Виконання в тайм-менеджменті

Третя «П» принципу тайм-менеджменту означає приведення у виконання. Якщо ви склали план дій і визначили пріоритети, прийшов час діяти. Спочатку ви плануєте вашу роботу, а потім втілюєте робочий план в життя. Однак існують чинники, які дозволяють нам досягти оптимального рівня при виконанні роботи. Я називаю їх «викрадачами часу». Вони включають перфекціонізм, багатозадачність, прокрастинація, непередбачені паузи в роботі, пошуки речей, (деякі) зустрічі, а також ситуації, коли ви витрачаєте занадто багато часу на обдумування варіантів рішення. Це відволікає нас від втілення свого плану в життя. єдиний спосіб впоратися з «викрадачами часу» - навчитися їх розпізнавати і виробити стратегії, щоб їм протистояти.

перфекціонізм

Багато з тих людей, з якими мені доводилося працювати, - дуже успішні керівники і підприємці. Таким людям, як правило, властиве прагнення до досконалості, що часто веде до успішного, але умовно оптимального результату. Ми зациклені на тому, щоб все робити правильно. деякі з нас можуть навіть впадати в ступор внаслідок перфекціонізму: якщо вони повністю не впевнені, як треба щось робити, або сумніваються, що зможуть зробити це досить добре, то краще взагалі за це не братися.

прокрастинація

Прокрастинація перекладається з латинської як «відкладання на завтра». Це неусвідомлене прагнення відкласти початок або завершення справи (або декількох справ), що має пріоритетний характер. Здатність подолати прокрастинація і взятися за виконання важливих завдань може надати найбільше позитивний вплив на ваше життя; це одна з головних відмінних рис найбільш успішних людей. Отже, як боротися з прокрастинація?

Перш за все, важливо зрозуміти, чому ви відкладаєте якісь справи на потім. на це може бути декілька різних причин:

- відсутність ясності щодо термінів, ресурсів і стартової точки;

• бажання відчути адреналін від того, що робиш все в останню хвилину;
• відчуття «непідйомною» завдання;
• недолік ініціативи, щоб почати щось робити;
• страх успіху або невдачі і того, як це відіб'ється на вас.

У своїй книзі Eat That Frog * Брайан Трейсі пише: «на роботі вам платять і підвищують по службі за досягнення конкретних, вимірюваних результатів. Вам платять за те, що ви вносите вагомий внесок, який від вас очікується. Коли починають змішувати діяльність і результат, це стає джерелом однієї з найсерйозніших проблем сьогодні - нездатності виконувати свої обов'язки ». Коли ми зайняті виконанням безлічі незначних повсякденних завдань, насправді ми часто просто відкладаємо щось інше. Ми уникаємо роботи над великими проектами або важливими завданнями, за які нам платять зарплату. Ми уникаємо того, що могло б стати найбільшим нашим досягненням. Трейсі наголошує на необхідності роботи над тим, що для вас найбільш важливо: «ваша здатність вибрати найважливіше завдання на даний момент, взятися за її виконання і завершити її швидко і якісно вплине на ваш успіх більше, ніж будь-яке інше ваше якість або навик». якщо ви виробите звичку чітко виділяти пріоритети і швидко (і якісно) завершувати важливі справи, більшість ваших проблем в області тайм-менеджменту просто зникнуть.

Є десять різних способів перестати відкладати справи. Я не відкрию для вас Америку, ймовірно, ви вже чули про ці стратегіях, але варто повторити їх ще раз.

«Викрадачі часу» в тайм-менеджменті

Я переїхала в СШа, коли вчилася в університеті, і вперше в житті мені довелося самостійно про себе піклуватися, в тому числі купувати продукти. Я ніколи не забуду, як я вперше пішла в супермаркет і там побачила відділ з кашами та сухими сніданками. Тільки уявіть собі, цілий відділ одних каш і пластівців! Я обожнюю пластівці. в Бразилії, де я жила раніше, у нас було всього два сорти: пластівці Frosted Flakes * або прості неглазуровані кукурудзяні пластівці. ось і все, і ми купували те, що було. Просто в Бразилії не прийнято починати день з пластівців, традиційним там вважається щільний гарячий сніданок. Але я-то їх обожнюю, і я пам'ятаю, що провела в цьому відділі кілька годин: я Новомосковскла етикетки на всіх коробках і відкривала для себе бренди, про які навіть не чула раніше. Я хотіла спробувати абсолютно все.

* Frosted Flakes - сухий сніданок з кукурудзяних пластівців в цукровій глазурі виробництва компанії Kellogg. Прим. пер.

Озираючись назад, розумієш, що в Бразилії, де вибір обмежувався двома варіантами, було дуже просто: ти купуєш або те, або це. І набагато складніше прийняти рішення про те, що саме купити, коли вибір настільки багатий, хоча це і приємно для такого любителя пластівців, як я. Як би дивно це не звучало, але до того, як у мене з'явилося троє дітей, відділ з пластівцями був тим місцем, де я втрачала рахунок часу. Іншими словами, покупка пластівців перетворювалася для мене в заняття, яке я умовно називаю викрадачем часу. ось ще кілька подібних прикладів і можливих способів цього уникнути.

Багатозадачність в тайм-менеджменті

У міру того як ускладнюється сучасне життя, з'являється більше можливостей вибору, більше завдань, і кожен з нас прагне знайти способи робити все швидше замість того, щоб задатися питанням про необхідність виконання всіх цих завдань. в спробі крокувати в ногу з часом загальноприйнятим виходом стає багатозадачність. Однак якщо ви одночасно працюєте над двома або кількома завданнями або проектами, ефективність вашої роботи над кожною з них окремо знижується. Дослідник Девід Мейер стверджує, що нездатність концентруватися на одному завданні протягом тривалого періоду часу може обернутися для компанії зниженням ефективності від 20 до 40%.

Результати досліджень по скануванню активності головного мозку свідчать про те, що коли людина виконує дві справи одночасно, то на кожне з них припадає лише половина його звичайної мозкової активності. Таким чином, в разі багатозадачності кожне з цих справ ми виконуємо лише наполовину. Ми фізично не здатні робити дві роботи в один і той же час: наш мозок не може одночасно концентруватися на двох різних речах. замість цього у нас відбувається оперативне переключення мозкової діяльності між двома завданнями, що призводить до стресу і втрати концентрації, оскільки мозку потрібно якийсь час, щоб переключитися з одного завдання на інше і повернути колишній рівень уваги. Багатозадачність стає неефективною і, в кінцевому рахунку, контрпродуктивною.

Багатозадачність працює проти вас, коли ви намагаєтеся слухати свою голосову пошту, паралельно Новомосковськ електронні повідомлення, або під час ділової зустрічі вивчаєте документи, не пов'язані з темою зустрічі. замість цього вам необхідно зрозуміти пріоритети, визначити, які важливі завдання ви повинні вирішити, і виконувати ці першорядні завдання в порядку черговості. Повторю ще раз: управління часом не означає, що ви виконуєте більше справ; це означає, що ви виконуєте більше дійсно важливих справ.

Вам можуть зустрітися результати недавніх досліджень, в яких стверджується, що багатозадачність може бути ефективною. Однак те, про що йдеться в цих дослідженнях, правильніше назвати терміном «двухзадачность». Це поняття з'явилося пару років назад і набирає популярність серед фахівців з питань управління часом. Даний термін означає, що ви починаєте виконання певного завдання, і цей процес триває, поки ви переключаєтеся на друге завдання. ви можете делегувати перше завдання комусь, хто завершить її виконання, поки працюєте над чимось іншим.

Том, CFO молодий технологічної компанії, відрізняється високою продуктивністю і прагне до самовдосконалення. З ним, як і з багатьма іншими моїми клієнтами, ми працюємо не над тим, щоб підвищити ефективність, а скоріше над тим, щоб вдосконалити його сильну сторону. У Тома досить широке коло обов'язків, який охоплює багато областей діяльності компанії. його спосіб підготовки до важливого засідання ради директорів став вдалим прикладом двухзадачності в дії. Він створив структуру того фінансового документа, який йому потрібно було представити на раді директорів, і його головний бухгалтер вніс туди всі необхідні дані, в той час як Том займався підготовкою інших документів для ради.

Двухзадачность передбачає, що ваша увага не перемикається постійно з одного питання на інший і назад - ви запускаєте процес виконання одного завдання, в той час як працюєте над іншою. Тут немає втрати концентрації, а значить, немає ризику припуститися помилки. ви запускаєте одну задачу, а потім повністю концентріруетесь на роботі над іншою. Це не можна назвати справжньою багатозадачністю, коли ви намагаєтеся паралельно займатися двома справами, а вашу увагу постійно переключається з одного на інше.

відволікаючі фактори

Украдене час

У вашого робочого дня немає чітких рамок. Зрозуміло, трапляються форс-мажори, коли доводиться постійно відповідати на дзвінки або листи, але в більшості випадків ви займаєтеся не настільки важливими справами. Сьогодні це стало звичним способом ведення бізнесу, тому що у нас більше немає межі між роботою та особистим життям. Багато хто з моїх клієнтів-керівників спочатку відмовлялися сприймати подібну критику і заявляли, що я не розумію специфіки їх роботи. Зазвичай я настійно просила їх змінити звичний стиль поведінки всього на один тиждень. При нашій наступній зустрічі вони зізнавалися, що їх продуктивність і задоволеність роботою різко підвищилися.

Найважливіше, що ви можете зробити, щоб бути впевненим, що приділяєте бо 'більшу частину часу дійсно важливим завданням, - це привести у відповідність те, чим ви займаєтеся, з тими цілями, яких хочете добитися.