Аік - міграційні квоти
Методичні матеріали по роботі з АШК «Міграційні квоти» для роботодавців
· АІК «Міграційні квоти» призначена для автоматизації формування і узагальнення заявок роботодавців на залучення іноземної робочої сили
· Використання АІК для роботодавців є безкоштовним
- Забули пароль? Ця функція допоможе відновити пароль декількома способами в разі його втрати, а також, якщо пароль був забутий, змінився співробітник, який знав пароль, або в системі організацію зареєстрував представник Уповноваженого органу.
- Зареєструватися ця функція є обов'язковою для роботодавців, які хочуть працювати в системі. Реєстрація необхідна для того, щоб роботодавець мав свій особистий кабінет, в якому він зможе подавати заявки про потребу в іноземних працівниках, коригувати потребу в бік збільшення або зменшення кількості іноземних працівників, відправляти заявки до уповноваженого органу, стежити за тим, що відбувається з заявкою, а також отримувати рішення за заявкою.
Також роботодавець у відповідних інформаційних розділах може ознайомитися з інформацією по роботі з системою, з нормативно-правовою базою, яка регулює питання залучення іноземних працівників, а також дізнатися, куди і як необхідно представляти заявки, підтверджені підписом керівника організації та печаткою.
Реєстрація роботодавця в системі.
1. Щоб почати процес реєстрації виберете в меню функцію «Зареєструватися».
2. Система попросить ввести ІПН організації, щоб перевірити, чи не реєструвалася чи організація з таким ІПН раніше.
Зверніть увагу, що при введенні невірного ІПН, система видасть повідомлення, про помилково введеному ІПН. Необхідно виправити і продовжити реєстрацію.
3. Після того, як ІПН введений і реєстрація продовжена, з'являється форма, яку слід заповнити.
Зверніть увагу, що в систему вбудовані класифікатори, в тому числі:
- Загальноукраїнський класифікатор адміністративно-територіальних утворень, який допоможе вибирати роботодавцю місце, де зареєстрований роботодавець і куди він планує залучати іноземних громадян. Для виклику довідника досить натиснути «вибрати регіон», розкрити регіон на адміністративні складові, вибрати необхідний і після цього довідник можна закрити.
- Загальноукраїнський класифікатор видів економічної діяльності, який допоможе легко вибрати потрібний вид діяльності. Необхідно вказувати всі види діяльності, які були обрані при реєстрації організації. Для виклику довідника необхідно натиснути «Додати», вибрати необхідні види діяльності, після чого закрити довідник.
Зверніть увагу на те, що класифікатор розкривається на більш дрібні підвиди діяльності при натисканні на «+».
4. Після того, як роботодавець заповнив реєстраційну форму і натиснув продовжити, система пропонує йому перевірити правильність введених даних. Якщо роботодавець підтверджує правильність внесених даних, то реєстрація завершується і від системи приходить повідомлення з логіном і паролем, які необхідно зберегти.
5. У системі можлива реєстрація філій, відокремлених підрозділів та представництв. Обов'язковою умовою виділення квот таким юридичним особам є наявність довіреності від головного офісу.
Для реєстрації філії, необхідно також скористатися функцією «Зареєструватися». Далі ввести ІНН. І отримати інформаційне повідомлення про те, що організація з таким ІПН є в системі і пропозицією зареєструвати філія, відокремлений підрозділ або представництво.
Після того, як роботодавець продовжує реєстрацію, з'являється стандартна реєстраційна форма, яку роботодавець повинен заповнити.
Після входу в систему роботодавець може:
- Заповнити Заявку на залучення іноземних працівників на майбутній рік
- Заповнити заявку на коригування квоти поточного року в бік збільшення або зменшення чисельності іноземних працівників
- Внести зміни в поточні заявки на квоту майбутнього року і коригування квоти, якщо вони не відправлені
- Відкликати заявку, якщо вона не розглянута і не включена в пропозицію щодо формування квоти
- Переглядати статуси заявок
- Внести зміни в контактну інформацію
Для того, що заповнити нову заявку на майбутній рік або заявку на коригування квоти, роботодавцю необхідно вибрати в основному меню відповідну функцію і почати заповнення заявки.
Якщо роботодавцю потрібно заповнити заявку на коригування квоти, то слід в меню відповідну функцію.
Система запропонує вибрати, в який бік буде відбуватися коригування. Тобто роботодавцю слід вибрати, подає він заявку на зменшення або збільшення квоти.
Заявка на зменшення квоти подається в тому випадку, якщо роботодавець подавав заявку на основну квоту і потім змінилася ситуація і іноземні працівники за заявленими професіями стали не потрібні. При цьому потрібні працівники за іншими професіями. Роботодавець в цьому випадку повинен подати 2 заявки: на зменшення, щоб виключити непотрібні професії і на збільшення - щоб була виділена квота.
Далі слід перейти безпосередньо до заповнення заявки
При заповненні заявки використовуються вбудовані класифікатори видів економічної діяльності, загальноукраїнський класифікатор професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів. який допоможе вибрати необхідну професію, а також класифікатор країн світу. який допоможе вказати вірний код країни, з якої планується залучення іноземних працівників.
Також якщо роботодавцю необхідно вказати похідну посаду від основної професії (заступник, віце, так далі), тобто необхідно використовувати фасет професії, то це також можливо в класифікаторі професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів.
Необхідно знайти відповідну професію і вказати його похідну. Наприклад, потрібно знайти заступника головного бухгалтера.
Для більш зручного заповнення заявки використовуються списки, що випадають, з яких необхідно вибирати те, що потрібно.
Якщо роботодавець наймає працівників більш ніж з однієї країни, різних спеціальностей або для різних видів діяльності, то слід додавати для них новий стовпець з допомогою кнопки «Додати колонку» в нижній частині форми, яка виглядає так.
Для економії часу і трудовитрат є функція копіювання стовпців, яка позначається наступним символом Е ту функцію можна використовувати коли, наприклад, потрібно залучити однакову кількість працівників з однієї і тієї ж країни, але за різними професіями, або коли залучаються іноземні працівники по одній професії, але з різних країн. Слід скопіювати стовпець і поміняти один або кілька параметрів.
Для видалення помилково внесеного стовпця слід використовувати відповідну функцію.
Після того, як заявка заповнена, її слід перевірити і зберегти.
Про те, що заявка збережена, роботодавця повідомить інформаційне повідомлення системи.
Можливо також проміжне збереження заявки і автосохранение заявки, яке допоможе не втрачати незбережену заявку при збої роботи комп'ютера або інтернету.
Якщо роботодавець несподівано перервав процес заповнення заявки або перейшов в інший розділ, після повернення до розділу «Заповнити заявку» або «Заповнити заявку на коригування квоти» система видасть повідомлення такого змісту:
Для продовження процесу заповнення заявки слід просто натиснути кнопку «Так».
Після заповнення та збереження заявки на основну квоту або на коригування квоти, всі дії з заявками (управління, зміна і відстеження) здійснюються через розділ.
В цьому розділі знаходиться вся інформація про будь-коли заповнених заявках роботодавця.
Роботодавець повинен звернути увагу на попередження від системи про те, що необхідно підтверджувати свої відправлені заявки паперовим примірником заявки.
А також повідомлення про те, що роботодавець може направляти на розгляд 1 заявку.
У цьому розділі містяться відомості про те, за який період подано заявку, в якій регіон, який тип заявочної кампанії (основна квота або коригування), а також роботодавець може відстежувати статуси його заявки.
Після того, як заявка заповнена вона потрапляє в цей розділ і має статус «Не відправлена». Якщо роботодавець впевнений, що заявка оформлена повністю і не вимагає доповнень може відправляти заявку на розгляд і представляти в Уповноважений орган оригінал заявки, роздрукований з сайту за допомогою сервісу друку або Excel. Заявка в системі повинна повністю відповідати заявці на сайті.
Якщо роботодавець бажає внести зміни в заповнені заявки, то йому слід подивитися який статус має його заявка. Якщо заявка була відіслана на розгляд за допомогою натискання кнопки, то роботодавець може її до підтвердження паперовим примірником відкликати і внести необхідні зміни. Якщо зміна заявки можливо, то це відобразиться під заголовком «Змінити».
o Така заявка не відправлена на розгляд
o Якщо вона була відправлена на розгляд, але була відкликана роботодавцем
o Якщо їй було присвоєно статус про підтвердження паперовим примірником і відправленні її на розгляд МВК, але роботодавець звернувся в УО і представник УО повернув заявку.
Після зміни заявки роботодавцю необхідно знову відправити заявку на розгляд.
Роботодавець може здійснювати наступні дії з заповненими заявками:
- Відкрити в форматі MS Excel
- Надіслати на розгляд до уповноваженого органу
- Відкликати заявку, якщо хоче змінити її
- Стежити за статусами заявки:
· Після підтвердження паперовим примірником - або
· Після повернення заявки -
· Після повторного відправлення -
Для економії часу роботодавця передбачена можливість копіювати заявку, тобто створювати нові заявки на основі раніше заповнених заявок. Для копіювання заявки роботодавцю слід в розділі «Статус заявок» вибрати заявку, на базі якої він хоче створити нову, натиснути кнопку «Копіювати заявку».
Після цього необхідно вибрати необхідні атрибути для створюваної заявки, наприклад, рік і тип заявки, регіон. Копіювати можна заявку з будь-якими статусами.
Після вибору всіх необхідних атрибутів слід зберегти нову заявку. Від системи буде інформаційне повідомлення про успішне копіюванні заявки.
Створена нова заявка буде в розділі «Статус заявок» разом з іншими заявками. Її можна відредагувати, доповнити, змінити. При цьому роботодавцю слід не забувати зберігати зміни. Роботодавець не повинен забувати відправляти заявку на розгляд до Уповноваженого органу.
Видаляти в системі помилкові або пробні заявки можна. Якщо роботодавець переживає, що він створив помилкову заявку, то він її може виправити. Якщо заявка не потрібна або неактуальна, то роботодавцю не слід її відправляти на розгляд. Якщо заявка все-таки була відправлена на розгляд, то роботодавцю слід її відкликати. У будь-якому випадку, Уповноважений орган не розглядає заявки, які не підтверджені паперовим примірником.
- Переглядати зміни в заявці за допомогою функції «Журнал» Роботодавець може відстежувати зміни в своїх заявках через журнал змін, в якому фіксуються дати відправлення заявки, ким, коли внесені зміни, які це зміни.
Крім цього роботодавець може дізнатися, куди йому необхідно подавати заявку, де знаходиться Уповноважений орган в його суб'єкті.
Для цього роботодавцю необхідно скористатися функцією. вибрати необхідний регіон і отримати інформацію.
Якщо у роботодавця виникли проблеми чи питання, то він може задати питання. Для цього необхідно скористатися відповідною функцією. вибрати регіон чи муніципальне утворення, де розташовується уповноважений орган, до якого виникає питання і відправити заявку.
