Загальна і кадрове діловодство - це організаційна необхідність

Будь-яка організація, незалежно від форми власності та сфери діяльності, створює документи. Накази, протоколи, листи, електронні та паперові. Всі вони входять до складу загального і кадрового діловодства підприємства. Від того, наскільки грамотно налагоджений цей процес, безпосередньо залежить успіх бізнесу і процвітання фірми.

Загальні основи діловодства організації

Діловодство - це процес створення і обороту всіх документів організації. Включаючи їх прийом, обробку, постановку на контроль і виконання. На підприємстві цією діяльністю займається секретар, офіс-менеджер або цілий підрозділ, очолюване провідним фахівцем - документознавців.

Основні етапи діловодства це:

Ведення діловодства на підприємстві може бути організовано різними способами, найбільш поширені такі види:

• децентралізований - документи створюються, приймаються і обробляються в кожному підрозділі індивідуально. Подібне актуально для великих підприємств з різноплановою діяльністю;
• централізований - в організації діє спеціальний підрозділ, зайняте виключно роботою з документацією. Це може бути секретаріат, відділ діловодства або один співробітник, який виконує ці функції. Характерно для невеликих і середніх підприємств;
• змішаний - включає в себе сукупність перших двох типів.

Як би не було організовано діловодство - це повинно бути відображено в нормативних документах підприємства.

Діловодство і документообіг на підприємстві - організаційна необхідність

Від того наскільки грамотно організований процес документообігу безпосередньо залежить фінансовий успіх діяльності підприємства. Керівникам слід підбирати грамотний персонал, регулярно отруювати секретарів на підвищення кваліфікації і стежити за змінами в законодавстві.

У будь-якій організації діловодство - це, по суті, «кровоносна система» підприємства. При грамотному підході воно функціонує безперебійно, поставляючи необхідні документи відповідальним посадовим особам, відправляючи листи, прибираючи непотрібні документи на зберігання.

Будь-який керівник компанії розуміє, що діловодство - це система, яка повинна діяти чітко і грамотно. Якщо необхідно, слід розглянути різні варіанти електронних помічників і, відповідно, навчити персонал працювати в цих системах.

Кадрове діловодство як основа стабільної роботи підприємства

На більшості великих підприємств активно займаються не тільки загальним, але ще і кадровим діловодством. Тобто системою, що включає в себе документи пов'язані з персональними і трудовими даними працівників.

Кадрове діловодство відрізняється набагато більш жорстким нормуванням. Більшість документів оформляються на типових бланках. Всі формулювання, і записи повинні відповідати законодавству - зокрема, Трудового Кодексу. Крім того, на підприємстві існують свої акти, що регламентують робочі відносини з співробітниками.

Організацією кадрового діловодства займається завжди окремий підрозділ підприємства. Якщо фірма невелика, то це може бути один співробітник, але в цьому випадку у нього в трудовому договорі повинні бути прописані відповідні обов'язки.

Назви ж у підрозділів можуть бути самі різні:

Регламентація діловодства та документообігу

Структура діловодства підприємства повинна бути обов'язково прописана в локальних нормативних актах.

• колективний трудовий договір;
• інструкція з діловодства організації;
• посадові інструкції співробітників, безпосередньо пов'язаних з роботою з документами;
• статут підприємства.

Будь-які нормативні документи підприємства, що стосуються кадрового та загального діловодства, не повинні суперечити чинному законодавству.

Грамотно організоване кадрове та загальне діловодство - це основа стабільної роботи підприємства.