Заздалегідь плануйте кожен свій день, глава 2

У цій книзі досить доступно викладено ряд практичних методик і правил, які допоможуть вам: планувати і організовувати роботу протягом дня; фокусувати увагу на найбільш значущих завданнях; не допускати зволікання в справах; досягати більш високих результатів при виконанні завдань будь-якого роду.

Використання даної методики дозволить вам істотно підвищити власну продуктивність. Вам вдасться виконувати більше справ, відчувати менше стресу, відчути себе господарем становища і придбати позитивний погляд на все, що відбувається у вашому житті. Книга являє собою квінтесенцію кращих ідей і законів раціонального використання часу.

За допомогою планування ми переносимо
майбутнє в сьогодення і тим самим маємо
можливість зробити що-небудь
щодо нього вже зараз.

Ви, напевно, чули таке питання: «Як би ви з'їли слона?» Відповідь, зрозуміло, такий: «По шматочках».

А як би ви їли свою найбільшу і бридку «жабу»? Тим же манером: ви розбили б її на конкретні покрокові дії і почали б з самого першого.

Ваш інтелект, ваша здатність мислити, планувати і приймати рішення є вашим головним знаряддям у справі недопущення зволікання в справах і збільшення власної продуктивності. Ваше вміння визначати свої цілі, планувати дії і робити їх визначає хід вашого життя. Акт мислення і планування вивільняє ваші ментальні ресурси, пускає в хід ваш творчий потенціал і примножує вашу корисну ментальну і фізичну енергію.

Співзвучна з цим думка Алекса Маккензі: «Незаплановане дію суть причини всіх невдач».

Ваша здатність добре планувати свої дії, при цьому завчасно, є мірилом вашої загальної компетенції. Чим краще план, складений вами, тим легше вам подолати схильність до зволікання, розпочати рух вперед, приступити до своєї «жабі», після чого продовжувати наполегливо домагатися своєї мети.

Однією з вищих цілей в будь-якій роботі є досягнення найвищої можливої ​​віддачі від витраченої розумової, емоційної і фізичної енергії. Вигідним для вас обставиною є те, що кожна хвилина, витрачена на планування, заощаджує не менш десяти хвилин в ході практичного втілення ідей. На планування свого дня у вас піде всього від десяти до двадцяти хвилин, однак ця невелика «жертва» заощадить щонайменше дві годин (100-120 хвилин) витраченого інакше даремно часу і безцільно розтрачені зусиль протягом усього дня.

Ви, мабуть, чули про так званої формулою шести «П», в якій мовиться: «Плануванням передують правильні вчинки і запобігають погані».

Поміркувавши над тим, скільки користі принесе планування в справі підвищення вашої продуктивності і продуктивності, доводиться дивуватися, чому так мало людей практикують його в своєму повсякденному житті. А адже саме по собі планування не являє собою нічого складного. Все, що вам потрібно, - це папір і ручка. Складна комп'ютерна програма «Палм Пайлот», як і практично будь-який органайзер, використовує всі той же принцип: ви завчасно складаєте перелік всього, що вам необхідно зробити, перш ніж приступаєте до здійснення своїх цілей.

Завжди працюйте «за переліком». Коли з'являється нова справа, включайте його в перелік, перш ніж приступити до його реалізації. Ви в змозі збільшити власну продуктивність і продуктивність на двадцять п'ять і більше відсотків з того дня, як почнете працювати строго у відповідності з переліком запланованих справ.

Складайте свій перелік ввечері напередодні, в кінці робочого дня. Включіть в нього все, що ви не встигли завершити за день поточний, а також справи, які плануєте завтра. Складаючи таким чином подібний перелік, можете бути впевнені, що він піддасться засвоєнню вашою підсвідомістю протягом усього нічного сну. Наслідком цього нерідко буває те, що ви прокидаєтеся з грандіозними ідеями, які, як виявляється, можна з успіхом застосувати в роботі, збільшивши швидкість і якість виконуваних завдань.

Чим більше часу ви присвятіть складанню письмових переліків всього того, що плануєте зробити, тим вище буде успіх всіх ваших починань.

Вам будуть потрібні різні переліки відповідно до їх призначення. По-перше, вам необхідно скласти генеральний перелік, в якому слід перерахувати все, що приходить вам в голову у зв'язку з планованим на майбутнє. Його призначення - включити в себе кожну ідею, що приходить вам в голову з приводу планованого, як, наприклад, кожну нову мету або завдання. Сортування включених до переліку ідей можна виконати пізніше.

По-друге, вам необхідний місячний перелік - його складають в кінці кожного місяця на перспективу наступного. Сюди можуть входити пункти, перш внесені вами в генеральний перелік.

По-третє, вам буде потрібно тижневий перелік, за допомогою якого ви заздалегідь плануєте свої дії на наступний тиждень. Складання даного переліку слід здійснювати протягом поточного тижня.

Пред'явлення до себе і суворе дотримання вимоги систематично планувати свій час може послужити вам хорошу службу. Багато людей розповідали мені, що звичка присвячувати пару годин в кінці тижня на складання планів на наступний тиждень істотно вплинула на продуктивність їх діяльності і, більш того, докорінно змінила їхнє життя. Вам даний прийом зробить не меншу послугу.

Нарешті, вам слід перенести ряд пунктів зі свого місячного і тижневого планів в свій щоденний план. Такими є конкретні завдання, які ви плануєте здійснити протягом наступного дня.

По ходу роботи протягом дня викреслюйте пункти зі свого переліку-плану в міру їх виконання. Цінним для вас в процесі цього є видима картина досягнутого. Так народжується відчуття успіху і руху вперед. Бачачи себе послідовно здійснює заплановані завдання, ви знаходите мотивацію й енергію, необхідну для того, щоб дійти до кінця переліку. Одночасно підвищується і ваша самооцінка, і повагу до себе. Підспудно спостережуваний вами власний прогрес забезпечує ваш рух вперед і допомагає вам не допускати зволікання в справах.

Взявшись за реалізацію проекту будь-якого роду, почніть з складання переліку, включаючи в нього кожен свій крок, який плануєте зробити для здійснення проекту від початку до кінця. Упорядкуйте завдання проекту по пріоритетності і відповідно до хронологічною послідовністю. Складіть відповідну органиграмме, будь то на аркуші паперу або на екрані комп'ютера, давши собі можливість бачити як кожне завдання окремо, так і всі в сукупності. Потім приступайте до послідовного виконання кожного завдання, що не беручись більш ніж за одну за раз. Ви будете здивовані тому, як багато може бути досягнуто, зможете досягти, діючи таким чином.

Працюючи за допомогою своїх переліків-планів, ви неодмінно відчуєте велику віддачу від своєї праці. Власна ваше життя стане підконтрольною вашої волі. Ваше просування вперед знайде природну мотивацію. Ваша думка стане більш цілеспрямованою і творчої; одночасно вас чекають все більш натхненні ідеї щодо того, як прискорити темп вашої роботи.

Користуючись зазначеним методом у своїй роботі, ви знайдете чудове відчуття неухильного просування вперед, що забезпечує вас зарядом енергії, достатнім, щоб ефективно використовувати весь свій робочий день.

Одним з найважливіших правил в справі досягнення високої продуктивності є правило 10/90. Згідно з цим правилом, перші 10 відсотків часу, які витрачаються на завчасне планування і організацію роботи, забезпечують економію не менше 90 відсотків часу на практичне виконання роботи. Вам достатньо одноразово застосувати це правило, щоб переконатися в його істинності.

Завчасно плануючи кожен свій день, ви виявите, що вам простіше як почати рух, так і продовжувати його. Справи йдуть швидше і більш гладко, ніж йшли раніше. Ви відчуваєте себе більш впевнено, і свідомість власної компетенції дає вам задоволення. Згодом ви приходите до висновку, що зупинити васtieможет ніщо.

ЗАЛИШИТИ гидливо, З'ЇЖТЕ жаби!

З сьогоднішнього дня почніть планувати наперед кожен день, тиждень і місяць свого життя. Візьміть блокнот або аркуш паперу і складіть перелік всього, що вам необхідно зробити протягом наступних двадцяти чотирьох годин. Доповнюйте його в міру того, як в голову приходять нові ідеї. Також складіть перелік усіх проектів, великих багатозадачних заходів, здійснення яких має велике значення для вашого майбутнього.

Відсортуйте свої найважливіші цілі, проекти і завдання за ознакою пріоритетності, а потім розмістіть їх в необхідному хронологічному порядку, вказавши, що плануєте здійснити в першу чергу, що в другу, що в третю і т. Д. Взявши кінцеву мету в якості відправної точки, формуйте ланцюг призводять до неї заходів в зворотному порядку.