Автоматизація діловодства
Основні принципи діловодства
Автоматизація діловодства безпосередньо пов'язана з розумінням його основних функцій.
Перш за все, діловодство відповідає за документаційне забезпечення управління підприємства або організації. Від того, наскільки ретельно вироблений алгоритм руху і контролю документообігу, залежить функціонування всієї системи.
Суть організації роботи з документами зводиться до регулювання руху, пошуку, зберігання, а також використання документів.
Важливу роль в діловодстві грає архів, впорядковуючи і відповідаючи за систематизацію зберігання документів.
Таким чином, автоматизація діловодства повинна включати в себе всі аспекти і функції документаційною роботи підприємства або організації.
При створенні концепції руху і контролю документообігу, необхідно строго структурувати все діловодних процесів. Тому система повинна мати функцію, яка забезпечить упорядкування і планування виконання робіт з документами, як по заздалегідь розробленим маршрутним технологічними схемами, так і з можливими проміжними змінами, внесеними на рівні кожного виконавця.
Автоматизація діловодства: командний підхід
Автоматизація діловодства вимагає комплексних заходів і залучення фахівців в різних областях.
Перш за все, виробляючи концепцію програми, необхідним є участь професіоналів-діловодів. Першорядну роль грає визначення алгоритму, за яким відбувається документообіг на підприємстві і організації. У цю схему, як правило, входить процес створення документа, його поетапне рух, проміжні резолюції, внесення змін і коригувань, контроль виконання, обробка і зберігання.
Для об'єктивного складання проекту автоматизації, слід враховувати і прописувати типові управлінські ситуації, створити шаблони документів, які описують ці ситуації, а також скласти набір стандартних формулювань.
Переваги автоматизації діловодства
Автоматизація діловодства дозволяє вести оперативний та об'єктивний контроль документообігу. Автоматизована система реєстрації документів дозволяє швидко дізнатися, в якій стадії обробки знаходиться той чи інший документ, хто виконавець, які проміжні резолюції були внесені. Таким чином, інформаційно-довідкова робота ставати повністю прозорою.
Найважливішим аспектом автоматизації є впорядковане зберігання документів в електронній формі. При створенні автоматизованої системи паралельно повинні вирішуватися питання забезпечення схоронності документів.
Автоматизація дає можливість настройки системи з урахуванням вимог конкретного замовника, включає в себе можливість проміжного контролю руху документів, а також засоби оповіщення про порушення в процесі проходження документів.
Такий всебічний контроль і відстеження відповідності системи документообігу дозволяє забезпечувати суворе структурування і безперебійне функціонування всіх діловодних процесів.