Заповнення журналу касира-операціоніста
Відповідно до законодавства України кожне підприємство, незалежно від форми власності, або фізична особа, що займається індивідуальною підприємницькою діяльністю, проводять розрахунки з клієнтами готівкою, зобов'язані мати касу і проводити облік операцій з нею в установленому порядку.
Всі розрахунки між такими організаціями і населенням належить здійснювати з використанням контрольно-касових машин (ΚΚΜ) з обов'язковою видачею паперового чека, в якому вказується сума грошової операції і її призначення.
При державної реєстрації цих підприємств в податковій інспекції проводиться і оформлення реєстрації ΚΚΜ на підставі:
- заяви;
- свідоцтва про реєстрацію підприємства;
- договору оренди торгового приміщення або документа на право володіння ним;
- паспорта касового апарату;
- договору з центром техобслуговування;
- голограми сервісного обслуговування.
Модель касового апарату повинна бути дозволена до використання податковими органами і перебувати в Держреєстрі ΚΚΜ. Під час реєстрації касової машини проводиться також і реєстрація форми ΚΜ-4 - «Журналу касира-операціоніста». При наявності декількох ΚΚΜ, на кожен з них заводиться свій журнал. Під час роботи підприємства вони повинні знаходитися в торговому залі, поруч з ΚΚΜ.
Що це таке?
У цих записах повинно враховуватися рух готівки в операційних касах підприємства, в кінці робочого дня реєстроване для кожної з них в Журналі касира-операціоніста, записи в якому веде відповідальний за це касир. Вони повинні здійснюватися чорнилом або пастою синього кольору. Кожна з них повинна завірятися підписами касира, старшого касира і керівника підприємства.
На обкладинці журналу повинні бути вказані:
- реквізити підприємства або індивідуального підприємця;
- коди ΟΚΠΟ, ΟΚУД;
- дані ΚΚΜ;
- дата відкриття журналу;
- відомості про відповідальне за його ведення.
Журнал обліку руху трудових книжок завантажити зразок, ви можете тут.
Журнал повинен бути прошитий, мати посторінкову нумерацію, підписи головбуха, керівника підприємства, представника податкової інспекції та скріплений печаткою підприємства. На останній сторінці повинно бути зафіксовано загальне кількості аркушів.
Для чого необхідний документ?
У Журналі касира-операціоніста реєструється проходження через касовий апарат підприємства готівки. Це необхідно для обліку виручки організації при веденні фінансової і податкової звітності, повинно відповідати приходу і витраті готівкових коштів, що обліковуються потім в головній касовій книзі та інших документах. При будь-якої перевірки підприємства податковими органами в першу чергу вилучається і перевіряється касова документація.
Тому ведення цього журналу - відповідальна і важлива складова в господарської та фінансової діяльності організації, що вимагає акуратності і ретельності. Часто виникає питання: чи потрібно підприємцю вести такий журнал і хто повинен це робити за відсутності спеціально призначеного касира? Відповідь одна - закон не розділяє обліку касових операцій з готівкою в залежності від форми власності підприємства.
Таким чином, обов'язок ведення такого журналу поширюється і на індивідуальних підприємців, а якщо немає виділеного для цієї особи, займатися їм повинен сам керівник підприємства.
Як заповнити?
Кожне зняття Ζ-звіту касового апарату повинно відображатися відповідним записом у журналі, тому при роботі в кілька змін, за час одного робочого дня в ньому має з'явитися стільки ж відповідних рядків.
Починаючи робочу зміну, касир, що приймає касу, повинен зафіксувати це в перших трьох графах лівої сторінки розвороту журналу. У четвертому стовпці записується номер лічильника в кінці попередньої зміни. П'ятий стовпець заповнюється при перереєстрації ΚΚΜ або її здачі в ремонт. Показання підсумовує реєстратора на початку і кінці зміни записуються в шостому і дев'ятому шпальтах, а в сьомому-восьмому ці дані скріплюються відповідними підписами.
Загальний підсумок змінною виручки заноситься в десятий стовпець - він повинен відповідати різниці дев'ятого і шостого.
Сума готівки, яку касир здає в головну касу після закінчення операційного дня, заноситься в стовпець № 11 на правій сторінці розвороту. Число і сума операцій по кредитних картах вписуються в стовпці 12-13. Грошові кошти при таких видах безготівкових розрахунків також повинні проводитися через операційну касу. Загальний підсумок по касових операціях за день заповнюється в 14-м стовпці. При поверненні грошей покупцям сума його заноситься в 15-й. Вона повинна відповідати загальній сумі повернутих касових чеків і зареєстрована в спеціальних актах повернення. Всі підсумкові операції в кінці робочого дня підтверджуються підписами відповідальних осіб в 16-18-м шпальтах після перевірки даних контрольної стрічки та фактичної суми готівки в касі.
Результат Ζ-звіту на контрольній стрічці касового апарату повинен відповідати залишку грошових коштів в касі, за вирахуванням сплаченої кредитними картами суми, яка надходить безпосередньо на розрахунковий банківський рахунок підприємства. При будь-якому розбіжності записів причини цього повинні побут з'ясовані і зафіксовані у відповідних касових документах.
Підсумки касового дня оформляються касиром в підсумковій довідці-звіті, яку він здає разом з готівкою старшому касиру або керівнику підприємства.
Як замінити журнал?
Записи в новому журналі починаються в послідовному за часом порядку, що продовжує старий. Також всі суми залишків зі старого примірника переходять в новий. Поміняти документ при бажанні можна після закінчення календарного року, хоча це і не є обов'язковим.
Термін зберігання журналу касира операціоніста разом з іншими бухгалтерськими документами дорівнює 5 років.
Якщо загублений журнал касира операціоніста, то необхідно викликати техніка з сервісного центру, який повинен зняти показання фіскального звіту ΚΚΜ за період дії цього примірника журналу. На підставі заяви про втрату старого і видачі нового журналу, а також даних фіскального звіту, податкова інспекція повинна зареєструвати новий екземпляр журналу. Ця процедура законом ніде не передбачена, тому краще заздалегідь звернутися до податкового інспектора, який курирує підприємство, і уточнити всі деталі.
Як внести виправлення?
Довіреність на право підпису документів, зразок представлений в статті.
Не потрібно боятися робити виправлення, необхідно тільки вчасно їх фіксувати і підтверджувати підписами відповідальних осіб та печаткою. Бували випадки, коли записи в журналі робилися начорно олівцем, щоб потім ручкою їх внести набіло. При раптовій податковій перевірці це кваліфікується як грубе порушення касової дисципліни і несе за собою санкції з боку податкової інспекції.
Ведення фінансової документації підприємства, облік операцій з готівкою вимагають від керівника малого підприємства або від індивідуального підприємця неабиякого терпіння, постійного контролю та акуратності. Ніхто не народився бухгалтером, а якщо є бажання і воля, то навчитися можна всьому. Тим більше що останнім часом і закони повертаються в бік малого бізнесу: з'явилися спрощені схеми бухгалтерського обліку та оподаткування.
Відповідно до останнього Вказівкою ЦБ ΡΦ № 3210-У від 11.03.14 полегшується ведення касових операцій для індивідуальних підприємців. Але ні одна розумна людина не стане сподіватися, що коли-небудь будуть скасовані всі закони. Як говорили древні: «Dura lex, sed lex - Закон суворий, але це закон!»
Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз:
+7 (499) 703-45-38 (Москва)
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)