Управлінський облік в організації

Управлінський облік в організації.

Багато українських керівників не мають чіткого розуміння управлінського обліку на підприємстві. Як правило, багато хто уявляє управлінський облік як різновид бухгалтерського обліку і помилково вважають, що, маючи на підприємстві такий підрозділ, як бухгалтерія, досить щоб контролювати і оперативно управляти фірмою.

Що таке управлінський облік.

На відміну від бухгалтерського та податкового обліку, які строго регламентовані стандартами і законодавством, управлінський облік ведеться відповідно до інформаційних потреб менеджменту конкретної організації. Тому існує безліч різних підходів до розробки системи управлінського обліку, до методів його ведення і навіть до самого визначення управлінського обліку.

Як правило, управлінський облік, розробляється для конкретної фірми, з її індивідуальними потребами. І навіть підрахунок чистого прибутку у кожного керівника може бути свій.

Як порахувати прибуток.

Для прикладу розглянемо, як порахувати прибуток на виробничому підприємстві, тому що це більш складний підрахунок, ніж, наприклад, у торговельних підприємств і послуг. Для кращого розуміння, наведемо блок схему переміщення активів підприємства.

У даній блок-схемі не вказані можливі переміщення активів між постачальниками і банками, постачальниками і партнерами, покупцями і банками, покупцями і партнерами.

Прибуток можна підрахувати, як правило, двома способами. Перший і найлегший, це провести підрахунок активів на початок і на кінець звітного періоду (періоду за який ви ходите дізнатися свій прибуток). На «пальцях» це можна пояснити наступним чином. На початок місяця у вас в кишені було 100 рублів, а на кінець 1000 рублів, значить, протягом місяця ви заробили 900 рублів. Для підрахунку прибутку таким методом, необхідно визначити ділянки, де зберігаються ці активи. Щодо нашої блок схеми, можна виділити наступні активи:

1. МАТЕРІАЛЬНІ ЦІННОСТІ
2. СКЛАД
3. КАСА
4. БАНК
5. ПАРТНЕРИ
6. ГРОШІ В ШЛЯХИ
7. КРЕДИТИ
8. подотчетнік
9. БОРГ ПОКУПЦІВ
10. БОРГИ ПОСТАЧАЛЬНИКАМ

1.Матеріальние цінності - це єдиний актив, який не видно на блок схемою переміщення активів. Зараз спробуємо розібратися що ж таке матеріальні цінності в нашому розумінні.

Матеріальні цінності - це товари, які не беруть участі в процесі отримання прибутку, тобто їх не купують для того щоб потім продати і отримати прибуток. Для кожного бізнесу вони будуть свої. Наприклад, холодильник для магазину побутової техніки буде товаром (якщо холодильник береться на продаж), а для магазину, який торгує канцтоварамі- це буде матеріальною цінністю. Також до таких активів можна віднести обладнання, офісну техніку і т.д. Частина таких активів в бухгалтерському обліку називають «Основними засобами».

Даний актив вважається як різниця між вартістю даного активу (закупівельна ціна) і списанням його. З підрахунком надходження таких активів проблем ніяких не виникає - купили якусь річ - зафіксували її вартість. А ось зі списанням цих активів є розбіжності. Кожен керівник хоче списувати їх на свій, один хоче менше списувати матеріалів до витрат, щоб отримати (побачити) більше прибутку, інші хочуть списати все відразу, щоб, на їхню думку, бачити більш песимістичну картину. Відразу хочу звернути увагу, що в довгостроковій перспективі, обидва таких керівника отримають один і той же результат! У підсумку всі ці активи все одно спишуться.

Розглянемо 3 види підрахунку даного активу:

Насправді, немає сенсу в поступовому списання таких активів, якщо вони в підсумку все одно спишуться. Але другий метод поганий з іншої причини.

Припустимо, Ви купили в лізинг автомобіль. Ви його вже отримали і на ньому працюєте. За другим методом підрахунку, Ви належні його списати. Але грошей Ви за нього ще не заплатили, або заплатили частково. І виходить, що Ви спишіть в витрати гроші, які Ви ще не заробили!

Окремо розглянемо ситуацію щодо основних засобів. Дійсно, іноді цікаво подивитися вартість основних засобів.

Припустимо, Ви розвиваєте фірму і прибуток у вас постійно дуже маленька через те що Ви постійно витрачаєте гроші на розвиток фірми, наприклад, купуєте нові автомобілі для доставки товарів своїм клієнтам. У головному фінансовому звіті Ви списуєте даний актив до витрат в міру витрати грошей на дані автомобілі. Але ж ці автомобілі все одно коштують грошей і цікаво подивитися скільки ж вони коштують. В даному випадку не підійдуть ні які формули і закони для підрахунку даних активів. Тут бере участь тільки ринок. Припустимо Ви купили хороший японський автомобіль і пропрацювали на ньому 15 років. За цей термін Ви давним-давно, вже окупили даний автомобіль і він відпрацював свій термін. І по бухгалтерським підрахунками і за управлінськими, його ціна нуль рублів, але насправді, Ви його без особливих зусиль продасте, наприклад, за 100 тис. Руб.

Приблизно таку ж картину можна розглянути в зворотну сторону. Припустимо, Ви вчора купили новий автомобіль, але не розрахували свої фінансові можливості, вирішили його продати. Буде велика удача, якщо Ви його продасте за ціну по якій купили. Як правило, Ваш новий автомобіль втратить в ціні 10-20% вартості.

Тому, правильніше вважати дані активи окремо і не змішувати його з головним фінансовим звітом! Можна завести окрему таблицю з активами, які Ви вважаєте основними засобами. Хто то може в них включити навіть комп'ютери, які можна продати через 10 років за 1000 рублів! У цій таблиці можна у міру потреби виставляти ринкові ціни і дивитися вартість ваших матеріальних активів.

3.Склад - це товари, які призначені для продажу, та є головним джерелом отримання прибутку. Чим дорожче продати товар, тим більше буде прибуток.

Тут також потрібно звернути увагу на ціну, по якій ці товари інвентаризує. Деякі вважають, що залишки товарів повинні вважатися за продажною ціною. Це не правильно! Адже в бізнесі закупити товар - це тільки півсправи. Одним з важливих етапів бізнесу - це вигідно продати товар. Тому знаходження товару на складі не означає, що Ви його продасте і тому вважати залишки товарів необхідно за закупівельною ціною (собівартості).

Не можна плутати цю собівартість з бухгалтерською собівартістю, до якої включаються різні витрати, такі як зарплата, податки, комунальні витрати і т.д.

Дуже важливо звернути увагу на списання товару. Тут кожен може вирішити для себе, за якою ціною йому списувати товар. Наприклад, якщо ви зі складу кому то подарували товар, то логічно його списати за собівартістю. Але якщо товар зі складу пропав або зіпсувався і його необхідно викинути, то можна списати товар за продажною ціною, тому що це є упущеною вигодою.

4.Касса це гроші, які знаходяться в касі.

5. Банк - це гроші, які знаходяться на банківському рахунку фірми.

В даному випадку необхідно зафіксувати ще один актив «ГРОШІ В ШЛЯХИ». І коли буде відбуватися інкасація в останній день місяця - гроші будуть фіксуватися на даному рахунку. 1-ого числа наступного місяця гроші будуть зніматися з цього рахунку і відправлятися в банк.

6.Партнери - це Ваші гроші, які знаходяться в касі або банківському рахунку іншої фірми - фірми партнера. Наприклад, ваш клієнт знаходиться від вас дуже далеко і він хоче оплатити ваші послуги готівкою, але приїхати до вас і здати гроші в касу для нього недоцільно. Але у вас є фірма - партнер, яка територіально знаходиться недалеко від вашого клієнта. В даному випадку клієнт може здати гроші вашому партнерові. А при нагоді, партнер передасть ці гроші Вам.

7.Кредіти - це гроші, які Ви дали кому-небудь у борг (наприклад, співробітникам). або навпаки взяли у кого то в кредит.

8.Подотчетнікі - це гроші, які Ви дали своїм співробітникам, для покупки будь-яких товарів або оплати послуг. Різниця між кредитами та підзвітними грошима полягає в тому, що підзвітні гроші є потенційними витратами (як правило, вони будуть витрачені), а кредити повернутися до вас у вигляді грошей.

9.Долг покупців - це грошові кошти, які вам повинні ваші клієнти (часто їх називають дебіторською заборгованістю). Даний актив є високо ліквідним, тому що це фактично ваші гроші. Ця ліквідність порушується, тільки неможливістю клієнта повернути ці гроші. Наприклад, клієнт збанкрутував, і всіх його активів не достатньо щоб погасити заборгованість. В даному випадку ці гроші доведеться списати.

Даний актив вимагає постійного моніторингу, тому що клієнти, як правило, не поспішають з оплатою. Тому важливо правильно скласти договір з клієнтом, який визначає систему оплати - термін відстрочки платежу, розмір штрафу за прострочення.

10.Долгі постачальникам - це грошові кошти, які ви повинні постачальникам (часто їх називають кредиторською заборгованістю). Для гарної збалансованості грошових коштів, необхідно стежити щоб дебіторська заборгованість не перевищувала кредиторську.

Ми описали всі активи, які потрібно вважати при підрахунку прибутку. Нижче наведено приклад даного звіту.

Як бачимо, перший спосіб підрахунку прибутку досить простий. Для визначення прибутку досить порахувати активи на початок і кінець звітного періоду.

Недолік даного звіту полягає в тому, що в ньому не видно якість отриманого прибутку. Не видно механізмів, за допомогою яких можна цей прибуток збільшити. Тому необхідний другий вид звіту, який показує прибуток щодо руху товарів і грошових коштів.

Нижче наведено приклад такого звіту.

Для розуміння цього звіту, покажемо «на пальцях» принцип формування даного звіту. Припустимо, у Вас було 100 руб. Ви їх витратили на покупку старого комп'ютера. Ви на нього написали реферат та продали реферат за 1000 руб. Щоб зробити цей реферат, за 1000 руб. ви витратили 100 руб, значить Ви заробили 900 руб.

В даному звіті, на відміну від попереднього, Ви бачите, як Ви заробили гроші. Тут Ви можете зробити висновок, що якщо збільшити кількість рефератів, то Ви збільшите прибуток.

Тепер розглянемо докладно наведений звіт. Як ми з'ясували, один з найголовніших показників формують прибуток - це підсумковому виразі реалізованих товарів і послуг. А якщо точніше, то націнка на цю продукцію. Наприклад, Ви купили холодильник за 10000 руб, продали Ви його за 11000 руб. значить націнка становить 1000 руб. Якщо від цієї суми відняти фінансові та матеріальні витрати, то і вийде прибуток. У наведеному звіті, ці показники виділені червоним кольором.

«Відвантажено товарів» - це сума всіх проданих і списаних товарів. Вона складається із сум: «Реалізовано товарів», і «Списання». Реалізовано товарів - це сума проданих товарів, за які Ви отримаєте гроші.

«Закуплено проданих товарів» - це сума витрачена на закупівлю товару, який було відвантажено. Вона складається з суми «Закуплено товарів» (це все закупівлі за даний період) і «Закуплено але не продано» (це сумарній різниці товарів на початок і кінець звітного періоду, цю суму можна побачити в звіті підрахунку прибутку за активами).

«Фінансові витрати» - це гроші, витрачені на будь-які цілі: зарплата, комунальні витрати, податки і т.д.

«Амортизаційні відрахування» - це сума списання матеріальних цінностей.

«Списання» - це відвантаження товарів без оплати. Наприклад, подарунки, недостача, шлюб і т.д.

«Рентабельність продажів» - це показник, який показує відсоток націнки на закуплений товар.

«Загальна рентабельність» - це рентабельність всього бізнесу. На відміну від рентабельності продажів, в ній враховуються всі фінансові витрати. Якщо загальна рентабельність позитивна, то бізнес прибутковий.

Як управляти витратами.

Аби керувати видатками, необхідно ввести такі поняття як бюджетування і планування.

Як правило, спланувати всі витрати у великій організації практично не можливо, в якийсь момент обов'язково з'являться непередбачені витрати. Тому, доводиться якісь витрати урізати. Щоб швидко і правильно можна було перепланувати витрати, необхідно вводити бюджетування.

Будь-яке підприємство можна розділити на підрозділи, у яких є відповідальні особи, і яким необхідні фінанси для вирішення своїх завдань. Наприклад, відділ кадрів, може дати інформацію, скільки грошей необхідно на зарплату і на відпускні. Бухгалтерія зможе дати інформацію, скільки необхідно грошей на податки. Таким чином, кожен підрозділ може надати інформацію про свої витрати. На підставі цієї інформації і складається бюджет.

Кожному відповідальній особі необхідно дати доступ до інформації, яка показує поточні витрати їх підрозділи. Це необхідно, щоб керівники займалися самоконтролем.

При видачі грошей з каси або банку, також необхідний контроль. Якщо бюджет підрозділу вичерпаний, то таку операцію необхідно блокувати. В даному випадку, керівник фірми повинен проаналізувати поточні витрати, і якщо необхідний платіж дуже важливий, то урізати витрати в інших підрозділах, у яких витрати не мають великої ваги.

Такий підхід в регулюванні витрат, дозволяє отримувати стабільний прибуток.