Зв’язування і впровадження даних - word for mac
Підходить у випадках, коли файл потрібно поширити в мережі, оскільки всі дані зберігаються в одному файлі
Зв'язування даних між файлами Word і Excel
Якщо дані знаходяться у файлі Excel, а пов'язані відомості - в файлі Word, можна зв'язати їх, щоб спростити оновлення. Наприклад, припустимо, що останні відомості про доходи від продажів потрібно зв'язати з щомісячним звітом про стан. Звітом є документ Word, а дані про доходи від продажів знаходяться на аркуші Excel. Після зв'язування документа і листа дані в звіті про стан будуть автоматично оновлюватися при зміні відомостей про доходи від продажів. Можлива також ситуація, коли інструкції з документа Word необхідно вставити в кілька файлів Excel. Якщо використовувати зв'язування даних, зміни в інструкціях будуть автоматично відображатися у всіх файлах Excel.
Клацніть те місце, куди потрібно вставити зв'язок.
У меню Вставка виберіть пункт Об'єкт і виберіть варіант З файлу.
Знайдіть файл, з яким потрібно встановити зв'язок, і клацніть його ім'я.
Встановіть прапорець Зв'язати з файлом і натисніть кнопку Вставити. якщо використовується додаток Word, або кнопку ОК. якщо використовується додаток Excel.
Зміна пов'язаних даних
У меню Редагування виберіть команду Зв'язку.
Якщо команда Зв'язки недоступна, це означає, що в файлі немає пов'язаних даних.
У розділі Вихідний файл виберіть потрібний файл і натисніть кнопку Відкрити джерело.
Внесіть необхідні зміни.
У меню Файл виберіть команду Зберегти. щоб зберегти зміни, і закрийте додаток.
Пам'ятайте, що зміни містяться в файлі зі зв'язком.
Впровадження даних з одного файлу в інший
Якщо потрібно зберегти зв'язок між двома файлами, причому основний файл не повинен оновлюватися при зміні іншого, дані можна впровадити. Наприклад, дані можна впровадити в тих випадках, коли не потрібно, щоб звіт про стан оновлювався при внесенні змін на аркуші Excel, або не потрібно, щоб на аркуші Excel відбивалися зміни в інструкціях. Оскільки всі відомості зберігаються в одному файлі, впровадження даних виявляється зручним в ситуаціях, коли мережеву версію файлу потрібно відправити користувачам, які не мають доступу до запровадженого файлу.
Клацніть місце, куди потрібно впровадити файл.
У меню Вставка виберіть пункт Об'єкт і виберіть варіант З файлу.
Знайдіть і виберіть файл, який потрібно впровадити.
Якщо потрібно впровадити лист Excel, він повинен бути першим у книзі.
Зніміть прапорець Зв'язати з файлом і натисніть кнопку Вставити. якщо використовується додаток Word, або кнопку ОК. якщо використовується додаток Excel.
Зміна впроваджених даних
Клацніть впроваджений файл.
У меню Правка наведіть курсор миші на пункт Об'єкт [тип об'єкта]. наприклад Лист. і натисніть кнопку Змінити.
Внесіть необхідні зміни.
У меню Файл виберіть команду Закрити та повернутися до [ім'я файлу].
Зверніть увагу, що зміни зберігаються у упровадженому файлі.
Можна створити зв'язок з частиною файлу. Наприклад, може знадобитися зв'язати щомісячний звіт про стан не з усім листом Excel, а тільки з певним діапазоном осередків на ньому. Наприклад, потрібно створити зв'язок з певними інструкціями в документі Word, а не з усім документом.
Виділіть дані, які потрібно вставити (наприклад, діапазон комірок на аркуші Excel).
У меню Редагування виберіть команду Копіювати.
Перейдіть в інший файл і клацніть місце, куди потрібно вставити скопійовані дані.
У меню Редагування виберіть команду Спеціальна вставка. а потім - пункт Вставити зв'язок.
В поле Як виберіть тип об'єкта, наприклад Лист Microsoft Excel. і натисніть кнопку ОК.
PowerPoint
Впровадження даних з одного файлу в інший
Якщо потрібно зберегти зв'язок між двома файлами, причому основний файл не повинен оновлюватися при зміні іншого, дані можна впровадити. Наприклад, припустимо, що останні відомості про доходи від продажів потрібно впровадити в щомісячний звіт про стан. Звітом є презентацію PowerPoint, а дані про доходи від продажів знаходяться на аркуші Excel. Після впровадження листа в презентацію файли залишаються пов'язаними.
Клацніть місце, куди потрібно впровадити файл.
У меню Вставка виберіть пункт Об'єкт і виберіть варіант Створити з файлу.
Знайдіть і виберіть файл, який потрібно впровадити.
Якщо потрібно впровадити лист Excel, він повинен бути першим у книзі.
Натисніть кнопку Вставити. а потім кнопку ОК.
Якщо дані з вбудованого файлу не відображаються, перетягуйте маркер зміни розміру, поки не з'явиться вміст файлу.
Зміна впроваджених даних
Клацніть впроваджений файл.
У меню Правка наведіть курсор миші на пункт Об'єкт [тип об'єкта]. наприклад Лист. і натисніть кнопку Змінити.
Внесіть необхідні зміни.
У меню Файл виберіть команду Закрити та повернутися до [ім'я файлу].
Зверніть увагу, що зміни зберігаються у упровадженому файлі.
Можна вбудувати тільки частина файлу. Наприклад, в щомісячний звіт про стан, може знадобитися запровадити не весь лист Excel, а тільки певний діапазон комірок на ньому.
Виділіть дані, які потрібно вставити (наприклад, діапазон комірок на аркуші Excel).
У меню Редагування виберіть команду Копіювати.
Перейдіть в інший файл і клацніть місце, куди потрібно вставити скопійовані дані.
У меню Редагування виберіть команду Спеціальна вставка.
В поле Вставити як виберіть тип об'єкта, наприклад Лист Microsoft Excel. і натисніть кнопку ОК.
Додаткові матеріали
Переваги та недоліки зв'язування і впровадження
Підходить у випадках, коли файл потрібно поширити в мережі, оскільки всі дані зберігаються в одному файлі
Зв'язування даних між файлами Word і Excel
Якщо дані знаходяться у файлі Excel, а пов'язані відомості - в файлі Word, можна зв'язати їх, щоб спростити оновлення. Наприклад, припустимо, що останні відомості про доходи від продажів потрібно зв'язати з щомісячним звітом про стан. Звітом є документ Word, а дані про доходи від продажів знаходяться на аркуші Excel. Після зв'язування документа і листа дані в звіті про стан будуть автоматично оновлюватися при зміні відомостей про доходи від продажів. Можлива також ситуація, коли інструкції з документа Word необхідно вставити в кілька файлів Excel. Якщо використовувати зв'язування даних, зміни в інструкціях будуть автоматично відображатися у всіх файлах Excel.
Клацніть те місце, куди потрібно вставити зв'язок.
У меню Вставка виберіть пункт Об'єкт і виберіть варіант З файлу.
Знайдіть файл, з яким потрібно встановити зв'язок, і клацніть його ім'я.
Встановіть прапорець Зв'язати з файлом і натисніть кнопку Вставити. якщо використовується додаток Word, або кнопку ОК. якщо використовується додаток Excel.
Зміна пов'язаних даних
У меню Редагування виберіть команду Зв'язку.
Якщо команда Зв'язки недоступна, це означає, що в файлі немає пов'язаних даних.
У розділі Вихідний файл виберіть потрібний файл і натисніть кнопку Відкрити джерело.
Внесіть необхідні зміни.
У меню Файл виберіть команду Зберегти. щоб зберегти зміни, і закрийте додаток.
Пам'ятайте, що зміни містяться в файлі зі зв'язком.
Впровадження даних з одного файлу в інший
Якщо потрібно зберегти зв'язок між двома файлами, причому основний файл не повинен оновлюватися при зміні іншого, дані можна впровадити. Наприклад, дані можна впровадити в тих випадках, коли не потрібно, щоб звіт про стан оновлювався при внесенні змін на аркуші Excel, або не потрібно, щоб на аркуші Excel відбивалися зміни в інструкціях. Оскільки всі відомості зберігаються в одному файлі, впровадження даних виявляється зручним в ситуаціях, коли мережеву версію файлу потрібно відправити користувачам, які не мають доступу до запровадженого файлу.
Клацніть місце, куди потрібно впровадити файл.
У меню Вставка виберіть пункт Об'єкт і виберіть варіант З файлу.
Знайдіть і виберіть файл, який потрібно впровадити.
Якщо потрібно впровадити лист Excel, він повинен бути першим у книзі.
Зніміть прапорець Зв'язати з файлом і натисніть кнопку Вставити. якщо використовується додаток Word, або кнопку ОК. якщо використовується додаток Excel.
Зміна впроваджених даних
Клацніть впроваджений файл.
У меню Правка наведіть курсор миші на пункт Об'єкт [тип об'єкта]. наприклад Лист. і натисніть кнопку Змінити.
Внесіть необхідні зміни.
У меню Файл виберіть команду Закрити та повернутися до [ім'я файлу].
Зверніть увагу, що зміни зберігаються у упровадженому файлі.
Можна створити зв'язок з частиною файлу. Наприклад, може знадобитися створити зв'язок не з усім листом Excel, а тільки з певним діапазоном осередків на ньому.
Виділіть дані, які потрібно вставити (наприклад, кілька пропозицій в документі Word).
У меню Редагування виберіть команду Копіювати.
Перейдіть в інший файл і клацніть місце, куди потрібно вставити скопійовані дані.
У меню Редагування виберіть команду Спеціальна вставка. а потім - пункт Вставити зв'язок.
В поле Як виберіть тип об'єкта, наприклад Документ Microsoft Word. і натисніть кнопку ОК.