Звіт про відрядження

Формування звіту про відрядження, поряд з іншими звітними паперами, є необхідною частиною заключного етапу документального супроводу службової поїздки.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк звіту про відрядження .doc Завантажити зразок заповнення звіту про відрядження .doc

Для чого потрібен документ

Відрядження може бути пов'язана з самими різними цілями:

проведенням переговорів;
укладанням договорів;
обслуговуванням віддаленого структурного підрозділу;
закупівлями і продажами товарно-матеріальних цінностей;
участю в семінарах тренінгах;
навчальних заходах і т.д.

При цьому, незалежно від цілей, за результатами поїздки відряджений повинен скласти і передати начальству звіт про виконання завдання.

Звіт про відрядження потрібен обом сторонам трудових відносин.

На підставі звіту керівництво підприємства має можливість визначити, наскільки добре співробітник впорався з тими питаннями і завданнями, які він повинен був вирішити у відрядженні. Працівникові ж він дозволяє уникнути необгрунтованих претензій на предмет незадовільних результатів поїздки.

Не слід забувати і про те, що на підставі звіту керівництво компанії може як заохотити підлеглого за успішно виконану роботу, так і покарати шляхом накладення дисциплінарного стягнення (наприклад, якщо підсумки відрядження будуть негативними, за умови, що вони сталися з прямої вини співробітника).

Хто формує звіт

Документ складається від імені відрядженого. При цьому на бланку обов'язково повинна стояти підпис (резолюція) особи, яка прийняла документ. Автограф останнього буде свідчити про те, що звіт прийнятий до розгляду.

Що внести до звіту про відрядження обов'язково

Для того, щоб при складанні звіту не виникало труднощів, перед тим як відправитися у відрядження, слід уважно ознайомитися з тими завданнями, які поставлені керівництвом.

Необхідно, щоб завдання відрядження були оформлені в письмовому вигляді - у формі службового завдання (при виявленні якихось незрозумілих моментів, їх потрібно дозволити на місці).

Таким чином, обов'язки відрядженого зводяться виключно до виконання тих функцій, які будуть вказані в даному документі. Саме результати вирішення цих питань слід відобразити в звіті в першу чергу. По можливості, їх слід підкріпити додатковими обгрунтовують паперами.

Якщо в період поїздки роботодавець раптом вважатиме за потрібне поставити якісь додаткові завдання підлеглому, він обов'язково повинен буде узгодити з ним можливість їх виконання. При цьому працівник має повне право від них відмовитися.

В який період потрібно складати звіт

Терміни по здачі звіту про відрядження визначаються в індивідуальному порядку і залежать від особливостей підприємства. В середньому - це три робочих дні, але в будь-якому випадку, цей період не повинен перевищувати одного місяця з моменту повернення співробітника з службової поїздки.

Що ще, крім звіту про відрядження, потрібно здавати роботодавцю

Крім звіту, відряджений повинен передати в бухгалтерію:

авансовий звіт (про витрати, вироблених у відрядженні);
квитанції, чеки, проїзні квитки, та ін. що підтверджують платіжні паперу;
посвідчення про відрядження (якщо воно видавалося).

Загальні відомості про звіт, особливості документа

Якщо ви вперше побували у відрядженні і тепер перед вами стоїть завдання по формуванню звіту про неї, а ви не дуже добре розумієте, як саме його написати, прочитайте наші рекомендаціі- вони стануть в нагоді для точного уявлення про те, як повинен виглядати цей документ. Також подивіться і зразок бланка - на його основі ви без проблем складете свій індивідуальний звіт.

Перш ніж перейти до детального опису документа, дамо деякі загальні відомості. Почнемо з того, що цей звіт можна писати або в довільному вигляді, або за уніфікованою формою, або, якщо в організації існує затверджений в обліковій політиці власний шаблон документа - по його типу. Спосіб формування звіту повинен бути позначений в локальних актах фірми.

Звіт допускається писати на звичайному аркуші паперу будь-якого відповідного формату (краще А4) або на фірмовому бланку - якщо ця вимога є у внутрішніх нормативних документах підприємства. Писати його можна як від руки, так і набирати в комп'ютері (з обов'язковою наступною роздруківкою).

Беззастережно треба дотримати тільки одне правило - в звіті повинен стояти автограф відрядження, особи, яка прийняла звіт (зазвичай це керівник структурного підрозділу), а також директора підприємства (крім підпису він повинен поставити на звіті свою резолюцію).

Звіт найкраще писати в двох ідентичних примірниках (якщо від руки, то можна через «копірку»), один з яких слід передати керівництву, другий, на всякий випадок, залишити у себе (попередньо зробивши відмітку про прийняття копії у представника роботодавця).

Зразок звіту про відрядження

Для початку - коротке пояснення по структурі. Якщо ви пишете звіт у довільній формі (а така практика зараз має широке розповсюдження), то поділіть подумки бланк на три частини: початок, основний розділ і кінцівку.

Початок - відомості про самому документі (номер, місце, дата складання).

Основний блок - власне звіт, куди включається:

його період (дата початку та закінчення);
підставу (тут треба вказати документ, на підставі якого ви були відправлені у відрядження - це може бути запрошення з боку іншої організації, наказ директора і т.п.);
мета відрядження (вказуйте фактичні завдання, які перед вами поставило керівництво);
результати поїздки: чим детальніше, тим краще. Якщо за підсумками відрядження були укладені якісь договори, отримані свідоцтва, сертифікати тощо документи, потрібно вказати їх номер і дату.

У міру необхідності, можете додати до бланку додаткові папери, оформивши їх наявність в звіті окремим пунктом. В кінці документ потрібно обов'язково підписати і датувати поточним числом.