Бухгалтерська довідка про помилку - призначення документа, зразок заповнення, як правильно
Фахівцями бухгалтерії використовуються різні методи, що дозволяють здійснювати контроль за первинними бухгалтерськими документами. Проте, часом все одно можуть виникати всілякі неточності і помилки при відображенні певних даних, які вимагають виправлення.
Під бухгалтерськими помилками розуміють неправильне відображення певних даних щодо госпдіяльності компанії або ж повна їх відсутність. Зовсім виключити ймовірність появи помилок не можна, але можна своєчасно їх виявити і вжити заходів для усунення наслідків.
Виправлення всіх виявлених неточностей є однією з невід'ємних обов'язків працівників бухгалтерії. Завдяки вчасно вжитим заходам можна уникнути значних фінансових втрат.
Що це за документ і його призначення
Бухгалтерська довідка про помилку є значимий первинний документ універсального призначення, яким констатується сама наявність помилки, а також вносяться необхідні зміни в облік.
Його призначення наступне:
- виправляти опущені в процесі оформлення стандартних облікових операцій помилок;
- проводити операції, які передбачають розподіл нарахованих сум в ручному режимі;
- оформляти проводки, для яких не передбачено типових форм облікових документів.
Найчастіше необхідність в подібному документі виникає саме через виявлені облікових неточностей або помилок. Завдяки універсальності довідки вона може бути задіяна для виправлень даних як в поточному, так і вже завершився звітному періодах.
Всі коригування, які мають відношення до поточного періоду, знаходять відображення в операціях по допроведення сум або ж в сторнувальних, за рахунок чого зберігається достовірність загальних оборотів за рахунками за період.
Класифікація невірних відомостей
Бухгалтерські помилки бувають наступних видів:
Невірні відомості, поява яких обумовлена допущеними при обчислювальних операціях помилками або некоректним занесенням / перенесенням даних в регістрах.
Помилки, що утворилися в результаті того, що первинна документація була невчасно зафіксована
Недоліки, що сталися внаслідок неправильного застосуванням норм законодавства
Подібного роду помилки виникають через те, що відповідальні особи порушують правила ведення документів та розкриття в них передбаченої нормативно-правовими актами інформації.
Крім цього, недоліки можуть бути викликані тим, що в бухгалтерію надали неточні, неповні або недостовірні дані. Подібного роду помилки часто є ненавмисними, проте бувають також випадки, в яких простежується злий умисел.
Компанії таким чином можуть намагатися приховати якісь факти неправомірних дій зі свого боку. Зокрема, щоб приховати факт розкрадання сировини цілеспрямовано завищують обсяг підлягає списанню матеріалу, а різного роду фінансові махінації можуть ховатися за рахунок простого неподання прибутково-касових ордерів і невнесенням в звітність факту надходження в касу готівки.
Встановлена форма бухгалтерської довідки розроблена виключно для держорганів і установи, що стосується інших платників податків, які сплачують внески до ФСС та інші фонди, то для них цей документ не має строго виду.
Проте, при його складанні повинні неодмінно дотримуватися всі вимоги, що пред'являються до первинної документації, зокрема, в плані наявності обов'язкових реквізитів:
Суть виконуваної операції може бути відображена у вигляді тексту або заповненої таблиці. У зв'язку з тим, що бухгалтерська довідка про помилку зараховується до офіційно дозволеним первинним документам, доцільно після самостійної розробки форми зробити її твердження в обліковій політиці.
Що складається довідка в своїй основній частині, яка присвячена безпосередньо виправлень, повинна неодмінно містити таку інформацію:
- допущені помилки і їх суть;
- номера і дати оформлення документів, наявні ставлення до виправлень;
- підстави для внесення виправлень і прийняті по коректувань рішення;
- необхідні розрахунки з поділом їх за періодами, до яких зараховуються розраховані суми, якщо це важливо для бухобліку і податкового розрахунку.
Необхідні для складання довідки розрахунки включати в неї не обов'язково, проте їх слід докласти до цього документа. Неодмінною умовою є відображення проводок, які відносяться як до бухобліку, так і до податкового. Для податкового обліку дана довідка виступить в якості документального обґрунтування прийняття витрат до обліку.
пріоритетність виправлень
Приклад і зразок документа
Найбільш часто бухгалтерську довідку доводиться складати в зв'язку з виявленням помилки, виправлення якої вимагає донарахування або сторнування певної суми. Приклад подібного документа буде розглянуто нижче.
На підставі даної довідці в бухобліку Z була виконана наступна проводка:
Далі йде власне назва (бухгалтерська довідка), а нижче вказується суть допущеної помилки і обставини. Прописується проводка, яка повинна бути відображена в бухгалтерському обліку.
В кінці прописується ім'я відповідального за складання довідки особи і ставиться його підпис.
У випадку з підприємством Z також доцільно відобразити суму, яка була надміру нараховано, в розрахунку за формою 4 ФСС. оскільки нарахування та сторнування суми сталося в різних звітних періодах.
Зразок заповнення особистої картки працівника можна подивитися тут.