Зразок заповнення податкового регістра для 6-ндфл

Для чого потрібні податкові регістри

Регістри податкового обліку служать для узагальнення відомостей, необхідних для розрахунку тих чи інших податків. Вони, по-перше, допомагають податківцям контролювати повноту сплати податків платниками податків, а по-друге, дозволяють самим платникам податків перевіряти правильність здійснюваних ними розрахунків з того чи іншого виду податкового зобов'язання та спрощують формування податкових звітів.

ВАЖЛИВО! Незважаючи на те, що податкове законодавство зобов'язує платників податків створювати і вести такі регістри, їх форми не затверджені законодавчо, а тому кожне підприємство (або ІП) зобов'язана самостійно розробити структури застосовуваних податкових регістрів, при цьому дуже бажано затвердити їх облікова політика.

Податкові регістри повинні відповідати наступним загальним вимогам:

• безперервне формування облікових податкових даних в хронологічній послідовності;
• здійснення повного розкриття порядку формування податкової бази;
• простота сприйняття інформації, відображеної в регістрі, і зручність його заповнення;
• ведення в паперовому або електронному вигляді.

Що стосується податкових регістрів по ПДФО, ст. 230 НК Україна встановлює для них свої специфічні критерії. Подібний регістр повинен включати:

• інформацію, що дозволяє однозначно ідентифікувати платника податків;
• його статус;
• види виплачуваних йому доходів і їх суми;
• види і суми наданих відрахувань;
• суми, що зменшують податкову базу;
• дати виплати доходу, утримання та сплати ПДФО.

Відповідальність за формування податкових регістрів несуть співробітники, які їх складають і підписують. Вони ж відповідають за збереження цих документів і за забезпечення неможливості доступу до них сторонніх осіб. Вносити виправні записи в регістр може тільки відповідальний співробітник. При цьому він зобов'язаний запевнити коригуючий запис своїм підписом, проставити дату внесення коригування і привести відповідні пояснення.

Що являє собою бланк 6-ПДФО

Завантажити бланк 6-ПДФО ви зможете на нашому сайті.

Які особливості цього звіту:

• Заповнюється 6-ПДФО не в розрізі даних по кожному платнику податків, а по всім платникам податків-фізичним особам, яким було виплачено дохід податковим агентом, в цілому (п. 1 ст. 80 НК РФ).
• Дані за утримані і виплачені фізособам доходів фіксуються наростаючим підсумком з початку року (п. 1 ст. 230 НК РФ).
• Періодичність здачі - щоквартально.
• Підстава заповнення форми - дані податкового обліку, що містяться в регістрах (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Які дані необхідні для формування 6-ПДФО

Для того щоб зрозуміти, як скласти податковий регістр для формування даного звіту, розглянемо, яку інформацію містить бланк 6-ПДФО, і розберемо його складу.

• титульна сторінка;
• розділ 1 під назвою «Узагальнені показники»;
• розділ 2, званий «Дати та суми фактично отриманих доходів і утриманого ПДФО».

Для заповнення титулу форми знадобляться:

Для заповнення розділу 1 нам необхідні:

• розмір ставок ПДФО, за якими обчислюється податок;
• суми нарахованих всім фізособам доходів;
• суми відрахувань по ПДФО;
• розмір податку, обчисленого й утриманого;
• кількість фізосіб, які отримали дохід від податкового агента.

Для оформлення розділу 2 нам будуть потрібні:

• дати фактично отриманих доходів;
• суми фактично отриманих фізособами доходів на кожну дату, зазначену в попередньому пункті даного переліку;
• дати утримання податку;
• суми утриманого податку з фізосіб на кожну дату, зазначену у вищому пункті даного переліку;
• термін сплати ПДФО (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Розібравшись з переліком інформації, яка нам знадобиться для формування звіту 6-ПДФО, перейдемо до розробки форми податкового регістра для нього.

Краще зрозуміти порядок розрахунку ПДФО вам допоможе матеріал «Практичні завдання по ПДФО з рішеннями».

Як скласти податковий регістр для обліку ПДФО

Якщо у платника податків вже є і застосовуються регістри для заповнення 2-ПДФО, ніхто не заважає йому їх використовувати і для формування розрахунку 6-ПДФО.

Регістр для заповнення 2-ПДФО має наступну структуру:

Бланк регістра, сформованого в розглянутої вище структурі, ви можете завантажити тут.

Складаємо податковий регістр для звіту 6-ПДФО

Сформований вище регістр в силу особливостей форми 6-ПДФО (їх ми розглянули раніше) використовувати для її заповнення не завжди зручно. А ось скласти на його основі «персональний» регістр саме для 6-ПДФО дуже просто.

Представляємо вам заповнений зразок податкового регістра для форми 6-ПДФО. При необхідності ви його можете завантажити.

Особливості накладення відповідальності за нескладання або некоректне складання регістра для 6-ПДФО

Чи не вийде оштрафувати платника податків:

ВАЖЛИВО! Податкові регістри, передбачені обліковою політикою платника податків, є обов'язковими до складання. В іншому випадку штраф за ст. 120 НК Україна буде абсолютно обгрунтований.

• За неповне заповнення регістра. Ситуація виглядає так. Податківці, знайшовши незаповнені поля регістру, затвердженого облікової політикою або рекомендованого ФНС, оголошують його недійсним в силу того, що він не забезпечує повноту і коректність обліку. А раз регістр недійсний, то фактично його немає - за це, як ми з'ясували, покладений штраф. Однак недійсним можна визнати тільки той податковий регістр, в якому відсутні обов'язкові реквізити - для ПДФО вони наведені в ст. 230 НК Україна (ми їх перерахували вище). Відсутність «необов'язкових» даних в податковому регістрі не може служити для визнання його відсутнім у платника податків.
• За неподання платником податків «порядкової» податкових регістрів. Йдеться про ситуації, коли ФНС запитує платника податків реєстр, необхідний для розшифровки того чи іншого рядка звіту. Однак подібна вимога контролерів незаконно, оскільки НК Україна не накладає на платників податків обов'язки порядкового ведення податкових регістрів. Важливо лише, щоб регістр достовірно відображав дані, необхідні для розрахунку податкової бази.

Вам також може знадобитися інформація про відповідальність за несплату ПДФО - див. Матеріал «Яка відповідальність передбачена за несплату ПДФО?».

Вимоги до переліку інформації, яка повинна бути відображена в податковому регістрі для заповнення 6-ПДФО, перераховані в ст. 230 НК РФ. Притягнути до відповідальності платника податків за незнання регістра з ПДФО можна тільки в тому випадку, якщо в регістрі відсутні обов'язкові реквізити, або в разі нескладання регістра, передбаченого облікової політикою.