Загадки в оформленні додатків
3.21. Позначку про наявність додатка, названого в тексті листа, оформлюють таким чином:
Якщо лист має програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників; при наявності декількох додатків їх нумерують, наприклад:
Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують.
Якщо до документа додають інший документ, також має додаток, відмітку про наявність додатка оформлюють таким чином:
У додатку до розпорядчого документа (постанови, накази, розпорядження, правила, інструкції, положення, рішення) на першому його аркуші в правому верхньому куті пишуть «Додаток №» із зазначенням найменування розпорядчого документа, його дати і реєстраційного номера, наприклад:
Допускається вираз «Додаток №» друкувати великими літерами, а також центрировать цей вислів, найменування документа, його дату і реєстраційний номер щодо самої довжини рядка, наприклад:
На яких документах слід оформляти реквізит 21 «Відмітка про наявність додатка»?
Але при цьому практика склалася така, що в протоколах і розпорядчих документах (таких, як накази, розпорядження, рішення, постанови) цей реквізит окремо не оформлюється, тому що вважається достатнім згадки наявності додатки в тексті самого протоколу або розпорядчого документа. Див. Приклад 2.
Лист з відміткою про наявність однієї програми (виділена помаранчевої заливкою)
Наказ зі згадуванням наявності додатків в тексті (виділено помаранчевої заливкою)
Де розташовують позначку про наявність додатки?
Якщо точно слідувати схемі розташування реквізитів (Малюнок 1), то відмітку про наявність додатка і підпис ми повинні були б розміщувати не вище 8 см від нижньої межі листа. Але ці зони зразкові, і тому ми орієнтуємося не на них, а відступаємо від тексту 2-3 міжрядкових інтервалу і розміщуємо тут наступний реквізит (підпис або відмітку про наявність додатків) - при короткому тексті він може виявитися вище, ніж зона в 8 см від нижньої межі листа. Це робиться для того, щоб після оформлення документа в нього не можна було додати текст.
Тепер наступне питання. У п. 3.21 обговорюваного ГОСТу в декількох прикладах показано, що відмітка про контроль розташовується з абзацним відступом, а на схемі з рисунка 1 видно, що реквізити 21, 22 і 25 розміщуються без оного. Причому в п. 3.22 наведено кілька прикладів оформлення підпису, і там вона всюди розміщується відразу від кордону лівого поля документа без абзацного відступу. Так ось, на практиці так само роблять і з реквізитом 21 «Відмітка про наявність додатка» - див. Приклад 1.
Навіщо завжди писати слово «Додаток» в однині в реквізиті 21?
Тому, на нашу думку, має сенс при наявності однієї програми дане слово писати в однині, а при наявності декількох - у множині.
Але ви повинні самі прийняти рішення, як будете оформляти свої документи, і закріпити його в локальних нормативних актах (це може бути Інструкція з діловодства в комплекті з затвердженими формами документів, ще можна розробити їх електронні шаблони). Так слід чинити у всіх неоднозначних випадках, про які ми говоримо в цій статті.
З маленької або великої літери писатимемо слово «додаток» в тексті?
Покажемо вам кілька варіантів згадки наявності додатки в тексті документа (див. Помаранчеву заливку в прикладах 2, 3, 4, 5 і 6). Як бачите, зустрічаються різні варіанти. Головне, щоб в одному документі всі було оформлено одноманітно.
Від такого різноманіття, що зустрічається на практиці, голова йде обертом. І виникає питання: як правильно писати в тексті документа слово «додаток», узяте в дужки (а іноді і без таких)?
Нормативні документи не дають однозначної відповіді на це питання.
Наприклад, на засланні до п. 2.2.1 Державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) слово «додаток» надруковано з малої літери.
Також як приклад можна розглянути ГОСТ 2.105-95 «Єдина система конструкторської документації. Загальні вимоги до текстових документів », в якому слово« Додаток »друкується вже з великої літери. І, що цікаво, додатки тут пропонується не нумерувати, а використовувати буквене позначення.
Державна система документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) схвалена колегією Головархіву СРСР 27.04.1988. Виноска до п. 2.2.1.
* В роботі по уніфікації використовуються діючі нормативно-методичні матеріали (додаток 2-3).
4.3.4. Матеріал, що доповнює текст документа, допускається поміщати в додатках. Додатками можуть бути, наприклад, графічний матеріал, таблиці великого формату, розрахунки, описи апаратури і приладів, описи алгоритмів і програм завдань, що вирішуються на ЕОМ, і т.д.
Додаток оформляють як продовження даного документа на наступних його аркушах або випускають у вигляді самостійного документа.
4.3.7. Кожна програма слід починати з нової сторінки із зазначенням нагорі посередині сторінки слова «Додаток» і його позначення, а під ним в дужках для обов'язкового додатку пишуть слово «обов'язкове», а для інформаційного - «рекомендований» або «довідкове».
Додаток повинен мати заголовок, який записують симетрично щодо тексту з великої літери окремим рядком.
4.3.8. Додатки позначають великими літерами українського алфавіту починаючи з А, за винятком літер Е, З, Й, О, Ч, Ь, И,'. Після слова «Додаток» слідує буква, що позначає його послідовність. Допускається позначення додатків літерами латинського алфавіту, за винятком букв I і О.
У разі повного використання літер українського народу та латинського алфавітів допускається позначати додатки арабськими цифрами.
Якщо в документі один додаток, воно позначається «Додаток А».
4.3.9. Додатки, як правило, виконують на аркушах формату А4.
За відсутності чіткої регламентації можна дотримуватися будь-якого обраного вами варіанту оформлення. Єдине, що хочеться відзначити: в організаційно-розпорядчих документах все-таки прийнято нумерувати додатки, якщо їх більше одного до основного документа.
Як на самому додатку відобразити дані основного документа?
Якщо наказом затверджуються будь-які документи, то вони оформляються у вигляді додатків до наказу. І тоді на цих додатках у верхньому правому куті можна було б оформити:
- гриф затвердження (з реквізитами цього наказу) і
- зробити відмітку, що даний документ є додатком до того ж наказу.
Але тоді буде явне, нікому не потрібне задвоєння інформації про затверджує документі. Тому зазвичай оформляють щось одне. Так що ж вибрати?
- Якщо документ затверджено керівником або розпорядчим документом, то на ньому оформляють гриф затвердження (особливо якщо цей додаток буде потім жити самостійним життям і може розсилатися без затвердив його документа). Див. Приклади 7 і 8.
- В інших випадках пишуть слово «Додаток» і його номер (Приклад 9).
Ще надходять так: на додатках не розміщують гриф затвердження (оформляють «шапку», як в Прімері 9), але зшивають їх з основним документом і запевняють весь пошивши на звороті і підписом керівника та печаткою із зазначенням кількості прошитих аркушів (див. Приклади 10 і 11).
Коли ми згадуємо дані документа (наказу в грифі затвердження або основного документа в його додатку), потрібно пам'ятати наступне:
Гриф обмеження доступу до документа керівником
Якщо документ з додатками підписується однією особою, то його підписом і печаткою завіряють пошивши (див. Приклад 10). Якщо ж прошиті документи повинні бути підписані декількома особами (наприклад, договір і його додатки), то всі ці особи повинні поставити свої підписи та печатки на зшиваючи (див. Приклад 11).
Якщо посвідчують документ особи займають рівноцінні посади, то їх підписи краще розташувати на одному рівні.
Відбиток печатки відповідно до ГОСТу засвідчує справжність підпису на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов'язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжності підпису.
Чи потрібно використовувати знак «№» при вказівці номера програми?
На практиці цей знак то використовують при вказівці номера додатка в тексті основного документа і на самому додатку, то обходяться без нього, ставлячи цифру відразу після слова «додаток» (як в наших прикладах 4, 5 і 6).
А ось вставляти цей знак при згадці номера додатка в тексті основного документа - невідомо. Тому на практиці надходять по-різному.
Ми показали, де є небезпека допустити помилки при оформленні додатків. Крім того, продемонстрували різні допустимі варіанти оформлення, які зустрічаються на практиці за відсутності чіткої регламентації з боку нормативних документів.