10 Способів стати кращим проектним менеджером

Все частіше і частіше проекти стають частиною повсякденної діяльності багатьох організацій. Відповідно, зростає і потреба в досвідчених і кваліфікованих проектних менеджерів. Керівництво цих організацій добре розуміє цінність проектного менеджера, який має великий список успішно завершених проектів.

Більшість компаній, що призначили на проект менеджера з маленьким досвідом проектної роботи або працівника, який здобув потрібні навички на спеціальних курсах, зазвичай погано уявляють собі суть проектного менеджменту.

Компанія може збільшити число своїх успішних проектів, наймаючи людей з потрібними навичками і кваліфікацією або тренуючи існуючих проектних менеджерів. У доповіді PM Solutions «Поточний рівень підготовки проектних менеджерів» сказано, що завдяки спеціальним тренінговим ініціативам підготовленість менеджерів підвищилася на 26% по восьми ключових параметрів.

Кваліфіковані тренінгові центри, акредитовані відповідно до всесвітньо визнаними методологіями проектного менеджменту, можуть забезпечити якісний тренінг, який зміцнить впевненість клієнтів в можливостях їх проектних менеджерів і створить умови для підвищення заробітної плати цим співробітникам.

Однак, якщо ви всерйоз хочете зробити успішну кар'єру в області проектного менеджменту, отримання відповідних навичок недостатньо. Потрібно посилювати їх практичним досвідом, розвивати свої управлінські та професійні якості, успішно реалізовувати різні проекти.

Пропоную вам скористатися 10 ключовими правилами і стати кращим проектним менеджером.

1. Задовольняйте очікування клієнта і зацікавлених осіб. Залежно від типу проекту одні і ті ж люди можуть одночасно виступати і як клієнти, і як зацікавлені особи. Найчастіше зацікавленою особою стає хтось із керівництва компанії або технічних фахівців, чия репутація - або репутація компанії - залежить від успіху проекту. Переконайтеся в тому, що як клієнт, так і зацікавлені особи перебувають на вашому боці. Задоволеність зацікавлених осіб і клієнта результатами проекту так само важлива, як і його технологічний успіх, а в деяких випадках - навіть важливіше.

2. Дотримуйтеся графіка. Досвідчений проектний менеджер добре знає, що первинний календарний план може сильно змінитися в ході робочого процесу. Необхідно відстежувати і адаптувати мінливі умови і управляти ними, щоб проект не надто сильно виходив за рамки календарного плану. Продумано працюючи з графіком, ви практично завжди залишаєте собі можливість для маневру.

3. Забезпечуйте якість. У більшості проектів, крім кінцевого продукту, передбачені і проміжні результати, за якими клієнт і зацікавлені особи можуть відслідковувати хід робіт. Переконайтеся, що на кожному етапі ви забезпечуєте таку ж високу якість роботи, якого можна очікувати від кінцевого продукту.

4. Контролюйте бюджет. Результати досліджень доводять, що перевищення бюджету не так драматично для клієнта, якщо якість кінцевого продукту значно перевищує його очікування. Успіх проекту неоднаково сприймається з точки зору управління, технологій або бізнесу. Проте, проектний менеджер повинен по можливості утримуватися в рамках бюджету на кожному етапі проекту. Коли існує ймовірність перевищення бюджету, в першу чергу потрібно зняти всі несуттєві завдання. Бюджет може бути збільшений лише за погодженням з клієнтом.
5. Дотримуйтесь вимог. Проект повинен мати чіткі задокументовані вимоги. Одним з обов'язків проектного менеджера є їх забезпечення. Дуже важливо, щоб проект відповідав тільки тим вимогам, що були зазначені в початковому плані. Одна з найпоширеніших причин перевищення бюджету або збільшення термінів - розширення списку вимог в ході роботи проекту.

6. Керуйте ризиками. Було б дивно, якби робота над проектом не приносила ніяких несподіванок. Якщо ви не можете передбачити всі можливі ризики до початку робіт, постарайтеся, по крайней мере, не дати їм можливості проявитися. Якщо ви не змогли перешкоджати їх появі, постарайтеся контролювати їх. Необхідно мати план управління можливими ризиками. Багато проектні менеджери допускають серйозну помилку, думаючи, що вони не потраплять в ризиковану ситуацію, і нехтуючи розробкою плану виходу з неї. Неможливо передбачити всі проблеми, але багато ризиків цілком передбачувані.

7. Розпізнавайте залежності. Перед початком будь-якого етапу робіт необхідно виявити всі взаємозв'язки і залежності. Це завдання можна доручити конкретному співробітнику або всій команді. Детальне розуміння того, як одна задача пов'язана з іншою, критично для успіху проекту. Коли зв'язок переривається, і перше завдання не виконане до кінця, це негативно позначається на подальшому етапі. Потенційно це може порушити хід всього проекту. Тому необхідно виявити всі відомі залежності протягом усього ходу робіт.

9. Створіть команду ентузіастів. Підтримка ентузіазму в команді дасть вам серйозні переваги в ході роботи над проектом. Проекти, що реалізуються без інтересу команди і зацікавлених осіб, частіше приречені на провал. Але згода співробітників з необхідним обсягом робіт, реалістичними термінами і очікуваннями є основним фактором для забезпечення якості роботи і успіху проекту. Тому ніколи не можна недооцінювати ступінь зацікавленості вашої команди.

10. Працюйте злагоджено. Узгодженість між різними командами, відділами та навіть різними компаніями життєво необхідна в роботі над великими корпоративними проектами. Іноді ви можете вибирати собі колег, але частіше за все ви працюєте разом з необхідності. Між різними групами може виникати нерозуміння і суперництво, але для успіху проекту повна узгодженість критично важлива.

Залучення членів різних об'єднань до процесу прийняття первинних рішень і планування може посилити командний дух і знизити прояви ворожості між групами. Необхідно не тільки оцінювати рівень професіоналізму співробітника, але і розуміти його емоції. Це допоможе вам побудувати ефективні робочі відносини.

Застосовуючи 10 ключових правил, доповнюючи їх практичним досвідом, особистими навичками і курсами по проектному менеджменту, ви зможете більш успішно реалізовувати свої проекти і, в кінцевому підсумку, можете значно піднятися по кар'єрних сходах.