21 Вимоги до складання та оформлення пояснювальних, доповідних записок та довідок

Пояснювальні записки, як додаток до основного документа, що пояснюють і доповнюють його, оформляють на загальних бланках. Підписує таку записку керівник.

Пояснювальні записки, де пояснюються причини поведінки, вчинки, ситуації, становлять окремі працівники. Як і внутрішні доповідні записки, вони можуть бути оформлені рукописним способом на стандартному аркуші паперу. Підписують такі записки укладачі. Її реквізити ті ж, що і у внутрішній доповідній записці.

Реквізити пояснювальній записці:

- назва структурного підрозділу - Пояснювальна записка;

- дата, номер (якщо є);

- заголовок до тексту;

- відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Залежно від змісту і призначення доповідні записки поділяються на інформаційні та звітні.

Зовнішні записки оформляють на загальному бланку організації формату А4. Підписує їх керівник організації. Датою документа вважається дата її підписання.

Текст доповідної записки поділяється на дві частини. Перша - виклад фактів, які послужили причиною її складання, друга - висновки, думки упорядника - організації або посадової особи.

Реквізити внутрішньої доповідної записки:

- назва структурного підрозділу - ДОПОВІДНА ЗАПИСКА;

- дата, номер (не обов'язково);

- додаток (якщо є);

- відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Реквізити зовнішньої доповідної записки:

- назва структурного підрозділу - ДОПОВІДНА ЗАПИСКА;

- додаток (якщо є);

- відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Довідка - документ, що підтверджує будь-які факти або події.

Довідки бувають двох видів:

1 Довідки з описом та підтверджують факти або події у виробничій діяльності організації.

Довідки складають за вказівкою вищестоящої організації або керівника організації для інформації про виконання планів, завдань, доручень. Їх подають у встановлені терміни. Текст такої довідки складається з двох частин.

У першій Частини довідки викладаються факти, що послужили приводом до її написання, в другій - наводяться конкретні дані.

Довідка повинна об'єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного збору та перевірки відомостей. У довідках можуть наводитися таблиці.