Управління поведінкою в організаціях Аверченко л

2.1.2. Тренінг-нараду

Мета наради - опис необхідного результату, потрібного типу рішення, бажаного підсумку роботи (можливі варіанти цілей: попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для прийняття рішення, прийняття рішення з питання). Тема наради - це предмет обговорення. Чим точніше і в потрібному напрямку сформульований предмет обговорення, тим більше шансів отримати потрібний результат. Тема повинна бути сформульована так, щоб зацікавити кожного учасника наради, переконаного, що він вносить свій внесок у вирішення загального завдання. Теми стають цікавими, коли вони сформульовані конкретно. Виносити на обговорення потрібно тільки ті питання, які не вдається вирішити в робочому порядку.

[Тренінг як спосіб формування поведінки]

Порядок наради - це письмовий документ, що розсилається заздалегідь учасникам наради і включає в себе наступну інформацію:

- тема наради;

- мета наради;

- перелік обговорюваних питань;

- час початку і закінчення наради;

- місце, де воно буде проходити;

- прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань;

- час, відведений на кожне питання;

- місце і час, де можна ознайомитися з матеріалами по кожному питанню.

Заздалегідь оголошена, добре продумана повістка наради дає можливість учасникам краще підготуватися і, отже, підвищити їх віддачу на самій нараді (а керівнику - вимагати таку віддачу).

Краще, якщо час нарад визначено розпорядком, встановленим в організації. Позапланові наради вибивають з ритму, знижують культуру ділового спілкування, позбавляють керівника можливості планувати свій робочий час і розпоряджатися їм, зривають заплановані зустрічі і справи. Щоб не збивати співробітників з робочого ритму, доцільно влаштовувати наради в кінці робочого дня або в другій його половині. Тривалість наради не повинна перевищувати півтора - двох годин (після двох годин безперервної роботи більшості учасників по чисто фізіологічних причин стає байдуже, як вирішиться питання).

Оптимальне число учасників спільних обговорень - 5-7 чоловік. Збільшення кількості запрошених різко знижує середній коефіцієнт участі (чи віддачі) присутніх, одночасно подовжуючи нараду. Тому доцільно кількість запрошених звести до мінімуму.

Найкраще, коли при різнорідної порядку наради склад його учасників є перемінним: особам, чиї питання обговорені, дозволяється покинути нараду, а інші учасники, чиє питання розглядається не першим, запрошуються на відповідне час.

Бажано, щоб в число учасників наради входили люди, здатні в ході колективної розумової діяльності зіграти роль «експерта», «генератора ідей», «критика».

Попереднє оповіщення учасників з передачею їм порядку денного - важливий елемент підготовки наради. Як додаток до порядку можуть розсилатися проекти рішень, тези доповідей, довідки. Дуже добре, якщо до початку наради особам, які готують питання, завбачливо передаються зауваження від учасників наради по проектах рішень, тезам виступів.

Заздалегідь проінструктуйте учасників наради про правила поведінки на нараді. Коротко їх можна звести до наступних положень. Уявляйте себе в своїх висловлюваннях. Говоріть «я» замість «ми» або безособової форми. (Оборот мови з використанням займенника «ми» - майже завжди гра в хованки. Хто говорить перебирає повну відповідальність за те, що він говорить.) Якщо ви задаєте питання, скажіть, навіщо його задаєте, що він значить для вас. Питання не повинні залишати сумнівів у тому, чому вони задаються. Питання-пастки отруюють обстановку.

У висловлюваннях будьте самим собою, не грайте роль, обрану самостійно або очікувану від вас іншими. Якщо вважаєте, що потрібно помовчати - мовчіть. Утримуйтеся, наскільки можливо, від інтерпретації чужих думок. Висловлюйте власну позицію. Намагайтеся не робити невиправданих узагальнень.

Говоріть нема про вчинках і думках інших, а про вашому сприйнятті цих вчинків і думок, тобто формулюйте судження мовою «я-повідомлень», а не «ви-тверджень». Замість «Ви ось тут помилилися ...» краще сказати «Мені здалося, що вкралася помилка ...».

Встановлено, що, за інших рівних умов, починають конфліктувати люди, які сидять один проти одного, і рідше - ті, які сидять поруч. Керівник, знаючи характери запрошених, може, не привертаючи до цього уваги, посадити учасників так, щоб навпроти один одного не виявилися ті, хто може зірватися і перешкодити розгляду питання.

Цілі і функції керівника. Головна мета керівника на нараді - знайти з усіх питань порядку денного оптимальне рішення за мінімальний час. Для досягнення цієї мети він повинен забезпечити віддачу від кожного учасника та забезпечити конструктивний характер обговорення в цілому. Керівник повинен регулювати спрямованість виступів. Для цього слід не допускати відхилень в сторону, затягування виступів.

Якщо мета наради полягає в обміні інформацією і постановці чергових задач по ходу поточної роботи, то в нараді повинні брати участь лише керівники підрозділів. На такому засіданні варто коротко розповісти про стан справ, тому що не виключено, що деякі з присутніх можуть бути не знайомі з проблемою в цілому. Потім необхідно повідомити про хід виконання рішень, прийнятих на попередній нараді. Якщо щось застопорилося, не варто шукати винних: буде втрачено час на запеклі суперечки, а головне - взаємні звинувачення можуть розколоти команду. Зате слід чітко сформулювати завдання на майбутнє.

Якщо мета наради - рішення конкретної проблеми, то до роботи необхідно залучити тих, без кого справа не зрушиться з місця, і тих, хто здатний запропонувати свій варіант вирішення даної проблеми. Учасників наради необхідно забезпечити інформацією з проблеми, чітко і однозначно сформулювати завдання. Це бажано зробити заздалегідь, щоб люди змогли підготувати свої пропозиції. Спробуйте подумки розподілити ролі між учасниками: перший буде вносити пропозиції, другий зможе оцінити їх з однієї точки зору, третій - з іншого, четвертий остаточно сформулює рішення.

Кожен учасник повинен бути поставлений перед необхідністю висловитися. Ясно, що цього можна домогтися при порівняно невеликій кількості радилися. Дотримання процедури нормалізує хід наради. Починатися і закінчуватися воно повинно в строго призначений час, щоб не підривати довіру до керівника і до готував нараду.

Основна увага керівник повинен приділити заключній фазі наради, взяти на себе узагальнення і висновки з виступів учасників.

Прийоми активізації діяльності учасників наради

а) для збереження єдності учасників наради:

- розрядити обстановку в конфліктній ситуації;

- не брати чиюсь сторону до остаточного підведення підсумків;

- захищати того, хто має менше досвіду, працює недавно;

б) для мобілізації учасників наради:

- не розслаблятися самому і не давати виключатися з роботи іншим;

- уникати повторів;

- звертати увагу навіть на саме незначне пропозицію, якщо воно хоч якось допоможе справі;

в) для фокусування уваги на обговорюваній задачі:

- ґрунтуватися на фактах;

- записувати вносяться пропозиції;

- вибудовувати їх так, щоб в очах присутніх складалася цілісна картина;

г) для активізації учасників наради:

- з метою посилення доказовості тих чи інших положень ставити додаткові питання;

На засіданнях люди грають різні ролі. Американський вчений Х. Уеджвуд описує ролі, що блокують засідання групи:

агресор - критикує і принижує статус інших, агресивно не погоджується;

блокувальник - вперто ні з ким не погоджується; відкидає точки зору інших людей; наводить приклади з особистого досвіду, не пов'язані із суттю справи; повертається до питань, які вже вирішені;

віддалився - не хоче брати участь в засіданні; розсіяний, розмовляє на особисті теми; веде протокол зборів для себе, хоча його ніхто про це не просив;

шукає визнання - хвалиться; дуже багато говорить; стверджує свій статус;

стрибає з однієї теми на іншу - постійно змінює тему розмови;

домінуючий - намагається захопити владу, утвердитися і маніпулювати присутніми;

гульвіса - витрачає час присутніх, пускаючи пил в очі; розповідає різні історії; безтурботний, цинічний;

адвокат диявола - так в практиці наукових диспутів на Заході прийнято називати людину, яка спеціально задає свідомо гострі питання для того, щоб спровокувати непотрібну наукову дискусію або зірвати нараду.

Наприкінці наради варто коротко підвести його підсумки, подякувати учасникам за висловлені конструктивні пропозиції, поставити завдання по реалізації прийнятих рішень.

короткі формулювання питань порядку денного з пояснювальними пропозиціями, включаючи інформацію про те, хто робить повідомлення і що бажано зробити на цій нараді: широка оглядова дискусія; нові ресурси; збільшення обсягу роботи; остаточне рішення; твердження документа.

небажаність запізнення; розподіл ролей: хто веде протокол, хто голова; дозволяється курити; як повинні прийматися рішення - шляхом консенсусу або більшістю; визначення регламенту.

відкриття наради, вітання, повідомлення та затвердження порядку та регламенту, виступи, припинення дебатів, ухвалення рішення,

Закриття наради (голова повинен регулярно нагадувати, скільки часу залишилося до кінця):

підведення підсумків - що обговорювалося і яке рішення прийнято, подяку присутнім за роботу.

Завдання 2.Визначте свій стиль поведінки на нараді з допомогою запропонованого тесту.

Інструкція. Поставте - це треба зробити коректно і об'єктивно - самі собі бали від 1 до 5 і запишіть вашу оцінку у кожного питання.

1 - немає, так зовсім не буває;

2 - немає, як правило так не буває;

3 - невизначена оцінка;

4 - так, як правило так буває;

5 - так, так буває завжди.

1. Даю підлеглим потрібні доручення навіть у тому випадку, якщо є небезпека, що при їх невиконанні критикувати будуть мене.

2. У мене завжди багато ідей і планів.

3. Я прислухаюся до зауважень інших.

4. Мені в основному вдається привести логічно правильні аргументи при обговоренні.

5. Я налаштовую співробітників на те, щоб вони вирішували свої завдання самостійно.

6. Якщо мене критикують, то я захищаюся, незважаючи ні на що.

7. Коли інші наводять свої аргументи, я завжди прислухаюся.

8. Для того щоб провести якийсь захід, мені доводиться будувати плани заздалегідь.

9. Свої помилки я здебільшого визнаю.

10. Я пропоную альтернативні пропозиції до пропозицій інших.

11. Захищаю тих, у кого є труднощі.

12. Висловлюю свої думки з максимальною переконливістю.

13. Мій ентузіазм заразливий.

14. Я беру до уваги точку зору інших і намагаюся включити її в проект рішення.

15. Зазвичай я наполягаю на своїй точці зору і своїх гіпотезах.

16. Я з розумінням вислуховую і агресивно висловлені контраргументи.

17. Ясно висловлюю свої думки.

18. Я завжди зізнаюся в тому, що не всі знаю.

19. Енергійно захищаю свої погляди.

20. Я намагаюся розвивати чужі думки так, як ніби-то вони були моїми.

21. Завжди продумую те, що могли б відповісти інші, і шукаю контраргументи.

22. Я допомагаю іншим радою, як організувати свою працю.

23. Захоплюючись своїми проектами, я звичайно не турбуюся про чужих роботах.

24. Я прислухаюся і до тих, хто має точку зору, відмінну від моєї власної.

25. Якщо хтось не згоден з моїм проектом, то я не здаюся, а шукаю нові шляхи, як переконати іншого.

26. Використовую всі засоби, щоб змусити погодитися зі мною.

27. Відкрито кажу про свої надії, побоюваннях та особистих труднощі.

28. Я завжди знаходжу, як полегшити іншим підтримку моїх проектів.

29. Я розумію почуття інших людей.

30. Я більше кажу про власних думках, ніж вислуховую чужі.

31. Перш ніж захищатися, я завжди вислуховую критику.

32. Викладаю свої думки системно.

33. Я допомагаю іншим отримати слово.

34. Уважно стежу за протиріччями в чужих міркуваннях.

35. Я міняю точку зору для того, щоб показати іншим, що стежу за ходом їх думок.

36. Як правило, я нікого не перебиваю.

37. Чи не прикидаюся, що впевнений у своїй точці зору, якщо це не так.

38. Я витрачаю багато енергії, щоб переконати інших у тому, як їм потрібно діяти.

39. Виступаю емоційно, щоб надихнути людей на роботу.

40. Прагну, щоб при підведенні підсумків були активні і ті, хто дуже рідко просить слово.

Підрахунок результатів полягає в підсумовуванні поставлених вами балів з кожного питання-твердження відповідно до ключа. Сума балів і по першому, і по другому стилям поведінки знаходиться в інтервалі від 20 до 100.

1. Сума бальних оцінок «А» - дипломатичний стиль поведінки: питання 1, 3, 5, 7, 9, 11, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 27, 29, 31, 33, 35, 36, 37, 40.

1. Якщо сума бальних оцінок «А» принаймні на 10 балів перевищує суму бальних оцінок «Б», то велика частина людей повинна вважати вас хорошим дипломатом.

Дипломатичний стиль поведінки означає, що у вас є прагнення врахувати думку інших і переконатися в тому, що ваші власні ідеї узгоджуються з думками співробітників. При цьому неминучі компроміси, зате учасники наради переконуються, що і вони внесли вклад у процес прийняття рішення, що їх думка вам, як керівнику, небайдуже. У всіх з'являється бажання «тягнути в один бік».

3. Якщо обидві суми бальних оцінок - «А» і «Б» - розрізняються менш ніж на 10 балів, то ваша поведінка не отримує однозначної оцінки в колективі. Вона може бути як позитивною, так і негативною - в залежності від обставин.

Вибір способу поведінки залежить від поставлених вами цілей, а також від конкретної ситуації, в якій ви будете проводити ту чи іншу нараду або бесіду.

Дипломатія в спілкуванні доречна в наступних випадках:

- є достатньо часу, щоб обговорити всі доводи;

- рішення може бути успішно впроваджено тільки тоді, коли його визнають всі учасники обговорення;

- учасники наради розуміють проблему і знають варіанти її вирішення;

- виникли серйозні розбіжності, і необхідно наполегливо переконати самих незгодних в правильності прийнятого рішення.

- справа полягає лише в тому, щоб в обставинах, що склалися як можна швидше прийняти рішення;

- можна не звертати увагу на психологічний клімат в колективі.

[Тренінг як спосіб формування поведінки]

1. Наради проводяться з метою інформації та прийняття рішень.

Особлива увага приділяється темі наради.

2. Добре продумана повістка наради дає можливість учасникам краще підготуватися і, отже, підвищити їх віддачу на самій нараді.

3. Оптимальне число учасників наради - 5-7 чоловік. Збільшення кількості запрошених різко знижує середній коефіцієнт участі (чи віддачі) присутніх, одночасно подовжуючи нараду.

4. Учасники наради повинні бути проінструктовані про правила поведінки на нараді.