Звідки в проекті з’являються зміни і що з ними робити далі трюки і прийоми в microsoft excel
Немає нічого більш постійного, ніж нескінченний потік змін, що обрушується на проект. Керівнику проекту належить з'ясовувати природу кожного запитуваної зміни, перш ніж давати добро на його внесення в проект (в складних випадках він може передати право вирішення на більш високий рівень). Але незважаючи на важливість всіх питань причинно-наслідкового ланцюжка, все-таки головне питання полягає не в тому, чи буде та чи інша зміна в проекті, а в тому, коли саме його доведеться вносити.
Етапи проекту, найбільш схильні до змін
Найбільш інтенсивними змінами, як правило, супроводжуються процеси виконання, а також моніторингу та управління. На етапі виконання виконується фактична робота по реалізації проекту. Процеси моніторингу і управління являють собою ту стадію виконання проекту, на якій проводиться вимір результатів роботи або їх порівняння з планом проекту, щоб переконатися в отриманні правильних результатів. Оцінюються показники виконання, які представляються у вигляді звітів. Потім приймаються відповідні заходи або вносяться виправлення, необхідні для того, щоб повернути роботу по виконанню проекту в нормальне русло. Сказане зовсім не означає, що зміни не можуть відбуватися на стадії процесів планування. На рис. 1 наведені групи процесів виконання, а також моніторингу та управління. Крім того, рис. 1 демонструє деякі з кінцевих результатів, одержуваних у ході виконання цих процесів.
Мал. 1. Групи процесів виконання, а також моніторингу та управління
У цьому випадку нам не доводиться мати справу з великою кількістю кінцевих результатів управління проектами, як це має місце в групі планування, але робота над проектом вже наближається до завершення, тому на цій стадії повинні враховуватися кожна задача, кожен кінцевий результат і кожна віха проекту.
причини змін
Зміни відбуваються в силу багатьох причин. Наведений нижче перелік дає уявлення про деякі джерела запитів на зміни. Знання того, чому виникає необхідність у змінах, допоможе вам управляти процесом їх внесення.
Крім того, необхідно відстежувати зміни, які можуть мати місце після реалізації плану реагування на ризик або плану дій на випадок виникнення непередбачених обставин. Реагування на ризик може впливати на майбутню роботу за даним проектом і вимагати внесення змін внаслідок настання події, обумовленої ризиком, або його наслідків.
Про які б зміни не йшлося мова, вам обов'язково доведеться керувати процесом внесення цих змін. Ми неодноразово були свідками провалів проектів (або, в кращому випадку, істотного порушення термінів, передбачених календарними планами), обумовлених появою запитів на внесення змін. Керівники проектів, бажаючи догодити клієнта, з готовністю приймають будь-які запити на внесення змін і обіцяють врахувати їх в кінцевих результатах проекту. Як правило, це закінчується величезним розчаруванням клієнта, оскільки кінцевий результат має мало спільного з первісним масштабом проекту, не кажучи вже про те, що цей кінцевий результат зазвичай досягається зі значним запізненням у порівнянні із запланованими термінами.
Роль керівника проекту при надходженні запитів на зміни
Багатьом людям не подобаються будь-які зміни, і вони відчайдушно борються за збереження статусу-кво. Чи то тому, що впевнені у шкідливості зміні, то такі зміни не відповідають їх власним інтересам. Можливо, їм здається, що після внесення потрібних змін не вдасться отримати якісний кінцевий продукт, а можливо, їм більше подобаються їхні власні ідеї.
Саме в цьому випадку може виявитися дуже до речі ваше вміння спілкуватися з людьми (майстерність комунікацій). На кожній нараді, присвяченій ходу виконання проекту, необхідно приділити певний час обговорення запитуваних змін і необхідності їх внесення. Зміни можуть швидко охолодити ентузіазм виконавців проекту, якщо їм незрозумілий сенс цих змін і необхідність їх внесення. Коли зміни йдуть безперервною низкою і приймаються без будь-яких роз'яснень, у виконавців проекту рано чи пізно виникне сумнів, чи не займаються вони сізіфовою працею.
Приступаючи до виконання проекту, переконайтеся в тому, що кожен, хто має хоч якесь відношення до вашого проекту, знає про існування певного процесу контролю змін, який повинен неухильно дотримуватися всіма. Якщо ви допустите несанкціоноване внесення змін і не проаналізуєте можливі наслідки цих змін, в кінцевому рахунку проект вийде з-під вашого контролю і не досягне цілей, поставлених перед ним.