Видача грошей на відрядження готівкою і на карту - азбука бухгалтера

Ініціатива поїздки працівника у відрядження завжди виходить від роботодавця, адже в її процесі будуть вирішуватися робочі питання (виходячи з визначення службового відрядження в ст.166 ТК). Тому організація повинна забезпечити співробітника всім необхідним для поїздки, перш за все - грошовими коштами. Права працівників захищає Трудовий кодекс, де в ст.168 говориться, що особі, що повинна бути проведена видача грошей на відрядження - на проїзд, наймання житла та добові. Скільки виплатити - залежить від передбачуваних витрат і тривалості поїздки.

Конкретна сума, яка видається повинна виходити з попередньої оцінки витрат на квитки та проживання, а також з величини добових, встановленої локальним нормативним актом організації.

1. Заява на видачу авансу на відрядження

2. Заява на видачу підзвітної суми від директора

3. Заява на видачу авансу на карту

4. Видача витрат на відрядження з каси

5. Проведення за авансом на відрядження

1. Заява на видачу авансу на відрядження

Отже, якщо працівник зібрався у відрядження, то йому треба видати кошти. Але просто так взяти гроші і віддати їх працівникові не вийде.

Типової форми такої заяви немає, Вказівка ​​лише повідомляє нам про те, що в ньому обов'язково має бути присутнім:

• сума готівки;
• термін видачі готівки;
• підпис керівника;
• дата.

Заява пишеться як зазвичай, на ім'я директора або особи, якій делеговано приймати рішення на видачу грошових коштів під звіт. Також в заяві обов'язково вказується, на які цілі гроші повинні бути видані. Для обґрунтування суми можуть наводитися і розрахунки.

Як може бути заповнене заяву на видачу авансу на відрядження, можна бачити на прикладі нижче.

Директору ТОВ «Альбатрос»

від інженера Орлова О.О.

Заява про видачу грошей під звіт

Прошу видати під звіт готівкові грошові кошти в розмірі 10 000 (десять тисяч) рублів на витрати на відрядження на термін 7 (сім) календарних днів.

Стан розрахунків з працівником за раніше виданими сумами:

Заборгованість працівника за раніше виданими підзвітними сумами відсутня.

Бухгалтер Карасьова Карасьова К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тим як керівник підпише заяву, треба визначитися, чи існує за працівником заборгованість по попереднім підзвітними сумами. Якщо так, то заяву приймати не можна. Перш працівник повинен погасити заборгованість за попереднім авансом.

У зв'язку з цим на листку із заявою доречно передбачити візу працівника бухгалтерії, який поставить позначку про наявність або відсутність заборгованості працівника за попереднім авансами.

Після того як заяву отримало візу від бухгалтерії, керівник може його підписати.

2. Виплата авансу на відрядження директору - потрібно заяву?

У відрядження їздять не тільки рядові працівники організації, а й сам директор. Ніяких винятків для нього Вказівка ​​не робить, з чого можна зробити висновок, що і для нього написання заяви - процедура обов'язкова.

Тоді виходить, що він сам пише і сам підписує? Тому що в Вказівці також сказано, що в заяві підпис керівника повинна бути. У таких ситуаціях було б логічніше скласти наказ, але його складання Вказівкою не передбачено, а написано прямо - заява.

Тому заяву на видачу підзвітної суми від директора необхідно, він його і пише, і підписує. Може це і виглядає дивно, але помилкою точно не є. І до того ж формулювання в заяві можна трохи підправити і воно вже буде виглядати набагато логічніше. Приклад нижче.

У ТОВ «Альбатрос»

від директора Ястребова Я.Я.

Заява про видачу грошей під звіт

Необхідно видати під звіт готівкові грошові кошти в розмірі 10 000 (десять тисяч) рублів на витрати на відрядження на термін 7 (сім) календарних днів.

директор Орлов Орлов О.О.

Стан розрахунків з працівником за раніше виданими сумами:

Заборгованість працівника за раніше виданими підзвітними сумами відсутня.

Бухгалтер Карасьова Карасьова К.К.

Простіше йдуть справи у великих компаніях, де сам генеральний директор заяву на підзвіт не підписує, а повноваження з цього питання делеговані іншому співробітнику, наприклад, фінансовому директору. Тому в такій ситуації гендиректор буде заяву писати, а фіндиректор підписувати.

Пам'ятайте, що заява - обов'язковий документ. Якщо відбувається видача грошей на відрядження без нього, то існує ризик призначення штрафу до 50 тис. Руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заява на видачу авансу на карту

У деяких випадках працівникові зручніше отримати підзвітні гроші не готівкою, а на пластикову карту. Виникає питання, чи потрібно для цього писати заяву? Якщо буквально слідувати Вказівкою, то заяву обов'язково, тільки якщо гроші видають готівкою (п.6.3 Інструкції).

Але Мінфін в своїх роз'ясненнях (лист від 25.08.14 № 03-11-11 / 42288) дотримується іншої думки і уточнює, що потрібно взяти письмову заяву навіть у тому випадку, якщо гроші будуть перераховані на карту. Хоча б тому, що в ньому будуть вказані реквізити для перерахування.

Директору ТОВ «Альбатрос»

від інженера Чайкіна О.О.

Заява про видачу грошей під звіт

Прошу перевести на мою банківську карту грошові кошти під звіт в розмірі 10 000 (десять тисяч) рублів на витрати на відрядження на термін 7 (сім) календарних днів.

Реквізити банківської карти:

Назва банку: ПАТ «Промсвязьбанк»

Номер особового рахунку: 40817840500409007051

Стан розрахунків з працівником за раніше виданими сумами:

Заборгованість працівника за раніше виданими підзвітними сумами відсутня.

Бухгалтер Карасьова Карасьова К.К.

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

До того ж така заява підтвердить, що на карту перераховані саме підзвітні гроші. а не інші доходи. А з доходів потрібно утримувати ПДФО. Також не забудьте при перерахуванні в призначенні платежу вказати, що це підзвітні гроші.

Якщо у вас є Положення про видачу коштів під звіт, то пропишіть в ньому, що грошові кошти співробітникам можуть видаватися як готівкою, так і на карти. Приклад формулювань нижче.

Грошові кошти під звіт на відрядження та господарські витрати видаються готівкою з каси або перераховуються на банківські карти співробітників.

Спосіб видачі коштів регулює директор в кожному конкретному випадку.

Незалежно від способу отримання грошей (готівкою або на картку) невитрачені суми співробітники повертають готівкою в касу компанії.

4. Видача витрат на відрядження з каси

Отже, заява ви склали. Наступний крок - безпосередньо видача грошей на відрядження з каси. На підставі заяви бухгалтер оформляє і підписує видатковий касовий ордер за формою КО-2 (затверджена наказом Мінстату від 18.08.98г. №88).

В РКО також є поле для підпису керівника. Але якщо на заяві керівник вже розписався і видача дозволена, то на РКО його підпис не обов'язкова. Але для порядку можна поставити і її.

Порядок дій при видачі детально прописаний в п.6.1-6.3 Вказівки.

Грошові кошти видаються або особисто працівникові, або іншій особі за дорученням, за пред'явленням паспорта. Довіреність на разову видачу прикладається до РКО. Довіреність на кілька видач, то до РКО прикладається завірена копія, а оригінал зберігається у касира.

Дані паспорта особи, яка отримала гроші вказуються в РКО. Навіть якщо одержувач - сам працівник, дані паспорта все одно повинні бути вказані.

Після того як одержувач ідентифікований, порядок дій наступний:

1. Касир готує потрібну суму грошей.
2. Одержувач розписується в РКО і вказує суму прописом, якщо вона не надрукована.
3. Касир перераховує гроші ще раз на очах у одержувача і передає їх.
4. При необхідності отримувач сам на очах у касира перераховує гроші
5. Касир підписує РКО.

Далі операція з видачі відображається в касовій книзі.

На відрядження з каси організації можуть бути видані з грошових коштів:

• отриманих з розрахункового рахунку організації
• надійшли в касу від продажу товарів, робіт, послуг.

Видавати аванс на відрядження за рахунок коштів, які прийняті від громадян в якості платежів на користь інших осіб, не можна.

Перерахування підзвітних грошей на карту виробляється шляхом відправки в банк платіжного доручення, в якому вказані реквізити одержувача, відображені в заяві працівника, і в призначенні визначено цей платіж як підзвітна сума.

5. Проведення за авансом на відрядження

Тепер давайте подивимося, як відбивається видача грошей на відрядження в бухгалтерському обліку. Проведення по авансу на відрядження будуть дуже простими:

1. Гроші видаються з каси:

Дебет 71 - Кредит 50

1. Гроші перераховуються на карту:

Дебет 71 - Кредит 51

Зверніть увагу, що крім звичайних банківських карт (в основному це зарплатні картки) співробітників для видачі під звіт можуть використовуватися і корпоративні картки. Гроші на неї перераховуються з розрахункового рахунку і враховуються на окремому спецрахунку:

Дебет 55 - Кредит 51

В цьому випадку в момент видачі працівнику карти проводка з видачі під звіт не робиться. І тільки коли працівник що-небудь цією картою оплатить або зніме з неї гроші, з'явиться проводка з видачі грошей під звіт:

Дебет 71 - Кредит 55

Порядок роботи з корпоративними картами прописується в локальному нормативному акті організації.

Зроблені бухгалтерські проводки:

6. Відрядження без авансу

Однак видача грошей на відрядження не завжди проходить ідеально гладко. Зіпсувати справу можуть такі ситуації:

1. У організації немає в касі готівки для видачі через:

• тимчасових фінансових труднощів
• екстреного характеру відрядження, коли зняти готівку з рахунку вже немає часу.

1. Гроші в касі є, але директору потрібно було терміново виїхати у відрядження, і вирішувати питання з видачею авансу було колись.

При цьому виходить, що співробітнику аванс з каси не видається і він їде за свій рахунок, тобто це відрядження без авансу. Згодом по приїзду витрати будуть компенсовані. Чи є це порушенням?

Так, це порушення ст.168 ТК, оскільки видавати аванс на відрядження перед поїздкою обов'язково. За відрядження без авансу загрожує відповідальність за порушення законодавства про працю (ст.5.27 КоАП):

- адміністративний штраф на посадову особу або ІП: в сумі 1000-5000 руб .;

- адміністративний штраф на юрособа: в сумі: 30000-50000 руб.

Видача грошей на відрядження готівкою і на карту