Відновлення втрачених документів
З бухгалтерськими документами можна розлучитися як з поважної причини, наприклад, внаслідок пожежі, так і через недбалість співробітників. Від виду документа залежать наслідки втрати, а також порядок відновлення.
У кожній фірмі зберігається величезна кількість документів. Це господарські договори, кадрові накази і особисті картки, бухгалтерська і податкова звітність, листи, довіреності тощо. Д. Розглянемо відновлення найбільш поширених документів.
Зверніться до партнера
Договір - це документ, який підтверджує, що між організаціями (індивідуальними підприємцями, громадянами) існують певні угоди. Договором закріплюються взаємні права та обов'язки. У разі виникнення спірних питань з контрагентом, звертаються до положень саме цього документа. Що ж буде, якщо який-небудь договір загубиться?
У цьому випадку велике значення набуде характеру відносин з даним партнером. Якщо він надійний і не заперечує, що контракт існував, то найпростіше оформити дублікат.
Багато фірм, що потрапили в подібну ситуацію, просто роздруковують другий примірник договору і підписують його знову. Відзначимо, що цей підхід не зовсім правильний. При бажанні контрагент може оскаржити подібний документ в суді. В основу його доводів будуть покладені результати експертизи, яка покаже, що сам документ, підписи та відбитки печаток на ньому були зроблені набагато пізніше, ніж свідчить дата на договорі. Тобто папір складена «заднім числом». Другий (початковий) примірник договору, весь цей час знаходився у партнера, може так і не з'явитися в процесі розгляду.
Тому більш раціональним є таке рішення. В одному з верхніх кутів другого примірника договору ставиться позначка «дублікат». На зворотному боці документа робиться запис, коли і в зв'язку з чим цей дублікат складений. Як сам договір, так і запис на його обороті скріплюються підписами і печатками партнерів. До дублікату можна додати ксерокопію початкового варіанта.
В якості альтернативи описаним вище способом можна запропонувати запевнити ксерокопію зберігся примірника договору у нотаріуса. Нотаріально посвідчена копія прирівнюється до оригіналу. А значить, проблеми будуть виключені.
Розраховуйте на себе
Більш заплутана ситуація виникає, якщо загублений договір з контрагентом, відносини з яким не можна назвати хорошими. Такий партнер навряд чи надасть вам свій екземпляр договору. Він навіть може заявити, що договору не було зовсім.
Якщо ні оригіналу, ні копій договорів у третіх осіб немає, то можна спробувати скласти дублікат контракту самому. Для цього необхідно також роздрукувати другу копію договору з відміткою «дублікат» і відомостями про дату і причини його складання. Дублікат підписується тільки однією стороною. При цьому на зворотному боці дубліката необхідно зробити посилання на інші документи, які можуть підтверджувати наявність господарських зв'язків між партнерами (рахунки, платіжки, накладні, акти і т. Д.).
Втрата касових документів може шокувати найсильнішого духом працівника. Особливі проблеми виникають у бухгалтера, якщо облік вівся вручну. В цьому випадку касові документи (прибуткові та видаткові ордери, журнал їх обліку, касову книгу) можна спробувати відновити на підставі наступних паперів:- документів, наданих банком (отримання і здача готівки в касу кредитної організації);
- договорів з контрагентами;
- інших документів (наприклад, актів звірки платежів).
Окремою проблемою в разі втрати касових документів є відсутність підпису людини, яка отримала гроші. Якщо факт отримання грошової суми не заперечується, то алгоритм дій такий же, як і в разі втрати договору: складається дублікат «розхідники» (зі спеціальною позначкою «дублікат»), який підписується керівником, головним бухгалтером, касиром і особою, яка одержала гроші. Якщо ж людина, яка отримала гроші, відмовляється від повторного підпису, або його неможливо знайти (наприклад, виїхав за кордон), дублікат підпишуть працівники самої організації. Допоможуть відновити істину і інші документи. Наприклад, накладна або рахунок-фактура.
Л. Сальникова, юрист Джерело матеріалу -