Відрядження нюанси оформлення та визнання витрат з метою оподаткування

Крім того, не можуть направлятися у службові відрядження працівники в період дії укладеного з ними учнівського договору, якщо такі поїздки не пов'язані з учнівством (ст. 203 ТК РФ).

Відповідно до положень ст. 259, 264 ТК України отримати письмову згоду на відрядження і перевірити наявність медичних протипоказань необхідно при направленні у відрядження:

батька, який виховує дітей без матері;
опікуна (піклувальника) неповнолітніх;
мати (батька), виховує (виховує) без чоловіка (дружини) дітей у віці до п'яти років;
працівника, що має дитину-інваліда;
працівника, який здійснює догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку.

Медичні висновки видаються громадянам за результатами проведених медичних оглядів, медоглядів, диспансеризації, згідно з рішеннями, прийнятими лікарською комісією, а також в інших випадках. Такий висновок можна замінити довідкою. Справа в тому, що довідки видаються лікарями (в окремих випадках - фельдшерами і акушерами) на підставі записів у медичній документації громадянина або за результатами медичного обстеження.

Оформлення документів при направленні працівника у відрядження

При направленні працівника у відрядження необхідно видати наказ або за уніфікованою формою Т-9 (формою Т-9а - для відрядження групи співробітників), затвердженої Постановою Держкомстату України № 1 [3]. або за формою, розробленою та затвердженою самою організацією. У наказі про направлення у відрядження слід детально прописати службове доручення (мета поїздки, терміни виконання цього доручення). В якості підстави для видання наказу можна вказувати реквізити документів (при їх наявності), відповідно до яких було потрібно направлення працівника у відрядження (договору з контрагентом, наказу про проведення перевірки, запрошення на виставку і ін.).

Наказ підписується керівником організації (іншим уповноваженим на це особою), і з цим документом співробітника знайомлять під підпис.

Наведемо приклад оформлення наказу про направлення працівника у відрядження.

Товариство з обмеженою відповідальністю «Матриця»

про направлення працівника у відрядження

Директор Сухонін Р. Б. Сухонін

Зокрема, в журналі обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає, відображаються прізвища, імена та по батькові відряджених працівників, найменування організацій, в які вони відряджаються, пункти призначення.

Роботодавець (уповноважена ним особа) зобов'язаний забезпечити зберігання журналу вибуття і журналу прибуття протягом п'яти років з дня їх оформлення.

Крім відображення у відповідному журналі інформації про вибуття працівника у відрядження необхідно зробити запис про час перебування працівника у відрядженні в табелі обліку робочого часу. Нагадаємо, що роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним співробітником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для обліку робочого часу роботодавець може як застосовувати уніфіковану форму Т-13, також затверджену Постановою Держкомстату України № 1, так і розробити форму табеля самостійно. Умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, представлені на титульному аркуші форми Т-12, застосовуються і при заповненні табеля за формою Т-13. Дні відсутності співробітника на робочому місці через відрядження позначаються кодом «К» (або кодом «06» - «службове відрядження»), при цьому кількість відпрацьованих годин не проставляється.

Фактичний термін перебування в місці відрядження визначається по проїзним документам, що подаються працівником після повернення зі службового відрядження (п. 8 Положення). У разі його проїзду до місця відрядження і (або) назад до місця роботи на особистому транспорті (легковому автомобілі, мотоциклі) фактичний термін перебування в місці відрядження вказується в службовій записці, яка представляється працівником після повернення зі службового відрядження роботодавцю одночасно з виправдувальними документами, що підтверджують використання зазначеного транспорту для проїзду до місця відрядження і назад (дорожнім листом, рахунками, квитанціями, касовими чеками та ін.).

Далі розглянемо окремі питання визнання витрат на відрядження з метою оподаткування з урахуванням роз'яснень контролюючих органів.

Визнання витрат на відрядження при обчисленні податку на прибуток

На підставі пп. 12 п. 1 ст. 264 НК Україна витрати на відрядження відносяться до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією.

Під обгрунтованими витратами розуміються економічно виправдані витрати, оцінка яких виражена в грошовій формі.

Документально підтвердженими витратами є витрати, підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства РФ, або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якого були зроблені відповідні видатки, і (або) документами, побічно підтверджують зроблені витрати (в тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану відповідно до договору роботі). Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони зроблені для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.

Відповідно до положень Федерального закону № 402-ФЗ [4] кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. Форми первинних облікових документів стверджує керівник економічного суб'єкта за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку.

Чиновники фінансового відомства особливо підкреслили, що в разі відсутності документів, що підтверджують витрати співробітника організації на проїзд до місця відрядження і назад, платник податків не має права визнати зазначені витрати для цілей оподаткування прибутку організацій.

Який порядок документального підтвердження з метою податку на прибуток витрат на відрядження на наймання житлового приміщення?

Беручи до уваги положення названих статей, а також норми ст. 252 і 264 НК РФ, платник податків має право врахувати витрати на відрядження, зокрема на наймання житлового приміщення, при їх підтвердженні первинними обліковими документами, оформленими в установленому порядку.

Як підтвердити термін відрядження?

Згідно п. 7 Положення фактичний термін перебування працівника в місці відрядження визначається по проїзним документам, що подаються працівником після повернення зі службового відрядження.

Аналогічні роз'яснення представлені фінансистами в листах:

Як в цілях податку на прибуток враховуються витрати на відрядження. здійснені з використанням банківської карти уповноваженого працівника?

Документальним підтвердженням витрат на відрядження з метою оподаткування прибутку буде авансовий звіт працівника з доданими до неї належним чином оформленими виправдувальними документами, зокрема авіа- або залізничними квитками, рахунком з готелю і т. # 8197; д. При цьому однією з умов відшкодування роботодавцем витрат на відрядження працівникові організації є факт здійснення витрат відрядженим особою, в тому числі з використанням банківської карти уповноваженого працівника. В цьому випадку до авансового звіту потрібно додати оригінали всіх документів, пов'язаних з використанням банківської карти уповноваженого працівника, квитанції банкоматів, сліпів (квитанція електронного терміналу) і ін. В яких в обов'язковому порядку вказується прізвище власника банківської карти.

Якщо оплата проїзних документів (квитків) і бронювання готелю для відрядженого працівника виробляються з банківської карти уповноваженого банком особи і це підтверджено доданими до авансового звіту первинними документами (квитками і рахунком з готелю), немає підстав вважати, що витрати понесені НЕ відрядженим особою.

Який порядок обліку для цілей податку на прибуток витрат при направленні у відрядження працівника організації (члена СРО), обраного до складу органу управління СРО?

Податок на доходи фізичних осіб

Відповідно до п. 3 ст. 217 НК Україна не підлягають обкладенню ПДФО всі види встановлених законодавством РФ, законодавчими актами суб'єктів РФ, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування компенсаційних виплат (у межах норм, передбачених законодавством РФ), пов'язаних, зокрема, з виконанням платником податків трудових обов'язків (включаючи відшкодування витрат на відрядження ).

Який порядок документального підтвердження витрат працівника на проїзд до місця відрядження і назад для відшкодування їх роботодавцем з метою сплати ПДФО?

Абзацом 10 п. 3 ст. 217 НК РФпредусмотрено, що при оплаті працедавцем платнику податку витрат на відрядження і в середині країни, так і за її межами в дохід, що підлягає оподаткуванню, не включаються фактично вироблені і документально підтверджені цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад.

Висновок, до якого дійшов Мінфін у листі, такий: при відсутності документів, що підтверджують витрати співробітника організації на проїзд до місця відрядження і назад, суми відшкодування організацією-роботодавцем таких витрат підлягають обкладенню ПДФО в установленому порядку.

Обкладення ПДФО зарплати і добових при відрядженнях за кордон.

При направленні працівника у службове відрядження, в тому числі за кордон, йому гарантуються збереження середнього заробітку за місцем роботи, а також відшкодування пов'язаних зі службовим відрядженням витрат на проїзд, наймання житлового приміщення (ст. 167, 168 ТК РФ). Крім того, відшкодуванню підлягають додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові), вироблені з метою забезпечення харчування і побутового обслуговування відрядженого працівника.

Таким чином, середня заробітна плата, щомісяця виплачується працівникові за час виконання ним трудових обов'язків за кордоном, може обкладатися податком в Україні за ставкою 13 або 30% в залежності від тривалості такого відрядження.

У той же час відповідно до положень п. 3 ст. 217 НК Україна добові в іноземній валюті в межах сум, еквівалентних 2 500 руб. за кожен день перебування у відрядженні за кордоном, не підлягають оподаткуванню незалежно від податкового статусу їх получа-теля.

Якщо за підсумками податкового періоду (календарного року) фізична особа визнається податковим резидентом РФ, воно має право на перерахунок сум податку, утриманого українським податковим агентом за ставкою 30% з доходів, отриманих в такому податковому періоді. Порядок повернення надміру сплаченого податку в подібній ситуації встановлено положеннями п. 1.1 ст. 231 НК РФ.

Відшкодування витрат на відрядження і страхові внески

Об'єктом обкладання страховими внесками для роботодавців визнаються виплати та інші винагороди, що нараховуються ними на користь фізичних осіб, зокрема, в рамках трудових відносин (ч. 1 ст. 7 Закону № 212-ФЗ [5]). При цьому згідно з ч. 1 ст. 8 Федерального закону № 212-ФЗ база для нарахування страхових внесків визначається як сума виплат та інших винагород, нарахованих організаціями за розрахунковий період на користь фізичних осіб, за винятком сум, зазначених у ст. 9 цього закону.

Частиною 2 ст. 9 Федерального закону № 212-ФЗ передбачено, що при оплаті платниками страхових внесків витрат на відрядження працівників як на території РФ, так і за її межами крім добових не підлягають обкладенню страховими внесками фактично вироблені і документально підтверджені:

цільові витрати на проїзд до місця призначення і назад, збори за послуги аеропортів, комісійні збори, витрати на проїзд в аеропорт або на вокзал у місцях відправлення, призначення чи пересадок, на провезення багажу;
витрати на наймання житлового приміщення, оплату послуг зв'язку;
збори за видачу (отримання) і реєстрацію службового закордонного паспорта;
збори за видачу (отримання) віз;
витрати на обмін готівкової валюти або чека в банку на готівкову іноземну валюту.

З наведеної норми випливає, що вся сума виданих працівникові добових не обкладається страховими внесками. Нагадаємо, що норми добових (як і інших витрат на відрядження) визначаються колективним договором або іншим локальним нормативним актом, якщо інше не встановлено ТК РФ, іншими федеральними законами, іншими нормативними правовими актами України (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). При цьому окремі правила діють щодо виплати добових працівникам федеральних державних органів, державних позабюджетних фондів РФ, федеральних державних установ, державних органів і установ суб'єктів РФ, органів місцевого самоврядування та муніципальних установ. Порядок і розміри виплати добових цим працівникам визначаються нормативними правовими актами Уряду РФ, органів державної влади суб'єктів РФ, органів місцевого самоврядування відповідно (ч. 2, 3 ст. 168 ТК РФ).

Який порядок обкладання страховими внесками сум оплати візи і обов'язкової медичної страховки для отримання візи працівникові, направленому у відрядження на територію іноземної держави, якщо відрядження було відмінено?

Крім того, фахівці відомства нагадали, що відповідно до п. 23 Положення при направленні працівника у відрядження на територію іноземної держави йому додатково відшкодовуються, зокрема, витрати на оформлення візи та обов'язкової медичної страховки.

При скасування службового відрядження (при наявності наказу керівника організації), тобто в разі, коли поїздка не відбулася, суми оплати роботодавцем візи і обов'язкової медичної страховки працівника, необхідної для отримання візи, на думку Мінпраці, не обкладаються страховими внесками, так як кваліфікація даного виду виплат не змінюється.

На закінчення ще раз перерахуємо основні моменти:

[1] Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження.