атрибути документів

Атрибути документів у кожного партнера вельми різноманітні. У той же час можна виділити загальну частину атрибутів, які зустрічаються практично у всіх організаціях. Причому ці загальні атрибута трохи різні у всіх типів канцелярських документів.

Загальні атрибути документів
Основним атрибутами канцелярського документа є:

1. Реєстраційний номер документа. Даний номер однозначно дозволяє послатися на документ, що пройшов через канцелярію. Структура реєстраційного номера може бути різна для вихідних, вхідних і внутрішніх документів. Структура реєстраційного номера визначається в кожній організації самостійно.

2. Джерело документа (контрагент). Вказує звідки отримано документ. Для вхідних документів це стороння організація, для внутрішніх та вихідних документів це або підрозділ або конкретну особу з керівництва підприємства.

3. Відповідальний виконавець документа. Вказує співробітника підприємства, якому доручено виконання даного документа або який розробив даний документ (для вихідних і внутрішніх). Виконавець документа завжди один і тільки один. Іноді зустрічаються два виконавця документа (для документів тривалого виконання при змінений кадрового складу підприємства).

4. Код документа за номенклатурою справ підприємства. Даний атрибут відносить документ до того чи іншого кола типових питань, що вирішуються підприємством в своїй виробничій діяльності. Номенклатура справ - це формальний список справ підприємства, який затверджується заздалегідь на певний період часу (зазвичай на рік). Раніше дана номенклатура була досить статичної, в сучасних умовах номенклатура справ є високо динамічним документом, який може оновлюватися 1-4 рази на рік.

Атрибути, що залежать від типів документа
Далі в документах можуть бути атрибути, специфічні для даного типу документа.

· Вхідні документи мають крім базових атрибутів ще:

· Контрольний термін виконання. Даний атрибут береться або безпосередньо з вхідного документа (де він може бути вказаний) або з типу вхідного документа, яка визначає терміни відповіді на ті чи інші вхідні документи (наприклад, заява громадян про надання громадянства СРСР повинні бути розглянуті протягом 6 місяців з дня подачі заяви в консульський відділ).

· Контролює особа. Зазвичай це одна з перших осіб підприємства, яке призначає конкретного виконавця документа і ставити резолюцію "Про виконання доповісти" Даний атрибут проставляється не на всіх вхідних документах, а тільки на найбільш важливих, відповідальних. Чи не порожній аргумент викликає необхідність в разі завершення обробки документа посилати повідомлення про проходження документа відповідному суб'єкту.

· Внутрішні документи крім стандартних атрибутів можуть володіти ще наступними:

· Список підрозділів підприємства для ознайомлення.

· Контрольний термін ознайомлення або виконання.

· Список виконавців документа.

· Вихідні документи мають наступні додаткові атрибути:

· Документ-підстава. Цей атрибут є завжди, тому що вихідний документ завжди породжується на основі або в разі вхідного або внутрішнього.

· Контрольний термін відповіді. Даний атрибут зустрічається рідко і не у всіх організаціях.

У конкретних організаціях дані атрибути можуть носити різні найменування або додаватися додатковими атрибутами, часто великою кількістю. Але перераховані вище атрибути присутні у всіх канцеляріях підприємств.