Види архівних каталогів - студопедія

Всі каталоги об'єднуються в єдину архівну систему ката-логів. При їх класифікації можна використовувати Схему оди-ний класифікації документної інформації в систематичних каталогах державних архівів СРСР.

У міжнародній документалістиці прийняті:

ü універсальна десяткова класифікація;

ü класифікація за допомогою двокрапки.

Вибір схеми класифікації визначається складом докумен-тів архіву і завданнями їх використання. Вони взаємопов'язані системою відсилань, в яку входять повні відсилання (від по-няття без індексу до поняття з індексом) та часткові відсилання (доповнюють) для зв'язку родинних понять. Можливий перехід від внутрішньо-до міжархівних каталогам, більш повно від-ража складу архівної документації по тій чи іншій проблемі, того чи іншого питання.

Імплантація та відбір документної інформації для каталогізації відбувається як при тематичної розробки архівних фондів, так і при попутної каталогізації, пов'язаної з іншими видами робіт з виявлення та опису документів. Виявлена ​​інформація описується на каталожних картках на рівні подокументно, поедінічно, групового
опису. При подокументно описі повідомляється інформація про один документ, при поедінічно - одиниці зберігання, при груповому - пов'язаної між собою тематично, логічно, хронологічно групі одиниць зберігання або документів.

В результаті можливо опис на рівні частини документа, документа, групи документів, одиниці зберігання, групи оди-ниць зберігання.

Каталожна картка включає наступні атрибути:

ü індекс класифікаційного поділу;

ü найменування рубрики і підрубрики;

ü позначення дати і місця події;

ü інформаційні відомості (опис змісту);

ü назва архіву;

ü назва фонду;

ü архівний шифр документа (номер фонду, опису, одиниці зберігання, листа);

ü спосіб відтворення;

ü прізвище укладача;

ü Дата складання;

ü в окремих випадках на зворотному боці картки може збожеволіти анотація.

Архівні каталоги постійно поповнюються новими даними. Однією з пов'язаних з ними робіт є ведення каталогу, яке включає:

ü науково-методичне забезпечення роботи;

ü індексування карток;

ü систематизацію їх за індексами і рубриках;

ü складання відсильний апарату до каталогу;

ü удосконалення каталогу;

ü ведення облікових форм роботи з каталогізації та використан-ня каталогів.

Включаються в каталог картки повинні бути індексовані. на них повинен проставлятися індекс - умовне позначення, елемент мови, букв, цифр, умовних знаків, метою якого яв-ляется передача змісту інформації, зафіксованої в документах, закріплення місця поділів в класифікаційної схемою і визначення зв'язку між цими поділами.

Індекси можуть бути:

Вони служать для визначення місця карток в каталозі. Сис-тематизация їх проводиться відповідно до індексів в по-рядку розташування букв і цифр.

Постійне вдосконалення каталогів включає в себе вдосконалення схеми класифікації, перевірку їх утримуючи-ня і оформлення, вдосконалення описів.

В результаті каталоги повинні бути другим, після опису, за значимістю архівних довідником.