Вибираємо систему для відправки електронної звітності - бухгалтерія онлайн

Яку систему вибрати для здачі звітності через інтернет? Це питання є найважливішим для тих, хто вирішив перейти на «безпаперові» відносини з інспекцією. Для відповіді на нього бухгалтеру необхідно знати, чим принципово відрізняються існуючі системи. А бухгалтерам, які вже здають декларації в електронному вигляді, наведене в нашій статті опис систем допоможе швидше знаходити вихід зі складних ситуацій. Таких, наприклад, як поломка комп'ютера або відключення інтернету в момент підготовки звітності до відправки.

Офлайн-система

При використанні офлайн-системи програма встановлюється на комп'ютер платника податків. Відповідно, формування звітності відбувається на жорсткому диску комп'ютера. Коли звітність сформована, бухгалтер підписує її закритим ключем своєї електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Потім шифрує файл, за допомогою відкритого ключа ЕЦП «своєї» інспекції, і відправляє звіт. Підключення до інтернету потрібно йому тільки в цей момент - безпосередньо перед відправкою.

Звіт (зашифрований файл) пересилається по електронній пошті на сервер спецоператора зв'язку. Отримавши звіт, спецоператор по електронній пошті висилає платнику податків підтвердження - файл, підписаний ЕЦП спецоператора. А сам звіт спецоператор висилає на сервер інспекції. Тобто звіт проходить два відрізки шляху. Перший - від комп'ютера платника податків до сервера спецоператора. Другий - від сервера спецоператора до сервера інспекції.

Аналогічним чином - від сервера інспекції через сервер спецоператора до комп'ютера платника податків - рухаються і документи, що інспекція надсилає платнику податків. Це квитанція, яка підтверджує, що звітність дійшла до сервера інспекції, і квитанція (або протокол вхідного контролю) про прийняття декларації, в якій вказується, прийнятий звіт чи ні, і повідомляється про причини відмови.

Всього на ринку представлено більше 10 офлайн-систем. Найбільшою популярністю (кількість абонентів обчислюється сотнями тисяч) користуються «Такском-Спринтер», «НВІС ++», «Астрал Звіт», «Контур-Екстерн Лайт».

1. При використанні для доступу в інтернет dial-up з'єднання ( «слабкий» канал доступу) офлайн-системи зручніші, ніж онлайн-система.

1. Самостійна установка оновлень. В офлайн-системах платники податків повинні самостійно встановлювати нові формати податкових декларацій. Якщо бухгалтер не встановить оновлення, звітність не буде прийнята інспекцією. При цьому установка оновлень нерідко обертається позаштатними ситуаціями, які роблять неможливою відправку звітності. Наприклад, деякі системи мають такий недолік: якщо під час скачування оновлення стається відключення інтернету, відправити звітність буде неможливо.

Старий формат декларації буде видалений з комп'ютера, а новий не буде встановлено. Крім того, якщо операційна система (скажімо, Windows) платника податків має якісь вади (наприклад, встановлена ​​неліцензійна система або в пакеті не вистачає будь-якої програми), то установка оновлень може перестати працювати. Нарешті, проблеми можуть виникнути, коли занадто багато бухгалтерів одночасно (наприклад, в останні години здачі звітності) спробують завантажити оновлення з сервера.

2. Необхідність зберігати архів на окремих носіях. В офлайн-системах архів відправлених звітів зберігається в комп'ютері платника податків. Відповідно, серйозна поломка комп'ютера призведе до втрати звітності. Тому відправлені декларації та розрахунки після відправки необхідно копіювати на інші носії.

3. Прив'язка до комп'ютера, де встановлена ​​система для відправки. Якщо звітність відправляється в останній день і під час її підготовки або зламається комп'ютер, або відключать електрику (інтернет), то бухгалтеру, швидше за все, доведеться терміново бігти на пошту і відправляти декларації на папері. Причина в тому, що програма для відправки встановлена ​​на вашому комп'ютері. Відповідно, при його поломки відправити «електронну» звітність буде неможливо. А на випадок відключення електрики або інтернету бухгалтеру знадобиться «запасний аеродром». Тобто офіс або квартира, де в даний момент є електрика, доступ в інтернет і згоду господарів комп'ютера на те, щоб встановити на нього кілька програм. Причому, якщо при відключенні інтернету програму для відправки можна скопіювати і перевезти на флешці, то в разі перебоїв з електрикою в запасний офіс доведеться везти системний блок (адже скопіювати програму не вийде).

Онлайн-система

Така система на відміну від офлайн-системи має на увазі роботу в браузері (наприклад, Internet explorer). Це означає, що встановлювати спеціальні програми для формування звітності на свій комп'ютер не потрібно. Використовуючи сертифікат своєї ЕЦП, платник податків заходить на сервер спецоператора, отримує звідти актуальні формати і приступає до формування звітності. В найпоширенішою онлайн-системі «Контур-Екстерн» дані можна вводити вручну, а можна прикріпити готовий файл, сформований в бухгалтерській програмі.

При цьому формування, підписання та шифрування звіту проводиться на робочому місці платника податків. Відмінність від офлайн-системи полягає в тому, що всі ці процеси відбуваються не на жорсткому диску, а за допомогою так званих тимчасових інтернет-файлів. (Саме ця особливість онлайн-технології позбавляє платника податків від необхідності стежити за оновленнями і завантажувати їх на жорсткий диск свого комп'ютера). Слід пояснити, що робота в браузері (з тимчасовими файлами) не рівнозначна роботі на сервері спецоператора. Грубо кажучи, кабель, що забезпечує підключення до інтернету (і, відповідно, з'єднання з сервером спецопертора), під час формування, підписання та шифрування можна висмикнути з комп'ютера, і на роботу зі звітністю це ніяк не вплине.

З'єднання з сервером потрібно після підписання та шифрування звіту. Воно необхідне для його відправки. Коли з'єднання з сервером встановлено, і бухгалтер натискає кнопку «Відправити звіт» дані не надсилаються поштою, а відразу зберігаються на сервері спецоператора. При цьому підписаний платником податків звіт потрапляє на сервер спецоператора (і потім зберігається там) тільки в зашифрованому вигляді.

Через кілька секунд у вікні браузера бухгалтер бачить сформований сервером підтвердження спецоператора, за яким фіксується час відправки звіту. Потім сервер відправляє звіт в інспекцію. Тобто звіт проходить один відрізок шляху - від сервера спецоператора до сервера інспекції. Відрізок від комп'ютера до сервера спецоператора при використанні онлайн-системи відсутня.

Далі інспекція надсилає платнику податків документи про прийом звітності. Вони в зашифрованому вигляді приходять на сервер спецоператора і зберігаються там. За допомогою сертифіката своїм ЕЦП бухгалтер заходить на сервер і Новомосковскет квитанції і протоколи.

Оналйн-система має безліч переваг, і користуватися їй дуже просто і зручно. А от створити і підтримувати таку систему набагато складніше. Тому широке поширення (близько 1 мільйона абонентів) поки отримала тільки одна онлайн-система для формування і відправки звітності - «Контур-Екстерн».

1. При використанні для доступу в інтернет dial-up з'єднання ( «слабкий» канал доступу) робота з онлайн-системою може бути некомфортною.

1. Не треба встановлювати оновлення. Свіжі формати декларацій і розрахунків викладаються фахівцями виробника системи. Відповідно, описаних вище проблем, пов'язаних з установкою оновлень, не виникає. Хоч би яким ні рівень «комп'ютерної» грамотності бухгалтера, він може бути впевнений, що завжди зможе відправити декларацію в актуальному форматі.

3. Бухгалтер не «прив'язаний» до конкретного комп'ютера. Якщо в останній день здачі звітності зламається комп'ютер, відключать електрику або доступ в інтернет, звітність можна буде відправити з іншого комп'ютера. Для цього бухгалтеру потрібно тільки ру-токен (аналог флешки) або дискета, де зберігаються сертифікати ключів. Також необхідна програма для шифрування «Кріпто Про». Маючи носій з перерахованими даними, встановивши програму «Кріпто Про» і прописавши сертифікат, можна надсилати звітність.

4. Миттєва фіксація дати подання звітності. Коли бухгалтер натискає кнопку «відправити звіт», він не посилає його поштою, а зберігає на сервері спецоператора. Тому підтвердження, за яким фіксується дата відправки, формується миттєво. Тому в разі відправки декларації «на прапорці» бухгалтер вже через кілька секунд після відправки може бути впевнений, що він здав звітність вчасно.

5. «Два в одному». Купуючи онлайн-систему «Контур-Екстерн», бухгалтер отримує офлайн-систему «Контур-Екстерн Лайт».

З досвіду нашого регіону. Оскільки у нас фактично залишилося всього 2 технології-гравця - Контур-Екстерн і НВІС - то будемо порівнювати їх.

У такі періоди нерідкі випадки втрати звітів.

Один раз був випадок. Клієнт поскаржився, що в податкову не прийшов їхній звіт. Вони спочатку звернулися в НІ - там їм сказали, щоб впізнавали у спецоператора, мовляв, у них це часто трапляється. З огляду на, що в КЕ працює служба гарантованої доставки і до сих пір у нас не було жодної втрати звіту, почути це було вкрай дивно. Зв'язалися з податкової і з'ясували - інспектор не розібралася про кого йшлося, вони мала на увазі користувачів якраз поштової технології.

До речі, абоненти Контур-Екстерн вже можуть пробувати заповнювати форму СПВ-1 для ПФР. Вона реалізована в тестовому режимі в рамках сервісу Контур-Звіт ПФ на основі проекту цієї форми, оскільки власне формат чекає свого затвердження. Як тільки затвердять, її можна буде здавати. А користувачі поштових технологій зможуть це зробити лише отримавши відповідне оновлення. Підтвердження - форум техпідтримки НВІС.

До речі, як були вдячні клієнти за сервіс Контур-Звіт ПФ, який зміг "причесати" РСВ-шки, які 1С "криво" вивантажувала. І баг цей до кінця кампанії полікувати змогли не всі, а КОПФ навіть в демо-режимі допоміг відзвітувати. У нас навіть користувачі НВІС, сором'язливо скоса поглядаючи, користуються часом цієї Демко.

Цитата (BCons): СКБ Контур (працюю по теперішній час). Можливість працювати в онлайн (але все підтвердження треба зберігати у себе на комп'ютері, тому що при заміні ключа треба зберігати старий, інакше доступ до них мати не будіть). Є досвід ненадходження документа в ИФНС, при цьому підтвердження від оператора було отримано. Проблема в стадії вирішення вже 3-й місяць. Дуже неприємно. Великий плюс, що додзвонитися до техпідтримки дуже навіть реально. Можна безкоштовно замовити виписки з ЕГРЮЛ

"Здаємо" через Контур 3-й рік, проблема з новими-старими ключами була вирішена відмовою від дискет і покупкою Ru-Token дозволяє зберігати одночасно кілька ключів + в сейфі на флешці зберігаємо образи дискет (перестраховуємося). ПР і продовження просто дописують на токен новий ключ і все, а тому старі ключі доступні, то є все он-лайн за минулі періоди.
Проте не забуваймо закачувати все собі на комп!

Ви не зовсім праві.

"При передачі податкової декларації (розрахунку) по телекомунікаційних каналах зв'язку вдень її подання вважається дата її відправлення." Це пункт 4 статті 80 Податкового кодексу.

Так що якщо у вас є підтвердження спецоператора, яке доводить, що звітність відправлена ​​вчасно, то турбується не про що. На щастя, це досить чітко прописано в Кодексі і Порядку, так що при роботі через спецоператора платник податків з цієї сторони (дискусія щодо дати подання звітності) надійно захищений.

Почітатйте розділ "Електронна звітність". Є досить багато рішень фасов, які при наявності підтвердження займають сторону платника податків, як б не намагалися податківці довести, що звітність ними не прийнята, а, значить, не здана.