Бухоблік тайм-менеджмент для головбуха, або в пошуках втраченого часу

Як придбати владу над кожною хвилиною

Управління власним часом (тайм-менеджмент) допоможе використовувати його максимально ефективно. Головне - навчитися застосовувати на практиці певні прийоми. Як не дивно, але прості і логічні кроки дають вражаючі результати.

Поставити час на лічильник

Існує помилкова думка що, чим довше бухгалтер засиджується на роботі і бере «хвости» на будинок, тим відданіше ця людина своєї справи; ніж стрімкіше гори документів на його робочому столі наближаються до висоти Евересту, тим більший обсяг роботи він виконує. На жаль, швидше за це свідчить про невміння правильно розподілити завдання і концентрувати свою увагу на найважливішому.

Для того щоб дізнатися, чому часу катастрофічно не вистачає, скористайтеся технологією хронометражу. Ця процедура дозволить з'ясувати, куди ж пропадають цінні хвилини і годинник. Зробити це нескладно: заведіть блокнот і записуйте туди все, чим ви займаєтеся протягом робочого дня, не забуваючи вказувати час, витрачений на кожну операцію. Незначні відволікаючі вас від прямих обов'язків моменти, що тривають 2-3 хвилини, просто позначайте галочкою.

Після декількох тижнів систематичних спостережень ви зможете точно сказати, скільки часу у вас йде на вирішення довгострокових важливих питань (зазвичай 20-30 відсотків робочого часу), скільки - на вирішення питань, які ви могли б делегувати іншим співробітникам (в ідеалі - 10 відсотків) , скільки - на дрібні необов'язкові справи, відволікаючі моменти (часто доходить до 50 відсотків, наше завдання - знизити його до 10-20). На останній показник зверніть особливу увагу, тому що якщо на нього дійсно доводиться півдня, то ефективність використання робочого часу могла б бути істотно вище.

До такого висновку після проведеного хронометражу прийшла Ксенія Рибіна, бухгалтер мережі магазинів будівельних матеріалів: «Коли я почула про хронометражі робочого часу, то щиро здивувалася: невже я сама не знаю, на що витрачаю свій час? Виявилося - не знала. Я спробувала стежити за собою протягом місяця і виявила жахливу закономірність. Щодня майже половину робочого дня я витрачала на дрібниці, які не мають відношення до справ: чаювання, перекури, дзвінки родичам і подругам, бесіди з колегами, відвідування сайтів і форумів в Інтернеті "на хвилиночку". Ось з цих "хвилиночок" і склалася така плачевна картина. А я думала, що начальник завалив мене непосильною роботою і часу не вистачає тому, що обсяг моїх обов'язків занадто великий! ».

Матриця допоможе розібратися в пріоритетності завдань

Планування - один з неодмінних інструментів на озброєнні бухгалтера, який прагне подружитися з часом. Про один з обов'язкових елементів будь-якого тренінгу по тайм-менеджменту розповідає головний бухгалтер фірми в сфері туризму Яна Андріївська: «З робочими авралами, особливо в сезон здачі звітності, знайомий не з чуток кожен бухгалтер. Так було і зі мною: я постійно відволікалася на якісь другорядні справи, відкладала важливі рішення на завтра (і так аж до останніх днів), знаходила якісь приводи для самопереконання, що нічого страшного, зроблю це завтра, час терпить. Ну а в підсумку все закінчувалося судорожними діями в останній момент, іноді - необдуманими рішеннями і помилками.

Все змінилося, коли я дізналася про найпростішому, але в той же час геніального у своїй простоті методі матриці Ейзенхауера. Я планую свої справи і обов'язки, оцінюючи їх за критеріями "терміновість" і "важливість" - таким чином, у мене завжди перед очима список пріоритетних завдань, що вимагають невідкладного рішення. Я обіцяла собі не відхилятися від розробленої схеми та поки успішно справляюся. Вільного часу стало дійсно більше, а головне - я відчуваю задоволення від роботи і гордість за те, що змогла "перемогти" час ».

Суть матриці Ейзенхауера полягає в тому, що бухгалтер повинен накреслити систему координат: по горизонтальній осі маємо поточні справи за ступенем терміновості, а по вертикальній - за ступенем важливості. Ці дві осі розіб'ють площину на чотири квадранта. Якщо квадрант «Важливе і термінове» буде непропорційно великий, значить, ви не вмієте розставляти пріоритети і делегувати обов'язки іншим співробітникам бухгалтерії, погано будуєте довгострокові плани і розробляєте стратегії. Якщо ваші справи в основному осіли в квадраті «Важливе, але не термінова» - прекрасно! Ви вірно розподіляєте навантаження.

Заощаджуємо час - підвищуємо працездатність

Не намагайтеся все робити самі! Делегуйте частина обов'язків іншим членам колективу. Не бійтеся говорити «ні» і керівництву, і колегам. Поясніть, що ваш графік так строго сформований, що часу на заняття додатковими справами у вас зовсім немає. За словами бухгалтера торгової фірми Ірини Сретенки, вміння відмовляти дуже допомогло їй в економії робочого часу: «Коли я тільки влаштувалася на роботу, то вважала, що повинна виконувати всі доручення, навіть не входять до моїх посадових обов'язків, - забирала з хімчистки речі замдиректора. Я боялася відмовити. Від цього страждала моя робота, я не встигала завершувати в термін справи. Відвідавши тренінг по тайм-менеджменту, я навчилася мистецтву говорити "ні". Не знаю, опанувала я їм досконало, але шубами колег я більше не займаюся! ».

Ще один важливий елемент оптимізації практично всіх процесів, що відбуваються в бухгалтерії - це автоматизація. Рахівника зі стосами паперів на столі і дерев'яними рахунками ваш директор повинен бачити тільки в старому кіно! Ведучи автоматизований бухгалтерський облік. формуючи звітність в електронному вигляді, відправляючи її до інспекції через Інтернет, ви не тільки істотно економите власний час, а й час і гроші фірми.

І, нарешті, зверніть увагу на своє фізичне та емоційне здоров'я. Робіть перерви в роботі. Відомо, що працездатність людини значно підвищується, якщо кожну годину робити перерву на 5-10 хвилин. Їх можна провести з користю - виконати прості фізичні вправи, зайнятися дихальною гімнастикою. Ці процедури допоможуть не тільки розслабитися, відволіктися від проблем, але і посприяють збереженню бадьорості і енергії протягом всього робочого дня.

За матеріалами газети «Облік. Податки. Право - Північно-Захід »