Зайво перераховані відпускні - як утримати виплачені, зразок наказу в 2019 році
Сьогодні офіційно працевлаштованих працівників держава підтримує різними доступними способами. Один з них - виплата відпускних.
Роботодавець зобов'язаний надавати своїм працівникам 28 днів в році для відпустки, причому за цей період в обов'язковому порядку виплачується середня заробітна плата.
Необхідно в обов'язковому порядку дотримуватися процедури виплати та нарахування відпускних, компенсації, так як в противному випадку трудова інспекція може притягнути до відповідальності, накласти штраф і нарахувати пені.
Також не варто здійснювати зайві виплати, так як згодом стягнути кошти з працівників буде вкрай проблематично, а в деяких випадках просто неможливо.
Сьогодні однією з найбільш частих помилок є переплата відпускних при звільненні. У такому випадку роботодавець має право стягнути кошти зі свого колишнього працівника тільки в досить обмеженій кількості випадків.
Для цього повинен в обов'язковому порядку збігтися цілий ряд факторів. Найчастіше подібного роду помилки пов'язані з банальної недосвідченістю бухгалтерів і кадрових працівників, які здійснюють розрахунок.
Так як ймовірність помилки завжди зберігається, найкраще заздалегідь ознайомитися зі способами вирішення подібного роду ситуацій.
Також бажано розкрити наступні питання:
- основні поняття;
- порядок оформлення звільнення;
- законні підстави.
Причому ознайомитися з ними слід не тільки здійснює звільнення і розрахунок роботодавцю, але також самому працівнику.
Це дозволить уникнути виникнення різних конфліктних і спірних ситуацій, а також дасть можливість проконтролювати саму процедуру розрахунку / нарахування відпускних працівнику.
Основні поняття
Щоб без будь-яких ускладнень розібратися з чинним законодавством, що зачіпають дане питання, необхідно знати значення основних понять.
До них можна віднести наступне:
Причому порядок розрахунку обов'язковий і єдиний для всіх роботодавців і працівників. Але в той же час є безліч різних чинників, що впливають на сам процес розрахунку і використовувані змінні.
Наприклад, коли здійснюється звільнення, відпускні розраховуються із застосуванням форми Т-61.
Компенсація - виплата відпускних у разі, коли співробітник з якоїсь причини не встиг «відгуляти» відпустку за відпрацьований в організації час.
Наприклад, якщо працівник виконував свої обов'язки протягом останніх 10 місяців, але у відпустці ще не був і звільняється - все відпускні за відпрацьований період в обов'язковому порядку встановленим чином повинні бути оформлені і перераховані співробітнику.
Утримання надміру виплачених відпускних при звільненні - це процедура, яка представляє собою віднімання деякої суми грошей з розрахункових виплат працівникові при звільненні.
Подібного роду процедура може знадобитися в наступних випадках:
- якщо бухгалтер по помилки нарахував велику, ніж належить, суму;
- якщо працівникові раніше надавався відпустку авансом.
При цьому сам працівник повинен бути в обов'язковому порядку повідомлений про дану операцію. Під терміном «звільнення» мається на увазі припинення трудових взаємин між працівником і його роботодавцем.
Синонімом даного терміну є «розірвання трудового договору».
Порядок оформлення звільнення
Сама процедура звільнення може бути реалізована двома способами:
- за власним бажанням;
- з ініціативи роботодавця.
Другий спосіб застосовується вкрай рідко, і реалізувати його можливо тільки при наявності досить серйозних підстав (прогул, вживання алкоголю і інше).
Саме тому навіть в складних ситуаціях роботодавець пропонує скористатися можливістю звільнитися за власним бажанням.
Дана процедура реалізується в такий спосіб:
Працівник пише заяву на звільнення
вказується дата;
позначається підставу
Заява передається в кадрову службу, де формується відповідний наказ на звільнення
За формою Т-4 - вона застосовується найчастіше
Працівник під розпис в обов'язковому порядку ознайомлюється з текстом наказу
Причому необхідно пам'ятати, що якщо роботодавець по якихось причин не втримав з працівника належну за законом суму, то в подальшому зробити це буде вже неможливо.
Даний момент максимально точно відбивається в ч.4 ст.№137 ТК РФ. Згідно з цим положенням стягнення можливо здійснити тільки в обмежених випадках.
Необхідно пам'ятати про неможливість утримання коштів із вже виплаченої компенсації. При цьому перелік ситуацій, коли утримання можливо ще до стадії розрахунку обов'язкових до виплати коштів, також обмежений.
Саме тому, з метою уникнення можливих різного роду неприємних ситуацій, необхідно в обов'язковому порядку розібратися з наступними важливими питаннями:
- причини виникнення;
- формування наказу про утримання відпускних;
- відображення в бухгалтерському обліку - проводки;
- при звільненні за скороченням.
Причини виникнення
Всі причини, коли стає можливим здійснювати утримання надміру виплачених коштів, позначаються в чинному законодавстві.
Якщо ж утримання було здійснено з якоїсь іншої причини, то працівникові необхідно в обов'язковому порядку звернутися до відповідних органів.
Даний момент відображений досить докладно Трудовому кодексі РФ:
Якщо був виплачений аванс
Який на момент звільнення ще з якоїсь причини не був відпрацьований
Якщо необхідно погасити заборгованість по невитрачених і своєчасно неповерненого авансу
Який був нарахований для поїздки в службове відрядження
Якщо в процесі розрахунку була допущена яка-небудь серйозна помилка
Або спеціальна інспекція визнала факт порушення працівником норм праці (ч.3 ст.№155 ТК Україна)
Але слід пам'ятати, що утримання в непозначених в законодавстві випадках, без будь-яких підстав, суворо карається.
На допускає подібні дії роботодавця може бути накладено серйозні дисциплінарні санкції аж до штрафів, нарахування пені.
Якщо помилка в розрахунках або ж інша причина, яка є достатньою для утримання, виявлена вже після виплати розрахункових, то стягнути кошти з працівника можна буде тільки двома шляхами:
- якщо він добровільно погодиться повернути надлишки;
- шляхом подачі заяви до суду.
Формування наказу про утримання відпускних
Щоб здійснити утримання відпускних, необхідно буде в обов'язковому порядку сформувати спеціальний документ.
Але при цьому необхідно пам'ятати про дотримання великої кількості самих різних нюансів. До них можна віднести наступне:
- необхідно максимально чітко і ясно позначити в тілі документа причину здійснення утримання;
- згоду на здійснення процедури утримання просто не потрібно - тому наявність позначки про ознайомлення з ним працівником не потрібно;
- потрібно позначити характер утримуваної суми;
- згідно ст.№138 ТК Україна величина відрахувань не може перевищувати 20% від щомісяця виплачуваної заробітної плати;
- величина утримання визначається стандартним методом розрахунку, які можуть застосовуватися для обчислення відпускних.
Слід пам'ятати, що якщо необхідно буде здійснити утримання величиною більше 20% від заробітної плати, то необхідно буде в обов'язковому порядку отримати на це письмову згоду співробітника.
В іншому випадку він буде мати право звернутися до суду і швидше за все роботодавець буде визнаний винним. Наказ повинен включати в себе наступне:
- повне найменування організації-роботодавця;
- порядковий номер;
- місце складання і дату;
- найменування;
- коротко, але точно і повно сформульовану причину утримання, її величину;
- посилання на чинне законодавство;
- найменування посади, П.І.Б. і підпис відповідальної особи;
- дату підписання.
Відображення в бухгалтерському обліку
При відображенні в бухгалтерському обліку необхідно здійснювати внесення коригувальних записів - на підставі листа Мінфіну України №07-05-13 / 10 від 20.10.04 р.
Відображення здійснюється наступним чином. Якщо нарахування зроблено за рахунок резерву:
При звільненні за скороченням
Якщо звільнення здійснюється через ліквідацію організації / скорочення, то грошова компенсація покладається за відпустку в повному розмірі виплачується всім працівникам, які до моменту звільнення відпрацювали більше 5.5 місяців.
Саме з урахуванням цього факту необхідно здійснювати перерахунок і утримання. Даний момент відбивається в п.28 Правил НКТ СРСР 30.04.30 р
Даного документа сьогодні більше 70 років, але окремі його положення застосовуються до цих пір. Але лише в частині, що не суперечить чинному на території України законодавством.
Як написати заяву на відгул в рахунок відпустки, дивіться тут.
Сьогодні утримання зайво нарахованих відпускних або ж компенсацій здійснюється тільки в окремих, позначених законодавством випадках.
Саме тому перед реалізацією даної процедури необхідно в обов'язковому порядку ознайомитися з відповідними законодавчими актами.
Це дозволить уникнути допущення помилок і виникнення різних конфліктних / спірних ситуацій між працівником і роботодавцем.