Видаємо працівнику дублікат трудової книжки

Видані працівникам ДУБЛІКАТ трудової книжки

Відповідно до ст. 66 ТК Україна трудова книжка встановленого зразка є основним документом про трудову діяльність і стаж працівника. У трудову книжку вносяться відомості про працівника, яку вони виконують, переведення на іншу постійну роботу і звільнення, а також підстави припинення трудового договору та відомості про нагородження за успіхи в роботі. Відомості про стягнення в трудову книжку не вносяться, за винятком випадків, коли дисциплінарним стягненням є звільнення. А якщо даний документ загублений або зіпсований? Як бути роботодавцю? Які записи потрібно внести в дублікат трудової книжки? Хто їх повинен вносити? На ці та деякі інші питання відповімо в даній статті.

- трудова книжка загублена працівником;

- трудова книжка загублена роботодавцем;

- є запис про звільнення або переведення, визнана в установленому порядку недійсною;

- трудова книжка не придатна для подальшого використання.

Таким чином, якщо кадровик виявляє неправильну або неточну запис в трудовій книжці, дублікат видавати не потрібно. У подібних випадках просто виправляють неправильний запис за правилами розд. III Правил ведення і зберігання трудових книжок.

Загальні правила видачі дубліката

При оформленні дубліката відповідно до п. 32 Правил ведення і зберігання трудових книжок в документ вносяться відомості:

- про загальний і (або) безперервний стаж роботи до надходження до даного роботодавця, підтвердженому відповідними документами;

- про роботу і нагородження (заохочення), які вносилися до трудової книжки за останнім місцем роботи.

Відомості, що містяться у виписці з індивідуального особового рахунку застрахованої особи (форма N СЗІ-5, затверджена Постановою N 192п), мають переважне значення для встановлення тривалості стажу після реєстрації громадянина як застрахованої особи (дата реєстрації в ПФР буде вказана у виписці) і можуть лежати в основі оформлення дубліката.

У будь-якому випадку рекомендується проконсультуватися у фахівців ПФР про можливість використання таких даних для встановлення трудового стажу.

Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення роботодавця, періодів роботи і посад працівника <1>. Для підтвердження стажу роботи працівник надає належним чином оформлені або завірені довідки, копії наказів, трудових договорів, довідки з ПФР та інші документи від попередніх роботодавців.

<1> Такі ж вимоги до запису загального стажу пред'являє і п. 7.2 Інструкції.

Рекомендуємо дані відомості вносити в графу 3 "Відомості про роботу" в наступному вигляді: "Загальний трудовий стаж становив 5 років 7 місяців і 12 днів". Якщо документи, на підставі яких вносилися записи в трудову книжку, не містять повних відомостей про роботу в минулому, в дублікат трудової книжки вносяться лише що у цих документах відомості. Зразок наведено на с. 56.

Роботодавець повинен видати працівникові дублікат трудової книжки не пізніше 15 днів з дня подачі працівником заяви. На жаль, іноді даного терміну не вистачає, адже процес збору документів може розтягнутися на більш тривалий термін.

Титульний лист дубліката трудової книжки оформляється за правилами п. 9 Правил ведення і зберігання трудових книжок:

- прізвище, ім'я, по батькові, дата народження (число, місяць, рік) вказуються на підставі паспорта або іншого документа, що посвідчує особу;

- освіта, професія, спеціальність - на підставі документів про освіту, про кваліфікацію або наявність спеціальних знань (під час вступу на роботу, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки).

Тобто титульний лист оформляється за станом на момент видачі дубліката. Наприклад, при першому працевлаштуванні в трудовій книжці в графі "Освіта" було написано "середню професійну". Через певний час працівник отримав вищу освіту і втратив трудову книжку. При заповненні дубліката слід не писати "середню професійну освіту", а зробити запис про вищу освіту (за умови пред'явлення диплома).

У правому верхньому куті першої сторінки дубліката трудової книжки робиться напис "Дублікат" в силу абз. 4 п. 1.2 Інструкції.

Видаємо дублікат, якщо трудову книжку втратив працівник

Відповідно до п. 31 Правил ведення і зберігання трудових книжок працівник, який втратив свою трудову книжку, зобов'язаний негайно заявити про це роботодавця за останнім місцем роботи. Зазвичай такої заяви робиться в письмовій формі, причому бажано, щоб працівник вказав попередні місця роботи і хоча б приблизні періоди роботи в них, для виконання роботодавцем норм про необхідність надання сприяння працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на роботу до даного роботодавцю.

Тут виникає питання: яке місце роботи вважати останнім - попереднє або сьогодення? Відповідаємо. Якщо працівник звільнився з одного місця роботи і уклав трудовий договір з новим роботодавцем, то останнє місце роботи буде у нового роботодавця. Якщо ж новий трудовий договір не укладено, а втрата книжки відбулася, працівникові слід звернутися в організацію, з якою він звільнився, так як саме вона в даному випадку буде останнім місцем роботи.

│ Директору ТОВ "Катод" │

│ від торгового представітеля│

│ Комова Сергія Івановіча│

│ У зв'язку з втратою трудової книжки прошу видати мені дублікат.│

│Дополнітельно повідомляю про місця роботи, що передують трудоустройству│

Видаємо дублікат, якщо трудову книжку втратив роботодавець

Факт роботи, відомості про професії (посади) і періодах роботи у даного роботодавця комісія встановлює на підставі документів, наявних у працівника (довідка, профспілковий квиток, облікова картка члена профспілки і т. П.). Якщо у нього є інші документи, наприклад виписки з наказів або завірені належним чином копії наказів, він може і їх пред'явити комісії. При відсутності документів комісія грунтується на свідченнях двох і більше свідків, які знають працівника по спільній з ним діяльності у одного роботодавця або в одній системі.

Якщо працівник до надходження до даного роботодавця вже працював, комісія вживає заходів до отримання документів, що підтверджують даний факт. Для цього вона може направляти відповідні запити в організації, підприємства, в яких працівник працював раніше, а також архіви та органи управління. Якщо документи не збереглися, стаж роботи, в тому числі встановлений на підставі показань свідків, може бути підтверджений в судовому порядку.

За результатами роботи комісії складається акт, в якому вказуються періоди роботи, професія (посада) і тривалість трудового стажу працівника.

Оскільки комісія створюється органами влади, необхідно до них письмово звернутися, наприклад, в такій формі.

│ Товариство з обмеженою відповідальністю "Калита" │

│Ісх. N 97 Начальнику │

│ розвитку Вологодської області │

│ Заява про надання адміністративної послуги │

│ "Створення та організація роботи комісії зі встановлення │

│ трудового стажу працівників у зв'язку з масовою втратою │

│ роботодавцем трудових книжок в результаті надзвичайних ситуацій "│

│ Прошу створити і організувати роботу комісії по установленію│

│трудового стажу працівників у зв'язку з масовою втратою трудових кніжек│

│ в результаті надзвичайної ситуації - пожежі в ТОВ "Калита", расположенном│

│ Довідку Управління протипожежної служби Вологодської області│

│ Кількість втрачених трудових книжок - 7. │

│ Прошу встановити на комісії трудовий стаж наступним работнікам│

│ 1. Іванов Іван Іванович, 1980 року народження. │

│ 2. Петров Петро Петрович, 1972 року народження. │

│ 3. Миколаїв Микола Миколайович, 1977 року народження. │

│ Прошу включити до складу комісії: │

│ 1. Кулемина Ірину Станіславівну, менеджера з персоналу ТОВ "Калита" .│

│ 2. Зирянова Ігоря Івановича, заступника директора ТОВ "Калита". │

│ул. Благовіщенська, д. 9 │

│ Тел. (8172) 64-13-81 │

│Діректор Поляков / П. Н. Поляков / │

Після дослідження всіх представлених документів по зазначеним працівникам комісія складає акт.

│ АКТ N 4 комісії │

│ про встановлення трудового стажу працівників в ТОВ "Калита" │

│ в зв'язку з масовою втратою трудових книжок │

│коміссіі про встановлення трудового стажу працівників ТОВ "Калита" │

│работнікам ТОВ "Калита": │

│ - Іванов Іван Іванович, 1980 року народження, - загальний трудовий стаж│

│7 років 4 місяці 12 днів; │

│ - Петров Петро Петрович, 1972 року народження, - загальний трудовий стаж│

│15 років 8 місяців 2 дня; │

│ - Миколаїв Микола Миколайович, 1977 року народження, - загальний трудовой│

│стаж 11 років 10 місяців 22 дня; │

│ 2. Відповідно до цим актом роботодавця слід оформіть│

│дублікати трудових книжок зазначеним працівникам. При оформленні указать│

│общій трудовий стаж працівників до надходження в ТОВ "Калита" .│

│ Цей акт складений в двох примірниках, один з яких хранітся│

│работодателя - ТОВ "Калита". │

│Председатель комісії: Перекоп / А. В. Перекоп / │

│Члени комісії: Селезньова / Р. Т. Селезньова / │

│ Кулемина / І. С. Кулемина / │

│ Зирянов / І. І. Зирянов / │

│Секретарь комісії: Крилова / О. Б. Крилова / │

На підставі належним чином оформленого акта роботодавець видає працівникові дублікат трудової книжки, оформлений з дотриманням викладених вище вимог.

Видаємо дублікат, якщо в трудовій книжці є запис,

Але працівник замість виправлення невірної запису може зажадати видати дублікат без внесення в нього записи, визнаної недійсною (п. 33 Правил ведення і зберігання трудових книжок). При цьому в правому верхньому куті першої сторінки дубліката трудової книжки потрібно зробити напис: "Дублікат", а на першій сторінці (титульному аркуші) колишньої книжки пишеться: "Замість видано дублікат", - із зазначенням його серії та номера.

Для цього з працівника необхідно взяти письмову заяву.

│ Директору ВАТ "Светлояр" │

│ від Комарова Андрія Васільевіча│

│ У зв'язку з визнанням недійсним запису про звільнення в│

│трудовой книжки без внесення до нього запису, який визнано недействітельной.│

│Копія рішення суду додається. │

Після проставлення керівником організації резолюції про видачу оформляється дублікат. Зазвичай цим займається кадровий працівник або інша уповноважена особа. Оформлення дубліката провадиться за загальними правилами, розглянутим на початку статті, але вимагати від працівника документи, що підтверджують стаж роботи, не потрібно, так як на руках оригінал трудової книжки. Треба просто перенести в новий бланк запису зі старої трудової книжки.

Оформлена належним чином трудова книжка повинна бути повернута її власнику.

Видаємо дублікат, якщо трудова книжка не придатна

Пункт 33 Правил ведення і зберігання трудових книжок передбачає видачу дубліката та в разі, якщо трудова книжка (вкладиш) стала непридатною (обгоріла, порвана, забруднена і т. П.). Порядок видачі дубліката практично не відрізняється від розглянутого в попередньому розділі, але слід мати на увазі, що через обгорання, обриву сторінок і т. Д. Деякі записи можуть бути втрачені, і потрібно буде вимагати від працівника документи, що підтверджують стаж роботи в конкретному місці.

Отже, в графі 3 "Відомості про роботу" робиться запис про загальному трудовому стажі без розшифровки, у якого роботодавця трудився працівник. Потім цей стаж необхідно записати окремими періодами, які підтверджені документами, представленими працівником:

- в графі 1 указується порядковий номер запису;

- в графі 2 - дата прийому на роботу;

- в графі 3 - найменування роботодавця, у якого працював працівник, а також структурний підрозділ і робота (посада), спеціальність, професія із зазначенням кваліфікації, на яку працівник був прийнятий. Якщо представленими документами підтверджується, що працівник переводився на іншу постійну роботу у того ж роботодавця, про це також робиться відповідний запис.

Після оформлення записи про прийом на роботу в конкретну організацію проводиться запис про звільнення з неї:

- в графі 1 указується порядковий номер запису;

- в графі 2 - дата звільнення (припинення трудового договору);

- в графі 3 - причина (підстава) звільнення (за умови, що в поданому працівником документі є такі дані);

- в графі 4 - найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи в дублікаті.

На завершення статті наведемо для наочності приклад оформлення дубліката трудової книжки.