Запас, який не підведе методика формування незнижуваного запасу - консалтинговий проект - eam
матеріал надав СИДОРОВ Олександр Смелаовіч
1 Внутрішнє протистояння
Завдання формування незнижуваного запасу зумовлена боротьбою зустрічних інтересів ремонтної служби і фінансового менеджменту підприємства. У граничному випадку ремонтна служба прагне до забезпечення 100% і більше запасу запасних частин, матеріалів і устаткування, в той час як фінансовий менеджмент схиляє керівництво до мінімізації запасів.
Строго кажучи, для встановлення лімітів коштів, які можуть бути витрачені для формування незнижуваного запасу, останній з чисто економічної точки зору слід розглядати як інвестиційний проект, спрямований на забезпечення необхідного рівня готовності обладнання, що дозволить виконати задану виробничу програму з дотриманням умов безпечної експлуатації обладнання. Однак у зв'язку з тим, що структура і обсяги незнижуваного запасу можуть значно варіюватися в межах обґрунтованого фінансування і, мало того, тим самим значно впливати на досягнення цільової функції, це завдання виходить за рамки тільки економіки.
Таким чином домовимося, що, пам'ятаючи про фінансові обмеження, нижче будуть розглянуті організаційні заходи, спрямовані на формування незнижуваного запасу запасних частин, матеріалів та обладнання. При необхідності наведена методика може бути итеративно використана по відношенню до раніше сформованої вибірці для досягнення відповідності необхідних витрат встановленими лімітами.
2 Мухи окремо, варення окремо
Незважаючи на широке застосування, термін «незнижуваний запас» не завжди трактується однаково. У нашому випадку під незнижуваним запасом будемо розуміти резерв запасних частин, матеріалів і устаткування, призначений для оперативного відновлення працездатності обладнання в умовах неможливості своєчасного задоволення потреб ремонтної служби у відповідних матеріально-технічних цінностях в штатному порядку.
За характером ситуацій, що призводять до використання, незнижуваний запас включає:
- оперативний запас. який витрачається в разі відсутності необхідних матеріально-технічних цінностей при проведенні планового технічного обслуговування і ремонтів (наприклад, в результаті зриву термінів виготовлення або поставки запасних частин, матеріалів, обладнання);
- аварійний запас. який витрачається в разі необхідності проведення позапланових (аварійних) ремонтів (при відсутності інших джерел своєчасного матеріально-технічного забезпечення).
При формуванні оперативного запасу визначальною є частота заміни вироби. Для аварійного запасу більш істотне значення має ступінь відповідальності устаткування, функціонування якого забезпечується виробом. Це обумовлює необхідність застосування різних підходів при формуванні номенклатури виробів, що підлягають включенню в незнижуваний запас.
Кількість виробів по кожній позиції, що включається в незнижуваний запас, в найбільшою мірою детермінується тривалістю періоду задоволення потреби у виробі (від моменту замовлення до поставки на склад замовника).
Слід уточнити, що тут не розглядаються питання формування незнижуваного запасу по виробах, що підлягають примусовим замін, обумовленим підвищеними вимогами до безпеки експлуатації обладнання, що регламентується відповідними нормативними актами.
3 Оперативний запас: спрощуючи складне
Як уже було відзначено вище визначальною при формуванні оперативного запасу є частота заміни вироби. Остання являє собою середню кількість однотипних виробів, заміна яких виконується в одиницю часу (рік, квартал, місяць). Ця інформація може бути отримана як шляхом безпосереднього обліку, так і побічно, наприклад, на підставі даних про списання товарно-матеріальних цінностей зі складів ремонтної служби або про їх придбання комерційними службами за репрезентативний період.
Коротко про репрезентативному періоді. Репрезентативний - значить представницький, а не великий. Інформації властиво застарівати, тому надмірно роздута вибірка не тільки не підвищить достовірність розрахунків, але і введе в оману, оскільки може містити дані про товарно-матеріальних цінностях, що використовувалися раніше для обладнання, яке за станом на нинішній момент вже виведено з експлуатації або про виробах, знятих з виробництва або відповідних застарілими технологіями. З цього нескладно зробити висновок про те, що для кожного підприємства репрезентативним буде період специфічної тривалості, що залежить від швидкості оновлення основних фондів і впровадження інновацій. Чи не впадаючи в крайності і пам'ятаючи про те, що обсяг вибірки підвищує визначеність результатів при усередненні, в загальному випадку в якості репрезентативного можна рекомендувати період тривалістю 3-5 років.
Для кожної позиції репрезентативної вибірки визначається кількість виробів в оперативному запасі за формулою:
де N - частота заміни виробів в одиницю часу; T - тривалість періоду задоволення потреби у виробах в тих же одиницях часу.
Отримане значення V округляється до найближчої бік. При V = 0 фахівцями повинна бути оцінена доцільність включення вироби в оперативний запас. При великих значеннях V слід розробити заходи щодо скорочення періоду задоволення потреби у виробі. Необхідно відзначити, що останнє є одним з найбільш суттєвих важелів скорочення обсягів незнижуваного запасу.
Наостанок дозволю відзначити, що, підходячи строго з позицій логістики, дана задача може вирішуватися із застосуванням методів теорії ймовірності та математичної статистики (на підставі задається рівня ймовірності задоволення потреби ремонтної служби у виробах оперативного запасу), на що вказується в окремих роботах. Однак на увазі великого обсягу даних, що підлягають обробці, бачиться сумнівною доцільність і ефективність застосування цих методів в умовах реального виробництва.
4 Аварійний запас: розділяй і володарюй
На відміну від оперативного формування аварійного запасу є менш формалізованим. Однак існує ряд процедур, пропонованих нижче, які дозволять полегшити процес прийняття рішень.
На першому кроці рекомендується застосування АВС-аналізу, заснованого на широко відомому правилі Парето. АВС-аналіз полягає в класифікації ресурсів (виробів кандидатів в аварійний запас) за ступенем важливості:
Кількість виробів, що включаються в аварійний запас, встановлюється по тій же формулі, що і для оперативного запасу. При цьому для визначення N використовується мінімальний час між двома позаплановими ремонтами, що викликали необхідність заміни вироби. Отримане значення V округляється в більшу сторону. При великих значеннях V доцільно переглянути терміни проведення планових замін вироби.
5 Секрет оптимізації
Чи не применшуючи значущості усього сказаного вище, прийшов час згадати про наявність істотного резерву для оптимізації незнижуваного запасу запасних частин, матеріалів та обладнання. Мова йде про часткову централізації незнижуваного запасу.
Централізація в даному випадку мається на увазі концентрацію управління ресурсами в рамках підрозділу, який здійснює загальну координацію діяльності ремонтної служби (наприклад, Відділу головного механіка).
Оптимізація досягається за рахунок зниження кількості виробів групового призначення. На підставі тих самих вихідних даних кількість виробів, розраховане для групи цехів, завжди менше, ніж загальна кількість виробів, розраховане окремо для кожного цеху, що досягається, головним чином, за рахунок зменшення похибки, обумовленої округленням.
Таким чином, виключно за рахунок організаційних заходів досягається значний ефект економії коштів, пропорційний масштабами підприємства (кількості цехів, в яких створюється незнижуваний запас). Зазначене виразно спостерігалося при оптимізації незнижуваного запасу підшипників кочення на Донецькому металургійному заводі.
З огляду на окремі негативні тенденції, які склалися на ряді підприємств, часткова централізація незнижуваного запасу запасних частин, матеріалів і устаткування також призводить до деяких додаткових позитивних ефектів:
- лобіювати своєчасне наповнення незнижуваного запасу Відділу головного механіка, як підрозділу, що стоїть на чолі ремонтної служби, як правило, простіше, ніж окремо взятим ремонтним службам цехів;
- в разі наявності обмежень Відділ головного механіка розподіляє виділяється фінансування для придбання найбільш актуальних позицій, виходячи з комплексного бачення загальної ситуації на підприємстві.
6 Істотне наостанок
Наостанок кілька рекомендацій, виконання яких забезпечить високий рівень ефективності незнижуваного запасу запасних частин, матеріалів та обладнання.
- Думаєте комплексно. У разі якщо в ході планового або позапланового ремонту здійснюється повузлова заміна виробів, якщо в результаті позаштатної ситуації може знадобитися заміна комплекту виробів, в незнижуваний запас плануйте включення вузла або комплекту. З іншого боку, в ряді випадків з метою оптимізації номенклатури доцільно розглянути можливість зберігання в незнижуваного запасу не самих виробів, а заготовок, які оперативно можуть бути перероблені в ті чи інші необхідні вироби.
- Експерт - остання інстанція. Після складання обов'язково порівняйте перелік незнижуваного запасу з колишнім, оціните зміни і надайте слово фахівцям. Дайте їм можливість внести свої зміни або коригування, оскільки жоден формалізований метод ніколи не досягне рівня охоплення проблеми експертом. Слід пам'ятати, що є інструментарій, а є люди, які приймають рішення і несуть за них відповідальність.
- Як відгукнеться ... Не забувайте про забезпечення необхідних умов зберігання товарно-матеріальних цінностей, включених в незнижуваний запас. Тут справедливо буде нагадати про принципи бережливого виробництва. Недбале ставлення до запасних частин, матеріалів і устаткування, що призвело до неможливості виконання ними передбачених функцій, не тільки негативно позначиться на поточну ситуацію, а й стратегічно підірве в очах керівництва підприємства репутацію незнижуваного запасу як важливого важеля зниження тривалості простоїв обладнання.
- Незнижуваний - значить, наповнюється. Якими б точними методами не були встановлені номенклатура і обсяг незнижуваного запасу, без наявності відповідних виробів на складах ремонтної служби говорити про ефективність рівносильно лукавством. Вимагайте і обгрунтовуйте, обгрунтовуйте і вимагайте! Незнижуваний запас - настільки ж необхідний елемент системи технічного обслуговування і ремонтів обладнання як медична аптечка в салоні автомобіля.
- Кайдзен. Принцип безперервного поліпшення, широко використовуваний японцями як на виробництві, так і в житті в рівній мірі може бути застосований і щодо незнижуваного запасу. Оптимізація та уточнення, актуалізація при введенні і виведенні обладнання з експлуатації - та практика, яка забезпечить високу ефективність незнижуваного запасу запасних частин, матеріалів та обладнання.