Загальні відомості про microsoft access
MS Access входить до складу загальновизнаного лідера в області офісного ПЗ - пакета Microsoft Office.
MS Access - це система управління реляційними (представленими у вигляді двомірних таблиць) базами даних.
Засобами MS Access ви проводите такі операції:
1. Проектування базових об'єктів інформаційних систем - двовимірних таблиць, з різними типами даних.
2. Встановлення зв'язків між таблицями.
4. Створення, модифікація і використання похідних об'єктів інформаційних систем - форм, запитів і звітів.
Запустіть Access через головне меню Windows.
Після запуску Access ви побачите вікно діалогу, представлене на рис. 1. Ви зможете створити порожню базу даних, скористатися майстром або ж відкрити раніше створену базу.
Вікно Access, як і будь-яке вікно Windows, має заголовок, рядок меню, панель інструментів і рядок стану.
Мал. 1. Вікно, що з'являється при запуску
СТВОРЕННЯ СТРУКТУРИ БАЗИ ДАНИХ, ВВЕДЕННЯ І РЕДАГУВАННЯ ДАНИХ
- Формування структури таблиці
- Введення і редагування даних в режимі таблиці
- Розробка однотаблічних призначених для користувача форм
ФОРМУВАННЯ СТРУКТУРИ ТАБЛИЦІ
База даних в Access являє собою єдиний великий об'єкт, який об'єднує такі складові, як таблиці, звіти, запити, форми і т.д. і дозволяє зберігати їх в єдиному файлі.
Основними структурним компонентом бази даних є таблиця. Кожна таблиця містить записи певного виду, наприклад про студентів, які навчаються у вищому навчальному закладі.
Кожен запис таблиці містить всю необхідну інформацію про окремий елемент бази даних. Наприклад, запис про студента може містити номер його особової справи, прізвище, ім'я, по батькові, стать, дату народження, номер навчальної групи. Такі окремі структурні елементи записи таблиці називаються полями.
Першим етапом при створенні таблиці є визначення переліку полів. з яких вона повинна складатися, їх типів і розмірів.
Кожному полю таблиці присвоюється унікальне ім'я. яке не може містити більше 64 символів, недозволені символи: крапку (.), знак оклику (!), зворотний апостроф ( `) і прямі дужки ([]). Відзначимо, що ім'я не повинно починатися з пробілу і містити керуючі символи (з кодами ASCII 00 - 31). Намагайтеся не включати в імена об'єктів прогалини. Уникайте занадто довгих імен: такі імена важко запам'ятовувати і на них незручно посилатися.
Тип даних вказує Access, як обробляти ці дані. Можна використовувати такі типи:
Текстовий - для текстової інформації та чисел при невиконанні математичних розрахунків (до 255 символів).
Числовий - при виконанні над даними математичних операцій.
Грошовий - спеціальний тип числового поля, використовується для операцій з грошима.
Дата / Час - призначене для зберігання даних про дату і час.
Лічильник - спеціальний тип числового поля, в якому Access автоматично присвоює унікальний порядковий номер кожного запису.
Логічний - може мати тільки одне з двох можливих значень ( «Так» або «Ні»).
Поле об'єкта OLE - об'єкт (наприклад, електронна таблиця Microsoft Excel або картинка), створений іншим додатком.
Сформуйте структуру таблиці СТУДЕНТ для зберігання в ній довідкових відомостей про студентів, що навчаються у вищому навчальному закладі. Імена, типи і розміри полів таблиці наведені в табл. 1.
Таблиця 1. Структура таблиці СТУДЕНТ
- Створіть нову базу даних, виконавши команду Файл, Створити. Справа виберіть посилання «Нова база даних». Виберіть потрібну папку і задайте ім'я файлу: SESS.MDB.
- Створіть таблицю бази даних. Для цього:
· У вікні бази даних виберіть вкладку Таблиця. а потім кнопку Створити;
· З представлених режимів створення таблиці виберіть режим Конструктора.
- У режимі конструктора визначте поля таблиці. (Рис. 2).
Мал. 2. Приклад таблиці в режимі конструктора
· Введіть в осередок шпальти «Ім'я поля» ім'я поля;
· В осередку шпальти «Тип даних» залиште що виводиться за замовчуванням значення Текстовий або натисніть кнопку розкриття списку і виберіть потрібний тип даних.
· Переключіться на панель «Властивості поля» мишкою, і відкоригуйте розмір поля.
Примітка. Заповнення комірок стовпчика «Опис» є необов'язковим і включає відомості про що містяться в поле даних.
- Збережіть таблицю, вибравши пункт меню Файл, Зберегти;
- У вікні діалогу «Збереження» введіть ім'я таблиці СТУДЕНТ.