Вільний день як відмовитися від зустрічей і зробити все найважливіше, harvard business review Україна

Елізабет Грейс Сондерс

Одне невелика зміна вашого щотижневого розкладу - і ось ви вже досягаєте своїх стратегічних цілей замість того, щоб ледь встигати в щоденній гонці. Про яку ж нехитрої зміні йдеться? Звільніть від зустрічей один день.

День без зустрічей підходить не всім. У екстравертів, у тих, кому важко довго зосереджуватися, хто легко починає нудьгувати, день без зустрічей може вбити будь-яку продуктивність. Замість того, щоб встигати більше, такі люди, швидше за все, будуть тягнути час, оскільки у них немає стимулу закінчити справу до наступної зустрічі. Також вони почнуть нудьгувати по спілкуванню з людьми, а значить стануть відволікатися, блукаючи по офісу, щоб поговорити з колегами, або зависаючи в соцмережах. Якщо ви ставитеся до цього типу людей, краще обмежити свій час без зустрічей: нехай це будуть відрізки довжиною 1-2 години, максимум півдня. Експериментуйте, щоб дізнатися, що спрацює саме для вас.

Але тим, кому подобається глибоко занурюватися у справу і кому важко перемикатися з одного завдання на інше, день без зустрічей приносить величезні зміни на краще. Ви збільшите свої шанси на успіх, зробивши наступні кроки.

Крок перший: дайте собі тверду обіцянку. У мене своя фірма вже більше 11 років. Але незважаючи на це мені було психологічно складно впровадити систему дня без зустрічей. Щось всередині мене змушувало відчувати себе ніяково, коли я відмовлялася призначити зустріч на виділену для індивідуальної роботи дату, якщо іншого вільного дня в щоденнику не знаходилося. Але незважаючи на деяке внутрішній опір я вирішила спробувати.

Для початку я поставила позначку «зайнято» на щосереди в своєму щоденнику. І коли люди зверталися до моєї онлайн-системі планування часу, варіантів зустрічей в середу там просто не було. Коли я призначила вільним від зустрічей один і той же конкретний день на кожного тижня, а не вибирала його за новою залежно від ситуації, це підвищило мої шанси в дотриманні меж і виконанні задуманого.

Найважче було, коли хто-небудь просив мене про зустріч в середу, а я була змушена запропонувати їм інший день. Спочатку я просто говорила, що зайнята, але з часом посмілішала і стала розповідати про те, чим саме я зайнята (в той час я писала книгу). Я виявила, що подібна відкритість допомагала мені менше сумніватися і бути зразком для інших людей у ​​встановленні подібних кордонів.

Крок другий: проінформуйте оточуючих. Обговоріть свою стратегію з безпосередніми колегами і керівником. Можна пояснити, чому вам здається важливим включити такий день в свій розклад і чого люди повинні очікувати від вас не тільки по частині особистих зустрічей, але і в спілкуванні в цілому (наприклад, коли ви будете доступні - або недоступні - по електронній пошті). Замість того, щоб повністю відключитися від інтернету, я рекомендую позначити пару періодів, коли ви будете швидко переглядати пошту на випадок чогось надзвичайного - наприклад, в обід і в кінці дня. Але пам'ятайте: ваша мета - зосередитися.

Крім того, відгородіться фізично. Можна просто закрити двері (якщо вона є), піти в місце, відведене для особистої роботи, переміститися в кав'ярню або працювати з дому. Вам не сподобається, якщо в ваш день без зустрічей вам будуть постійно заважати люди, просто зайшли побалакати.

Не починайте вільний день, не маючи плану. Недарма навіть професора приходять до мене на консультацію про те, як продуктивно провести творчу відпустку. Дні без зустрічей не такі прості у вжитку, як може здатися, адже тут потрібно активно забезпечувати собі продуктивність, а не покладатися в цьому на інших людей. І потрібно ще більше сили волі, щоб зосередитися на щось значуще.

Я рекомендую вибрати один з великих проектів, над яким ви працюєте, або 2-3 конкретні завдання. Напишіть вашу мету на папері. Прийміть рішення сконцентруватися на тому, щоб вибрані завдання (і тільки вони) зрушилися з місця. Суть в тому, щоб відсунути на час термінові справи і зайнятися тим, що по-справжньому важливо. Якщо у вас будуть чіткі завдання, це допоможе вам підтримувати концентрацію. Щоб стимулювати ефективну роботу і уникнути прокрастинації, можна дати собі дозвіл зробити що-небудь приємне після того, як ви виконаєте намічене (наприклад, піти з роботи раніше або попрацювати над улюбленим проектом).

Крок четвертий: не звертайте уваги на повсякденні справи і електронні листи. У свій перший день без зустрічей ви будете відчувати незручність. Спочатку вас може переслідувати дискомфорт від того, що ви не відповідаєте на листи і відкладаєте звичайні справи, щоб зосередитися на запланованому проекті. Але варто вам звикнути до цього і відчути радість від можливості багато встигати, і стане набагато легше.

Я виявила, що це дійсно допомагає мені сфокусувати свою увагу на роботі, яка здається мені важливою, не піддаючись настирливому покликом термінових справ. Практикуючи цю стратегію протягом року, я бачу, що все повсякденні завдання, як і раніше виконуються і у мене виходить просунутися в своїх великих проектах без додаткових вкладень часу. З одним днем ​​без зустрічей ви підвищуєте свою зосередженість на великих проектах, стаєте ефективніше і продуктивніше. Ця стратегія природним чином змушує вас розподіляти всі інші зустрічі і справи на чотири дні. Виділивши один вільний день, ви можете не тільки змінити розклад, але і домогтися того, щоб важлива робота давалася вам легше, майже без зусиль.