Видання наказів важливі нюанси

Як показує практика, не всі секретарі та офіс-менеджери знайомі з нюансами видання наказів. У першій частині статті ми зупинилися на моментах, що стосуються таких понять, як «скасування наказу» і «анулювання наказу». У цій статті ми поговоримо про видання спільного наказу.

Видання спільного наказу

В яких випадках виникає потреба у виданні наказу спільно двома організаціями? Які організації можуть видавати наказ спільно?

Наказ без помилок

Наказ - розпорядчий документ, що видається керівником організації, містить норми, доручення, обов'язкові для виконання.

На перший погляд, наказ є внутрішнім документом організації, тому його дія може поширюватися тільки на співробітників організації. Хіба може наказ видаватися відразу двома компаніями?

У практиці управлінської діяльності можливі ситуації, коли необхідно приймати спільне рішення - рішення керівників двох або більше організацій. Такого роду рішення оформляються спільними документами. Як правило, видаються спільні розпорядчі документи: накази, постанови, рішення.

Зазначена практика характерна більшою мірою для органів державної влади, але може зустрічатися і в комерційних структурах.

Дамо кілька рекомендацій щодо оформлення спільних наказів з практики діловодства:

Спільний наказ оформляють не так на бланку (якщо спільні документи видаються організаціями систематично, можливе виготовлення відповідних спільних бланків).
Найменування організацій, від імені яких видається наказ, мають у своєму розпорядженні в лівому і правому кутах верхньої частини аркуша, на одному рівні. Винятком є випадок, коли спільний наказ видається двома разностатусность організаціями: в цьому випадку найменування організації, що має більш високий статус, виконується вище, а самі назви центруються.

Грамотне складання спільних організаційно-розпорядчих документів комерційними організаціями не менш важливо, ніж складання таких документів державними органами, оскільки при відсутності подібних документів складно здійснювати контроль над виконанням доручень працівниками різних організацій. Спільно видані накази конкретизують питання взаємодії цих організацій. При необхідності в них може бути вказана ступінь взаимоподчиненности в рішенні спільних завдань. Відповідно, за участю в заході працівників різних організацій оптимальним рішенням буде видання спільних організаційно-розпорядчих документів.

Н.В. Пензіна, викладач Центру навчання керівників і фахівців

Анонси майбутніх номерів