Альтернативні способи підтвердження рішень зборів як ооо обійтися без нотаріуса, економіка і
Прийняття загальними зборами учасників господарського товариства рішення та склад учасників товариства, які були присутні при його прийнятті, підтверджуються щодо:
1) публічного акціонерного товариства особою, що здійснює ведення реєстру акціонерів такого товариства і виконує функції лічильної комісії (п. 4 ст. 97);
2) непублічного акціонерного товариства шляхом нотаріального посвідчення або посвідчення особою, що здійснює ведення реєстру акціонерів такого товариства і виконує функції лічильної комісії;
3) товариства з обмеженою відповідальністю шляхом нотаріального посвідчення, якщо інший спосіб (підписання протоколу всіма учасниками або частиною учасників; з використанням технічних засобів, що дозволяють достовірно встановити факт прийняття рішення; іншим способом, що не суперечить закону) не передбачено статутом такого товариства або рішенням загальних зборів учасників товариства, прийнятим учасниками товариства одноголосно (п. 3 ст. 67. 1 ГК РФ).
Спосіб посвідчення залежить від організаційно-правової форми компанії. Так, акцио-нерного товариства згідно подп. 1, 2 п. 3 ст. 67.1 ГК України для виконання цієї вимоги повинні залучати третя незалежна особа, причому це має бути реєстратор або нотаріус, публічні АТ вправі залучати тільки реєстратора. В іншому становищі перебувають товариства з обмеженою відповідальністю: вони також мають право залучити нотаріуса для фіксування рішення і складу учасників зборів. Однак для них законодавство надає альтернативу, передбачаючи інші способи, встановлені учасниками у вирішенні або статуті.
З одного боку, це прекрасне рішення, яке значно спрощує сам процес реєстрації і підтвердження рішень і складу загальних зборів. З іншого боку, «інші способи» вимагають особливої обережності: при їх використанні важливо враховувати і обходити підводні камені.
Отже, яку альтернативу пропонує Цивільний кодекс? Як приклад альтернативних варіантів ГК України призводить підписання протоколу частиною або всіма учасниками, а також застосування технічних засобів запису для підтвердження. На перший погляд, всі ці варіанти цілком розумні і очевидні, але на практиці не все так просто.
підписи засновників
Наявність підписів всіх учасників - розумний і підходящий варіант для товариств з обмеженою відповідальністю, що складаються з двох-трьох учасників. При створенні бізнесу вони можуть перебувати в дружніх відносинах, але це часто виявляється тимчасовим явищем, а можливі в майбутньому чвари можуть паралізувати прийняття найважливіших рішень і спричинити постійне їх оспорювання в судах. Тому наявність підписів всіх учасників - хороший метод запобігти подібним історії.
У суспільствах з великою кількістю учасників на необхідності збору підписів у всіх з них при прийнятті рішень носить ризиковий характер через можливих протиріч через ймовірної відмови від підпису одного з учасників. Причина - в появі у кожного з численних учасників товариства (в першу чергу міноритаріїв) можливості нав'язувати власну волю іншим. У цьому варіанті відсутність одного підпису ставить під сумнів реалізацію прийнятого рішення через його юридичної неспроможності і дає привід для звернення до судових органів.
Технічні засоби
Тим самим технічний метод підтвердження присутності і згоди з рішенням під час зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю при всій своїй простоті вимагає вирішення однієї важливої проблеми. Вона полягає в попередньої опрацюванні чіткого алгоритму, відповідно до якого будуть використовуватися результати подібних записів при виникненні конфліктних ситуацій між учасниками товариства.
Призначення відповідальних за підписання протоколів осіб
Недосконалість пропонованих ГК України альтернативних способів змушує шукати нові варіанти посвідчення рішень. Наприклад, більш зручним методом, в порівнянні з підписанням протоколу всіма учасниками, є закріплення в статуті або рішенні учасників правила про те, що протокол загальних зборів підписується секретарем та головою зборів, виконавчим органом або іншими особами.
Але і цей спосіб має ряд недоліків. По-перше, в невеликих ТОВ голова і секретар зазвичай вибираються з самих учасників, тому проставлення тільки їх підписів дає можливість поставити під сумнів наявність доконаних фактів. По-друге, законність наділення повноваженнями секретаря або голови зборів, директора товариства або членів інших органів управління не завжди вдається підтвердити, що створює ризики для судових розглядів в майбутньому. В першу чергу це стосується організацій з мажоритарних учасником, який фактичний-ки самостійно формує і проводить своїх ставлеників на пост голови, секретаря, робить вирішальний вплив на формування органів управління і так далі. Значить, немає гарантій, що директор або секретар відображатимуть реальну ситуацію і підтверджувати дійсні факти.
В результаті виявляється, що жоден наведений альтернативний спосіб підтвердження рішення не дозволяє повністю запобігти фальсифікації до-кумен-тов за підсумками зборів учасників ТОВ. Причому формально кожен з наведених вище способів відповідає вимогам законодавства, але перетворюється в своєрідну міну уповільненої дії, яка може «вибухнути» в самий невідповідний момент. Наприклад, якщо підготовлені таким чином до-кумен-ти в перспективі не прийме суд в якості доказів.
Який спосіб вибрати?
Для запобігання негативних наслідків, пов'язаних з тривалими судовими розглядами або паралічем роботи товариства через внут-ренних конфліктів між учасниками, можна заздалегідь визначити і затвердити конкретну процедуру підтвердження складу учасників і рішень зборів. Процедура повинна відповідати двом основним вимогам:
1) бути безумовною, щоб на неї не впливали «настрою» окремих учасників і інші обставини;
2) достовірно вказувати на факт прийняття рішення учасниками товариства, що поз-воліт звернутися в судові та інші органи.
У зв'язку з цим найбільш оптимальним на сьогоднішній день варіантом з точки зору організаційних витрат і ризиків, на наш погляд, залишається надання можливості стверджувати прийняті рішення головою зборів, секретарем і, при наявності, іншими особами - наприклад, керівником компанії. При цьому бажано завчасно досягти консенсусу і призначити на ці посади максимально незалежних людей, проти яких не будуть виступати міноритарії. Крім того, найважливіші рішення товариства, а також ті, під час обговорення яких імовірно можуть виникнути розбіжності між учасниками, бажано підтверджувати реєстратором або нотаріусом.
Вибрати метод підтвердження рішення учасників зборів і складу його членів можна за допомогою рішення зборів (приймається одноголосно) або шляхом внесення змін до статуту. Перший варіант більш зручний, так як не потрібні тимчасові і додаткові фінансові витрати, що особливо актуально для товариств з іноземними учасниками.