1С документообіг - маршрутизація документів, види документів, доступ до документів, інструкції,

Облік в програмі «1С: Документообіг, ред. 2.1 »неможливий без вибору виду документа.

Для включення роботи з документами перейдіть в розділ «Налаштування і адміністрування → Діловодство», і в формі «Налаштування роботи з документами» встановіть відповідні галки навпаки видів документів.

Встановіть прапорець на пункті «Облік по організації», якщо документообіг ведеться по декількох організаціях. У документах стане доступний реквізит «Організація» для вибору конкретної організації. Якщо в документах планується вести облік в розрізі діяльності організації, встановимо прапорець «Питання діяльності».
Сформувати вид документа можна з довідника «Види документів» -Розділ «НДІ → Види документів». Довідник включає три види документів: внутрішні, вхідні та вихідні.

У поставку програми входять типові документи. Можна завести свої документи, які використовуються в поточній діяльності, без зміни програми. Для цього в персональних налаштуваннях користувача розділ «Налаштування → Документи → Персональні налаштування роботи з документами» можна встановити види документів, способи відправки і отримання, а також організацію за замовчуванням. Будуть відкриватися документи з організації, яку встановив користувач в своїх настройках.

У конфігурації є три види списків документів. Ці списки знаходяться в розділі «Документи і файли». Зі списками документів дуже зручно працювати. Кожен користувач може створити список під себе, налаштувавши висновок потрібної йому інформації. Встановіть прапорець, документи будуть згруповані в формі списку.

Крім цього, є відбори по періоду, по виду документа, по організації і по контрагенту. Для цього натисніть «Ще → Установки → Налаштувати список» - тут можна встановити додаткові відбори в списках.

Будь-який документ, який створив користувач, автоматично поміщається в регістр «Мої документи». Для цього необхідно вибрати в контекстному меню рядок «Додати в« Мої документи ». Користувач завжди може відкрити цю форму і знайти потрібний йому документ.

Наскрізний приклад створення документа

Розглянемо приклад створення і реєстрації внутрішнього документа - «Договори на постачання послуг».
Замовник «Керуюча компанія» уклала договір на поставку послуг з Виконавцем контрагентом ТОВ «Юпітер». З боку замовника договір підписує Генеральний директор компанії Іванов Іван Іванович. З боку виконавця - Директор Федоров Ігор Георгійович. Підготував документ Юрист керуючої компанії Козлов Юрій Юрійович, зареєстрував договір Секретар компанії Фролова Олена Петрівна. Погодить документ Головний бухгалтер Петрова Анна Смелаовна.
Створимо шаблон документа «Договір на поставку послуг» з розділу «Документи і файли → Шаблони документів». Заповнимо наш договір на підставі шаблону.

У шаблоні введемо його найменування і короткий опис. Встановимо прапорці в пунктах «Забороняти змінювати реквізити з шаблону» і «Забороняти видаляти файли». Виберемо, які реквізити будуть заповнюватися з шаблону на вкладці «Реквізити документа».

Налаштуємо заповнення файлу договору, використовуючи «Налаштування заповнення файлу». Для того, щоб заповнити файли doc і docx, відзначимо необхідні поля на закладці «Реквізити». Програма створить їх автоматично.

Щоб замінити поле файлу, необхідно вказати вираз на вбудованій мові на закладці «Скрипти».

Можна створити свою настройку або налаштувати заміну реквізиту або рядки у файлі на вказане вираз.

Цей механізм зручно застосовувати для автоматичного створення шаблонів договорів, додаткових угод і наказів. На підставі вже створеного шаблону можна ввести необмежену кількість документів.
Заповнимо наш шаблон необхідними даними документа і отримаємо готовий договір, який можна роздрукувати і відправити контрагенту по електронній пошті.

Підсвічені поля заповнилися автоматично, на підставі реквізитів документа.
На підставі готового шаблону можна створити новий документ. Для цього відкриємо картку файлу і натисканням на кнопку «Створити на підставі» сформуємо документ.

Документ ми ввели в програму. Перейдемо до маршрутизації документа.

Маршрутизація внутрішнього документа

Що ж таке маршрутизація документа? Будь-який документ в програмі ми можемо відправити на узгодження, реєстрацію, твердження, ознайомлення та ін. За певним маршрутом. У програмі вже налаштовані зумовлені типи маршрутів документів.
В 1С: Документообіг використовуються два види маршрутизації.
 Вільна маршрутизація. Користувач сам призначає маршрут проходження документа на свій розсуд.
 Регламентована маршрутизація. Маршрут проходження документа жорстко задається в шаблоні бізнес-процесу, при цьому користувач не має права його змінити.

Розглянемо приклад вільної маршрутизації. Договір у нас створював юрист, тому ми направимо його на реєстрацію секретарю. Виберемо для цього пункт меню «На реєстрацію». За кнопці "Відправити" можна вибрати потрібний маршрут.

Натискаємо кнопку «Стартувати і закрити» і на робочий стіл секретаря приходить завдання зареєструвати документ.

У картці бізнес-процесу по кнопці «Ще → Друк → Карта маршруту» можна роздрукувати карту маршруту документа. У нас процес реєстрації вийшов простий, карта маршруту представлена ​​на малюнку.

Для того щоб реалізувати регламентовану маршрутизацію документів, можна використовувати список заздалегідь налаштованих шаблонів із зазначенням термінів виконання, виконавців і інших параметрів, характерних для даного виду процесу. Перейти до довідника «Шаблони процесів» можливо з розділу «Управління процесами». Документ можна узгодити тільки в строго визначеної послідовності. Спочатку Генеральний директор, потім Головний бухгалтер, далі Юрист. Кожен погодиться заданий термін узгодження - 1 день. Додано умова для запуску.
Умова - процес запускається, в разі приєднання предмет узгодження. Можна задати інші умови, використовуючи конструктор або написавши умова на програмному мовою.

Налаштування прав доступу

Всі користувачі, що працюють з програмою, включаються в групу «Користувачі». Щоб призначити права користувача, скористайтеся кнопкою «Групи та повноваження».
Наприклад, головний бухгалтер Петрова А.В. повинна працювати з внутрішніми документами. Головному бухгалтеру потрібні права, щоб можна було працювати з вхідними та вихідними документами і спостерігати за бізнес-процесами, що відбуваються на підприємстві.

Секретарю потрібно призначити права «Діловоди», тому що він повинен мати можливість реєструвати документи. Керівнику організації необхідно додати права «Контроль завдань і бізнес-процесів» і «Керівники підрозділів», щоб він міг контролювати роботу підлеглих. Юристу необхідно додати право «Відповідальний за НДІ».
Права доступу можна призначати і в списках документів. Розглянемо призначення прав на прикладі внутрішніх документів. Виберемо папку «Договору» і викличемо контекстне меню. Знайдемо кнопку «Налаштування прав».

Права для кожного користувача налаштовуються в формі настройки доступу. Права на доступ до папок і документів налаштовуються по групі користувачів, по підрозділах і за іншими умовами.

У розділі «Налаштування і адміністрування → Налаштування програми → Діловодство» включимо настройку - «Стан документів». За допомогою довідника «Установки конфіденційності станом» налаштовується обмеження прав доступу користувача до реквізитів документа.
На вкладці «Доступність полів» вказуються назви станів документа. Значення в поле визначає наявність відповідного права користувача:
 Так - доступ до поля дозволений.
 Ні - доступ до поля заборонений.
 Пусто - доступ до поля не вирішено, не заборонений.
На закладці «Користувачі» налаштовується список користувачів, на яких поширюється цей параметр.
Прив'яжемо настройку до конкретного типу документа на закладці «Види документів».

Знаючи нескладні правила настройки відповідних шаблонів, можна налаштувати програму так, що працювати в ній буде досить зручно і просто.
У наступній статті розглянемо приклад колективної роботи користувачів з документом, а саме «Узгодження, затвердження, контроль виконання документа в програмі».

Світлана Федосімова,
розробник компанії ТОВ «Кодерлайн».