Заповнюємо довідку 2-ПДФО, враховуючи зміни і виникають складності

Трохи про довідку 2 ПДФО

Форма 2 ПДФО є спільною для всіх роботодавців, так як затверджена нормативними документами і відноситься до однієї з форм бухгалтерської звітності. Це означає, що будь-яка організація, яка використовує працю найманих працівників, повинна подавати таку довідку в податковий орган на кожного співробітника в кінці кожного звітного періоду. Крім того, за заявою співробітника довідка 2 ПДФО може бути видана йому на руки будь-яку кількість разів (це викликано тим, що з плином часу дані, які в ній вказуються, застарівають).

Довідки про доходи в обов'язковому порядку перевіряються під час камеральних перевірок, а якщо роботодавець не надав довідку на свого співробітника, він може бути притягнутий до адміністративної відповідальності.

Кому потрібна довідка 2 ПДФО?

Працівники ж можуть надавати свою довідку за місцем вимоги, наприклад, при отриманні кредиту або оформленні іпотеки. У цьому випадку співробітник звертається до роботодавця і отримує довідку. Варто зазначити, що роботодавець, незалежно від того, чи є він юридичною особою чи індивідуальним підприємцем, не може відмовити своєму працівникові в одержанні довідки про доходи. Довідка видається за заявою працівника, яке пишеться в довільній формі, без вказівки причини отримання довідки.

Як видається довідка 2 ПДФО?

Довідку про доходи фізичної особи може видати тільки той роботодавець, з яким працівник перебуває в офіційних трудових відносинах. Це означає, що у працівника повинен бути укладений з роботодавцем трудовий договір.

Порядок видачі довідки роботодавцем закон не регламентує, але згідно з чинними нормативними актами довідка повинна бути видана в триденний термін з моменту звернення працівника з заявою. В іншому випадку працівник може звернутися зі скаргою на роботодавця в прокуратуру, трудову інспекцію або суд.

Нововведення в бланку довідки 2 ПДФО

Раніше довідку про доходи підписував керівник установи (або індивідуальний підприємець) і головний бухгалтер, але зараз для підпису призначена тільки одна графа, яка називається «податковий агент», так що довідку може підписати як керівник, так і будь-яка уповноважена ним особа.

Є зміна і в розділі 5, який тепер називається «Загальні суми доходу та податку за підсумками податкового періоду за ставкою ___%».

Крім того, затверджено порядок заповнення довідки з ознакою 2 (повідомлення відомостей про неможливість утримати ПДФО). Це означає, що додані нові коди доходів і відрахувань.

Як заповнювати довідку 2 ПДФО?

Оскільки довідка про доходи є частиною податкової звітності, на неї поширюються вимоги щодо заповнення бухгалтерських документів і податкових декларацій. Тут варто врахувати, що навіть якщо працівники отримали в звітному періоді доходи, які оподатковуються за різними ставками, то знайти відображення вони повинні все одно в одному документі. При цьому розділи 3 і 5 потрібно буде заповнити за кожною ставкою окремо. Крім того, всі суми вказуються в рублях і копійках через десяткову точку (виняток - сума податку, яка обчислюється і вказується в повних рублях, а п'ятдесят копійок округлюються до повного рубля).

Тема довідки 2 ПДФО

в поле «за 20__ рік» вказується календарний рік, за який складається документ;

в поле «№ ____» вказується порядковий номер довідки в звітному податковому періоді, який присвоює документу податковий агент (роботодавець);

в поле «ознака» - проставляється цифра 1 або 2, залежно від того, відповідно до якого пунктом НК надається документ (1 - якщо довідка видається відповідно до пункту 2 статті 230 Податкового кодексу Укаїни (далі - Кодекс), і цифра 2 - якщо довідка видається відповідно до пункту 5 статті 226 Кодексу);

в поле «в ИФНС (код)» - вказується чотиризначний код податкового органу

Розділ 1 «Дані про податковий агента»

У пункті 1.1 для податкових агентів - організацій вказується ідентифікаційний номер платника податків (ІПН) і код постановки на облік (КПП), а для податкових агентів - фізичних осіб (ІП) вказується тільки ІПН. Якщо відомості про доходи заповнюються роботодавцем на фізичних осіб, які отримують доходи від відокремленого підрозділу, після ІПН слід вказати КПП за місцем знаходження відокремленого підрозділу.

У пункті 1.2 «Найменування організації / Прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи» вказується скорочене або повне найменування роботодавця відповідно до установчих документів. Змістовна частина найменування / абревіатура при цьому розташовується на початку рядка. Відносно фізичної особи - ІП, який є податковим агентом, слід вказувати ПІБ повністю і без скорочень, відповідно до документа, що посвідчує особу (якщо прізвище ІП подвійна, вона пишеться через дефіс);

У пункті 1.3 «Код Окатий» вказується код адміністративно-територіального утворення, на території якого знаходиться організація або відокремлений підрозділ організації. Якщо протягом календарного року працівник, на якого заповнюється довідка, отримував доходи в декількох відокремлених підрозділах, які знаходяться в різних адміністративно-територіальних утвореннях (переводився з одного підрозділу в інший), то про його доходи слід заповнити кілька довідок (за кількістю адміністративно-територіальних утворень, в яких знаходяться місця його роботи). Інформацію про код Окатий можна також отримати в податковому органі за місцем постановки на облік або знайти в Довіднику. Для фізичної особи (ІП), яке визнається податковим агентом, вказується код Окатий за його місцем проживання.

Розділ 2 «Дані про фізичну особу - одержувача доходу»

У пункті 2.1 «ІПН» вказується ідентифікаційний номер платника податків - згідно Свідоцтва ІПН. При відсутності у платника податків ІПН даний пункт не заповнюється.

У пункті 2.2 «Прізвище, ім'я, по батькові» вказується прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи - платника податків, без скорочень, відповідно до документа, що посвідчує особу. При оформленні довідки для іноземних громадян допускається заповнення цього пункту латинськими буквами, а також відсутність по батькові.

У пункті 2.4 «Дата народження» вказується дата народження (число, місяць, рік) арабськими цифрами у форматі: 01.06.1968, де 01 - число, 06 - місяць, 1968 - рік народження.

У пункті 2.5 «Громадянство» вказується числовий код країни (згідно Загальноукраїнського класифікатора країн світу), громадянином якої є платник податків. При відсутності у платника податків громадянства, в поле «Код країни» вказується код країни, що видала документ, що засвідчує його особу.

У пункті 2.6 «Код документа, що посвідчує особу» вказується код (за Довідником «Коди документів»).

У пункті 2.7 «Серія та номер документа» вказуються реквізити документа, що посвідчує особу: серія та номер паспорта, при цьому знак «№» непроставляється.

Розділ 3 «Доходи, що оподатковуються за ставкою __%»

У заголовку розділу 3 слід вказати ту ставку податку, щодо якої заповнюється розділ (13%, 30%, 9%, 15%, 35%). Якщо роботодавець виплачував працівникові - фізичній особі доходи, що оподатковуються за різними ставками, розділи 3 - 5 заповнюються для кожної з ставок податку.

У графі «Місяць» у хронологічному порядку потрібно вказати порядковий номер місяця податкового періоду, який відповідає даті фактичного отримання доходу.

У графі «Код доходу» вказуються коди доходів (їх потрібно вибрати з Довідника).

У графі «Сума доходу" відображається вся сума доходу (без урахування податкових відрахувань) по конкретному коду доходу. Навпаки тих видів доходів, щодо яких передбачені професійні податкові відрахування або які обкладаються податком не в повному розмірі, вказується код відповідного вирахування (його потрібно вибрати з Довідника).

У пункті 4.1 «Суми наданих платнику податків податкових вирахувань» вказуються суми фактично наданих працівникові стандартних податкових вирахувань.

У графі «Код вирахування» пункту 4.1 слід вказати код вирахування (його вибирають з Довідника). У графу «Сума вирахування» вносяться суми відрахувань, які відносяться до зазначеного коду. Кожен відрахування заноситься в окремий рядок.

У пунктах 4.2 та 4.3 слід вказати номер і дату повідомлення ФНС, яке підтверджує схвалене податковим органом право працівника на майнове податкове вирахування.

У пункті 4.4 «Код податкового органу, що видав повідомлення» вказується код податкового органу ФНС, який видав повідомлення.

Розділ 5 «Загальні суми доходу та податку за підсумками податкового періоду за ставкою __%» (тут відображаються загальні суми доходу та податку на доходи фізичних осіб за підсумками податкового періоду за ставкою, зазначеною в заголовку розділу 5). Розділ 5 формується окремо за кожною ставкою податку, відображеної в документі, при цьому поля «Загальна сума доходу», «Податкова база» і «Сума податку обчислена» заповнюються автоматично, згідно введеним раніше даними і з округленням сум.

У пункті 5.1 «Загальна сума доходу" зазначається загальна сума доходу за наслідками податкового періоду (без урахування податкових відрахувань).

У пункті 5.2 «Податкова база» вказується податкова база, з якої обчислено податок. Це означає, що тут вказується загальна сума всіх доходів.

У пункті 5.3 «Сума податку обчислена» вказується загальна сума податку, обчисленого за ставкою, зазначеною в розділі 3 (при заповненні документа з ознакою 2 в пункті 5.3 слід вказувати загальну суму податку, обчислену, але не утриману).

У пункті 5.4 «Сума податку утримана» повинна бути вказана загальна сума утриманого податку (якщо документ з ознакою 2 пункт 5.4 не заповнюється).

У пункті 5.5 «Сума податку перерахована» вказується сума податку, що перерахована за податковий період (якщо документ з ознакою 2 пункт 5.5 не заповнюється).

У пункті 5.6 «Сума податку, зайво утримана податковим агентом» вказується сума податку, яка була надмірно утримана роботодавцем (для документа з ознакою 2 пункт 5.6 не заповнюється).

У пункті 5.7 «Сума податку, не утримана податковим агентом» вказується обчислена сума податку, яку роботодавець не втримав в звітному податковому періоді.

коригування довідки

На практиці нерідкі випадки, коли в довідках виявляються неточності. Це може бути як при податковій перевірці, так і при проведенні внутрішніх ревізій на підприємстві. Розбіжності можливі у тому випадку, якщо суми, які вказані в довідці, пішли не на ті КБК, а реквізити були перевірені ще раз. Як бути, якщо дані довідки не точні? Як заповнити 2 ПДФО? Потрібно зробити її коригування, і надати в податковий орган уточнений варіант документа.

важливі моменти

Надміру сплачений, але не утриманий податок, в довідці не заявляється. Якщо з працівника утримана одна сума, а в бюджет перераховано велика, то це відноситься до технічної помилку. Показувати її в довідці не потрібно але тієї причини, що податківці не вважають це податком і не дозволяють направляти ці суми в рахунок майбутніх платежів ПДФО.
Утриманий понад покладений податок, вказується в довідці, якщо його ще не повернули працівникові. Буває, що в кінці року при власній перевірці, бухгалтерія організації виявляє, що з кого-то зі співробітників був утриманий більший податок, ніж слід було. Переплата повинна бути повернута працівнику, так як залік в рахунок майбутніх відрахувань в даному випадку неможливий. Повернення повинен бути зроблений протягом трьох місяців. Спочатку працівникові повідомляють про помилку (протягом десяти днів), потім він пише заяву з проханням повернути кошти, а потім гроші повинні бути повернуті в безготівковій формі на рахунок працівника.
Коли в довіднику немає потрібного коду, на який можуть бути віднесені доходи, які вказуються в розділі 3, їх слід віднести на інші доходи і позначити кодом «4800».
Якщо у працівника є доходи, повністю не обкладаються податком, вони в довідку не вносяться. До таких доходів відносяться вихідні та дитячі посібники. Є також доходи, які частково оподатковуються і вносяться в довідку як оподатковувані доходи. Це матеріальна допомога або подарунки, але якщо вони не перевищують ліміти (тобто суму до 4 000 рублів) вони також не обкладаються податком, а в довідці вказується потрібний код вирахування, який був застосований, і сума.
Стандартні податкові відрахування на дітей варто відобразити в особливому розділі довідки - 4.1. Але, варто пам'ятати, що такі відрахування робляться тільки в тому випадку, якщо працівник своєчасно подає заяву на відрахування і надає необхідні документи. Оформлення податкових відрахувань на дітей заднім числом не проводиться.
Податкові відрахування по купленому житлу проводиться лише за погодженням із ФНС. Щоб його отримати, потрібно щоб працівник надав до бухгалтерії організації повідомлення з ФНС, виписане на конкретного роботодавця, який і повинен надати працівникові податкове вирахування. Реквізити повідомлення при цьому слід вказувати в розділах довідки 4.2, 4.3, 4.4.
Підпис представника податкового агента не повинна бути прихована печаткою, якщо податковий агент - юридична особа, то підписує довідку уповноважена особа повинна вказати свою посаду, прізвище та ініціали, а індивідуальний підприємець, який видає таку довідку своєму найманому працівнику, - тільки прізвище та ініціали.
Якщо індивідуальний підприємець вирішить отримати кредит, як фізична особа і його попросять надати довідку 2 ПДФО для ІП, то її може замінити виписка з Книги доходів і витрат.
Якщо довідка не поміщається на одній сторінці, заповнюються кілька сторінок, із зазначенням номера сторінки, а поле «Податковий агент» має бути на кожній сторінці.

Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:

+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Це швидко і безкоштовно!