Архівна законодавство в Укаїни - статті про архівну справу, документообіг,

Законодавство в галузі архівної справи включає в себе різні види нормативних правових актів і методичних рекомендацій, які в сукупності представляють собою складний регулюючий механізм. Зорієнтуватися в законодавчій базі з метою впорядкування роботи архівної служби нашим Новомосковсктелям допомагає к.і.н. доцент, завідувач кафедри архівознавства ІАІ РДГУ Е.М. Бурова.

Сучасна нормативна правова система в галузі архівної справи побудована досить складно (для непосвячених), але з точки зору формальної логіки цілком обгрунтовано.

Федеральний закон «Про архівну справу в Укаїни»

В першу чергу необхідно відзначити, що даний закон поширює свою дію на документи всіх форм власності: державної (федеральної чи суб'єкта РФ), муніципальної чи приватної.

Порада. Виникає на практиці питання про форму власності документів акціонерних товариств вирішується таким чином: якщо основний пакет акцій на руках у держави, то документи державної форми власності, якщо основний пакет акцій на руках у акціонерів, то документи приватної форми власності.

Законодавчо встановлені терміни передачі документів в державні або муніципальні архіви, що в першу чергу стосується державних і муніципальних організацій, а в другу чергу - недержавних організацій, які уклали договір про передачу своїх документів на постійне зберігання.

Визначено, що державні і муніципальні архіви зі свого боку складають списки організацій, що передають їм свої архівні документи на постійне зберігання і для включення до складу АФ РФ, тобто списки джерел комплектування. Включення до списків джерел комплектування недержавних організацій здійснюється за бажанням останніх і на підставі договору. Державний або муніципальний архів має право вести список і можливих (потенційних) джерел комплектування, тобто організацій, з якими тільки ще плануються або ведуться переговори.

На особливу увагу заслуговує положення закону про долю архівних документів у разі реорганізації, ліквідації або банкрутства організацій. Коротко і сумарно можна визначити наступну лінію: архівні документи передаються правонаступникам, при реорганізації недержавної організації умови і місце подальшого зберігання визначаються засновником, а «останнім в черзі» буде державний чи муніципальний архів. У разі приватизації державних або муніципальних підприємств утворилися в процесі їх діяльності архівні документи, в тому числі документи з особового складу, залишаються відповідно в державній або муніципальній власності.

Даний закон містить і вказівку на те, що архівні документи, вилучені як речові докази відповідно до законодавства Укаїни, підлягають поверненню власнику або власнику архівних документів, тобто в даному випадку в організацію.

Юридичні особи, посадові особи та громадяни, винні в порушенні законодавства про архівну справу в Укаїни, несуть цивільно-правову, адміністративну та кримінальну відповідальність.

Правила та інструкції для роботи з архівними документами

Закон констатує те чи інше положення, а механізм його реалізації розкривається в правилах, переліках, інструкціях та інших нормативних документах.

Значна увага в правилах відведено діловодних блоку, а саме розробці номенклатури справ; формування справ у діловодстві; організації та проведення експертизи цінності документів, порядку виділення їх до знищення; підготовці справ до передачі в архів (архівосховище) та інших питань.

Власне «архівна» частина в правилах розкриває наступні види робіт:

• створення архіву в організації, його завдання та функції, права і відповідальність архіву;
• організація роботи архіву;
• організація зберігання, комплектування, обліку та використання документів архіву;
• порядок передачі документів з архіву організації на постійне зберігання.

Головне на що слід звернути увагу: до правил додаються всі форми, необхідні в роботі з архівними документами в організації від номенклатури справ до описів.

На жаль, сьогодні ці правила по ряду позицій вже застарівають, але розробку нових правил гальмують не вирішені питання відбору на зберігання електронних документів. Повинна бути сформована повноцінна нормативна база по створенню і зберіганню електронних документів в діловодстві і архівах організацій; розроблений порядок підготовки і передачі в державні та муніципальні архіви електронних документів; розроблені єдині технології, формати, стандарти і регламенти архівування електронних документів, забезпечення їх довгострокової схоронності і організації доступу до них в найбільш зручною для користувачів формі.

Організації, в діяльності яких утворюється значна кількість науково-технічної документації, упорядкування якої має свою специфіку, використовують Основні правила роботи з науково-технічною документацією в організаціях і на підприємствах 1988 року.

Крім власне діловодних сюжетів ці нормативні документи розкривають наступні види архівні робіт:

• поточне зберігання документів;
• підготовка їх до передачі на архівне зберігання;
• знищення документів з простроченим терміном зберігання;
• передача справ на архівне зберігання.

Організації в своїй роботі можуть керуватися інструкціями з окремих напрямків діяльності та видів робіт з архівними документами, в тому числі документами з особового складу. Це можуть бути інструкції розроблені Росархивом або органами державної або виконавчої влади.

Переліки типових архівних документів

Наступний вид нормативних актів, що регламентують роботу з архівними документами, - переліки зі строками зберігання.

Переліки типових архівних документів із зазначенням термінів їх зберігання розробляє Всеукраїнський НДІ документознавства та архівної справи в особі Росархіву, стверджує їх Мінкультури РФ. Застосовується даний вид переліків державними органами, органами місцевого самоврядування, організаціями і громадянами, які займаються підприємницькою діяльністю без створення юридичної особи в зв'язку з обов'язком всіх перерахованих вище забезпечувати збереження архівних документів, в тому числі документів з особового складу.

Розробниками переліків документів, що утворюються в процесі діяльності федеральних органів державної влади, інших органів державної влади, а також в процесі діяльності підвідомчих їм організацій, із зазначенням термінів зберігання виступають зацікавлені міністерства і відомства. Росархів в особі Мінкультури України погоджує ці переліки. Зазначені нормативні документи містять терміни зберігання архівних документів, що утворюються при здійсненні конкретних видів діяльності.

к.і.н. доцент, завідувач кафедри архівознавства ІАІ РДГУ