ, збитки), здійснені (понесені) платником податків. Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.

Так, у складі витрат, які не враховуються в цілях оподаткування, вказані витрати на компенсацію за використання для службових поїздок особистих легкових автомобілів і мотоциклів понад норми таких витрат, встановлених Урядом Укаїни (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Витрати в залежності від їх характеру, а також умов здійснення та напрямків діяльності платника податків поділяються на витрати, пов'язані з виробництвом і реалізацією, і позареалізаційні витрати (п. 2 ст. 252 НК РФ). Витрати, пов'язані з виробництвом і реалізацією, в свою чергу, поділяються на матеріальні витрати, витрати на оплату праці, суми нарахованої амортизації, інші витрати (п. 2 ст. 253 НК РФ).

Згідно з Постановою N 92 норми витрат на виплату компенсації складають:

- по легкових автомобілях з робочим об'ємом двигуна до 2 000 куб. см включно - 1200 руб. в місяць;

- по легкових автомобілях з робочим об'ємом двигуна понад 2 000 куб. см включно - 1500 руб. в місяць.

Для документального підтвердження витрат на компенсацію за використання особистого автомобіля з урахуванням п. 1 ст. 252 НК РФ, вважаємо, крім шляхового листа (обов'язок його складання для цілей виплати компенсації неоднозначна) необхідні наступні документи:

1) угода між працівником і роботодавцем, виражене в письмовій формі (ст. 188 ТК РФ). В угоді повинні бути зафіксовані:

- вид використовуваного майна і його характеристики. Якщо таким майном є автомобіль, то необхідно вказати його технічні та реєстраційні дані;

- порядок використання майна;

- розмір компенсації за використання;

- порядок відшкодування витрат, пов'язаних з використанням майна. При цьому необхідно вказати види відшкодовуються витрат, порядок їх підтвердження працівником і т.д .;

- термін використання майна;

2) наказ керівника організації, в якому вказується розмір компенсації, що розраховується з урахуванням інтенсивності використання майна.

- приналежність використовуваного майна платника податків (документи про власність, довіреність та інші);

- фактичне використання майна в інтересах роботодавця;

- суми проведених витрат.

До цих документів відносяться:

- платіжні документи (квитанції до ПКО, товарні та касові чеки);

- документи, що підтверджують необхідність використання особистого автомобіля працівника у службових цілях. Виплата проводиться в тих випадках, коли робота за родом виробничої (службової) діяльності пов'язана зі службовими роз'їздами відповідно до посадових обов'язків. Документом, що підтверджує таку необхідність, може служити посадова інструкція.

Пропонуємо Вам ознайомитися з наступним матеріалом:

- Енциклопедія рішень. Облік компенсацій за використання особистих автомобілів у службових цілях.

Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ

Контроль якості відповіді:

Рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ

аудитор, член РСА Мельникова Олена