Службове лист (зразок)

Службовий лист - це документ, який є невід'ємною частиною ділового спілкування. Найчастіше він передається за допомогою поштового зв'язку і служить особливим способом обміну інформацією.

Основні поняття

Ділове листування потрібна для вирішення різних господарських або виробничих питань. З її допомогою підприємства і організації здійснюють зв'язок із зовнішнім оточенням: партнерами, клієнтами або державними структурами. Зазвичай для цього використовується службовий лист.

Саме так узагальнено називається письмовий документ, який може бути:

Види ділових листів

Залежно від тієї інформації, яку містить в собі службовий лист, воно може бути:

Метою цих документів є підтримка зв'язків між організаціями або його структурними підрозділами.

Складання претензійного листа

У питаннях співпраці часом виникають ситуації, коли одна зі сторін по тим чи іншим причинам не виконує взяті на себе зобов'язання. У цьому випадку партнер спочатку направляє своєму контрагенту лист. У ньому він, як правило, викладає свої пропозиції щодо усунення порушення його законних прав. Це і є службовий лист. Зразок такого документа можна скласти довільно. При цьому необхідно врахувати наступні моменти:

Стиль листа повинен бути офіційно-діловим з установкою на партнерство.
Суть претензії повинна бути виражена гранично чітко.
Під час викладу інформації потрібно переконливо оперувати конкретними фактами.

У претензійній листі обов'язково повинні міститися:

Особливу увагу потрібно звернути на те, як складено службовий лист. Зразок необхідно розробити так, щоб порушник не сприймав його як загрозу. Необхідно пам'ятати, що це всього лише нагадування з вимогою дотримання законності.

Правила оформлення

Особливу увагу необхідно звертати на оформлення службових листів. Правда, законом не передбачено для цього якихось строгих норм і правил.

Незважаючи на це, при складанні подібних документів необхідно враховувати такі обов'язкові моменти:

1. Будь-яке службовий лист має бути складено на бланку. Він розробляється заздалегідь фахівцями з діловодства і затверджується наказом керівника підприємства.

2. Документ повинен містити певні реквізити:

2.1. Інформація про одержувача і відправника.

2.2. Вихідний номер і дата цього листа. Це потрібно для реєстрації.

2.5. Відомості про наявність будь-яких додатків із зазначенням їх найменувань і номерів.

2.6. Інформація про особу, яка підписала цей документ (посада і П.І.Б.).

3. У листі повинен розглядатися тільки одне питання. Наявність кількох тем ускладнить вибір виконавця.

4. Інформацію необхідно викладати гранично коротко, але зрозуміло. Бажано, щоб текст займав не більше двох сторінок.

5. Правильно вказувати реквізити отримувача. У разі якщо мова йде про організацію, необхідно дотримуватися такої послідовності:

5.1. Назва фірми (в називному відмінку).

5.2. Структурний підрозділ (при необхідності).

5.4. Його ініціали.

Якщо врахувати всі ці моменти, то оформлення службових листів, в принципі, не складе особливих труднощів.

порядок викладу

Щоб документ був правильно складений, необхідно врахувати певну черговість викладу в ньому інформації. Для прикладу можна розглянути варіант, як написати службовий лист-відповідь. Для початку необхідно запам'ятати, що, за правилами етикету, реагувати на інформацію треба протягом доби з моменту її отримання. Якщо ж мова йде про електронний повідомленні, то оптимальний час складе не більше двох годин. У разі, коли дотримуватися такого правила не представляється можливим, краще направити партнеру відповідне повідомлення.

Сам лист, по суті, буде складатися з двох частин:

Вступна. Відправник викладає тему, причину і підстави його написання. Тут можна послатися на нормативні акти, які за законом є підставою для надання відповіді. Крім того, варто звернути увагу на деякі моменти, що стосуються даної ситуації. Вони допоможуть розкрити суть питання.
Основна. Ця частина направлена на роз'яснення і переконання. Текст повинен бути чітким, ясним і лаконічним, а викладені факти - перевіреними і об'єктивними. При необхідності їх можна підтвердити реальними цифрами.

Порядок дій

Складання службових листів входить в обов'язки діловодів, секретарів або інших співробітників, на яких покладено ці обов'язки. Беручись за роботу, вони повинні дотримуватися в своїх діях певної послідовності. Процес складання такого документа зазвичай проходить наступні етапи:

Ретельне вивчення обставин даного питання. Необхідно повністю володіти ситуацією, щоб правильно оцінити можливі шляхи її вирішення.
Складання проекту листа. Тут необхідно врахувати всі викладені вище вимоги.
Узгодження підготовленого тексту. Іноді його доводиться редагувати з урахуванням зауважень керівника. Він може внести якісь уточнення або роз'яснення по темі.
Затвердження його керівником.
Остаточне оформлення і підписання документа.
Реєстрація листи.
Відправка кореспонденції одержувачу.

обов'язковий регламент

Щоб оформити службовий лист, необхідно врахувати, що перша його сторінка обов'язково друкується на спеціальному бланку. Для інших можна використовувати звичайні чисті аркуші формату А4. Тут потрібно пам'ятати, що саме текстове поле має свої межі: верхнє і нижнє становлять 2 сантиметри, ліве - 3,5 см, праве - 1 сантиметр. Не варто порушувати стандартні розміри, щоб вмістити інформацію на одному аркуші. Краще дотриматися всіх норм і просто додати додаткову сторінку.

Набирати текст треба також за всіма правилами:

1. Для друкування слід використовувати стандартний шрифт Times New Roman. Інші варіанти краще не застосовувати.

2. Розміри шрифту теж регламентовані:

для основного тексту - 14;
розстановка сторінок і відмітка про виконання - 12.

3. Розміщення реквізитів теж проводиться відповідно до правил:

інтервал між рядками - 1;
вирівнювання тексту проводиться «по ширині»;
переноси розставляються автоматично;
відстань від реєстраційного номера до заголовка становить 2 міжрядкових інтервалу, а від нього до основного тексту - 3.

Дотримання цих норм є обов'язковим для правильного оформлення листів відповідного призначення.

Розташування реквізитів

Уніфікувати сам процес оформлення службових (ділових) листів.
Мати можливість заздалегідь централізовано заготовити стандартні бланки, зменшуючи при цьому необхідність виконувати частину роботи вручну.
Полегшити і скоротити за часом візуальний пошук інформації.
Розширити можливості обробки листів за допомогою обчислювальної та іншої техніки.

Так, для звичайного ділового листа використовується 30 стандартних реквізитів, які розташовані в одинадцяти обов'язкових зонах:

Розміщення інформації в певних секторах дає можливість фахівцям краще орієнтуватися в документі, а звичайним користувачам полегшує процес його складання.

Основні вимоги

Деякі керівники помилково вважають, що ділове листування можна вести довільно, не дотримуючись жодних норм і правил. Але фахівці, які несуть за це відповідальність, повинні знати основні вимоги до службових листів:

Виконання цих вимог на практиці допомагає правильно вести документообіг на підприємстві.