База знань своїми руками або як підвищити ефективність «мережевий папки»
Одного разу, у одного з клієнтів ми працювали над створенням Бази знань на платформі MS SharePoint. Керівництво компанії попросило нас, як можна швидше запустити Базу знань і часу чекати завершення розробки MS SharePoint не було. Нами було запропоновано тимчасове рішення - створити на основі «мережевий папки» MS Office таку Базу знань.
Пізніше, роздумуючи на цю тему і спілкуючись з багатьма іншими клієнтами, ми прийшли до висновку, що в багатьох українських компаніях це тимчасове рішення є постійним і життєво необхідним.
У даній статті ми будемо вести мову про те, як підвищити ефективність «мережевий папки» MS Office і як з неї зробити дійсно корисний інструмент - Корпоративну Базу знань. У даній статті ми торкнемося тільки технічної частини питання і не торкнемося питання, пов'язані з «людським фактором», такі як мотивація, корпоративна культура, КПЕ і т.д.
Ми сподіваємося, що багатьом компаніям буде корисний даний досвід.
Трохи неминучою теорії
Для того, щоб зробити працюючу Базу знань, треба щоб хтось в неї вносив знання у вигляді інформації, а хтось ефективно і швидко знаходив необхідну інформацію - потрібні користувачі.
Якщо раніше для структурування інформації використовувалася тільки ієрархія, т.зв. онтологія, (якщо хтось ходив в старі бібліотеки, то міг звернути увагу на картотеки - це і є класична ієрархія), то зараз до неї додалися «Теги». Образно, різницю між цими двома підходами я представляю в такий спосіб. Якщо ієрархія - це геометрично правильно зроблена асфальтова доріжка, то теги - це протоптана людьми стежина, коли люди йдуть по більш короткому шляху, а не по доріжці.
У мережній папці це фактично будуть підпапки. Бажано структуру розробити заздалегідь, узгодити з усіма зацікавленими сторонами і затвердити вищим начальством.
Додавання файлів в «мережеву папку»
Неминучою є необхідність проводити додаткові операції з файлами, щоб можна було їх легше знаходити. Якщо це (коригування файлів) впровадити в корпоративну культуру і бізнес-процеси компанії, то це стане простим і корисним правилом, яке спростить пошук і зробить його більш ефективним і швидким.
Кожному файлу в Базі знань присвоюється певний набір параметрів, які вказуються у відповідних полях метаданих (див. Малюнок).
Використовувані поля метаданих [в дужках вказані приклади значень]:
Редагування тегів проводиться через властивості файлу, закладку «Детально» (див. Врізку вище).
Важливо! Додавати теги можна тільки в файлах MS Office і не можна цього зробити в файлах форматів PDF, малюнках. В даному випадку рекомендується вставляти дані файли в вигляді об'єктів в документи MS Office (MS Word, MS Excel).
При необхідності можна налаштувати автоматичну синхронізацію папок на локальному комп'ютері співробітника з мережевою папкою. В цьому випадку в мережевій теці завжди будуть актуальні файли і відпаде необхідність вручну копіювати файли в мережеву папку. При цьому, коректно розмежувавши права доступу до папок, можна створити для кожного співробітника індивідуальні робочі папки в мережевій теці, що дозволить не думати про те, що співробітник надав не всю інформацію при звільненні.
ПОШУК Фото У «мережеві папки» MSOFFICE
Послідовність відображаються стовпців і їх ширину можна налаштовувати за допомогою курсору методом «перетягування».
Пошук потрібних документів в базі знань
Пошук необхідних даних здійснюється двома способами:
- за допомогою вікна пошуку за фрагментами назви файлу або вмісту полів метаданих
- в таблиці шляхом включення фільтра
Пошук за допомогою вікна пошуку
Перший варіант пошуку за допомогою вікна пошуку відомий Вам і використовується для пошуку за назвою файлу. У вікно пошуку можна вводити або фрагменти назви файлу, використовуючи при необхідності оператори OR, AND, NOT, написані обов'язково великими літерами. Наприклад, пошук за запитом «NOT Aqualock» видасть всі документи за винятком тих, в назві яких міститься фрагмент «Aqualock» - це пошук по імені файлу.
Запит по полю «Ключові слова», вводиться без пробілу, наприклад, «Ключові слова: РІР» (див. Малюнок)
Якщо ви ввели правильну назву поля в запиті і поставили двокрапка, то букви запиту фарбуються в синій колір, це підтверджує, що відбір значень буде здійснюватися по вмісту відповідного поля метаданих, а не за назвою файлу.
Для того щоб скасувати всі результати пошуку і знову просто відкрити папку досить у вікні структури папок зліва один раз клікнути на потрібній папці. Так само можна натиснути на символ «х» у вікні пошуку.
Пошук за допомогою фільтрів
Для використання фільтрів в табличному режимі відображення файлів необхідно навести курсор на заголовок стовпчика таблиці і натиснути на трикутник, що з'явився праворуч від назви (див. Малюнок):
Далі досить вибрати потрібні Вам дані. Робота з фільтрами в вікні папки здійснюється так само, як і в Microsoft Excel.
Фільтри можна включати по декількох полях, кожен раз зменшуючи кількість обраних результатів.
Для того щоб скинути всі включені фільтри і знову просто відкрити папку досить у вікні структури папок зліва один раз клікнути на потрібній папці.
Навіть маючи «мережеву папку» MS Office можна цілком побудувати якісну Корпоративну Базу знань, потрібно лише мати бажання це зробити, докласти трохи знань і зусиль.
Успіхів Вашому бізнесу!