Терміни зберігання документів в організації в 2019 році таблиця, фінансовий базис
Як довго і які документи потрібно зберігати, який спосіб утилізації передбачений для окремих типів документації? Ці та інші питання чітко розглянуті і роз'яснені існуючим законодавством. Відбір документів, які підлягають державному зберігання, або встановлення термінів їх збереження відбувається на підставі даних експертної оцінки документів.
Загальні терміни збереження документації
Для різного типу документації розроблені певні терміни зберігання:
- тимчасовий - до 10 років;
- довгостроковий - понад 10 років;
- постійний.
Справи довгостроковій і постійній періодики збереження по завершенні передають на зберігання спеціальним підрозділам (на 2 роки в довідкових цілях). Після переходять в розділ архівних документів.
Період збереження даних не залежить від носія інформації (електронний, паперовий). На цінність документа впливає міститься в ньому інформація.
Призначається спеціальна експертиза, яка визначає необхідність подальшого використання справи. Позначають документи, які можуть бути використані в інтересах (або проти) держави, суспільства, науки, окремих осіб тощо.
Основні цілі проведеної експертизи цінності документів
У діловодстві організації або підприємства, в державних архівах не обійтися без спеціалізованої експертної оцінки документів.
Основна мета експертизи:
Питання зберігання, укомплектування, обліку та подальшого призначення документів регулює Закон про архівну справу.
У процесі експертної діяльності було складено і затверджено перелік з 12 розділів типових документів (з чітким зазначенням періоду їх зберігання), які з'явилися в результаті функціональної діяльності державних структур, установ, підприємств та ін.
I і IV розділи
З встановленого переліку жвавий інтерес викликають I і IV розділи. Ведення документації та її зберігання в обох сферах тісно взаємопов'язані. Адже від правильного оформлення і збереження кадрових справ, залежать подальші бухгалтерські нарахування.
Облік кадрових документів (I)
Збереженню підлягають оригінали і копії кадрових документів організації.
Період збереження документації:
- 1 рік:
- журнали, що відображають облік робочого часу (графіки, табеля);
- дані осіб, не прийнятих на роботу;
- графіки наданих відпусток.
- 3 роки:
- облікові дані документів, що підтверджують трудову діяльність і стаж співробітника;
- записи про трудову дисципліну;
- 5 років:
- акти, приписи, звіти по техніці безпеки;
- виписки по поліпшенню умов і охорони праці;
- документи, що підтверджують ознайомлення, навчання, атестацію працівників з техніки безпеки і її дотримання;
- дані про відрядження;
- 75 років:
- характеристики і особисті картки співробітників;
- трудові договори працівників;
- 50 років (до запитання власником):
- особисті документи, оригінали (атестати, дипломи, трудові книжки, посвідчення та ін.);
- постійно:
- колективні договори;
- особисті справи керівників.
Бухгалтерські документи (IV)
До документів бухгалтерського обліку державної структури застосовують окремі умови та терміни зберігання.
Первинна документація, дані облікових регістрів, баланси, звіти після обробки обов'язково зберігаються в спеціальному приміщенні (закритому шафі) до переведення їх в архів організації. Бланки суворої звітності зберігають в сейфах або металевих шафах. Відповідальність за збереження справ несе особа, уповноважена головним бухгалтером.
У разі втрати, псування, несанкціонованої передачі бухгалтерських документів керівник підприємства обов'язково повідомляє правоохоронні органи.
Вилучення (тим більше знищення) документації відбувається згідно з вимогами, встановленими чинним законодавством.
Загальноприйняті періоди зберігання:
- первинних документів, бланків - не менше 3 років;
- касових документів, що підлягають фінансовому моніторингу (інформація про фінансові операції), - 5 років;
- розрахункові та платіжні відомості - 75 років (якщо немає особистого рахунку).
Не допускається вилучення справ після закінчення періоду зберігання, без проведення перевірки податковою службою за вказаний період.
Рішення про знищення або перекладі справ в розділ архівних приймає спеціальна комісія.
Розгорнуті дані, що стосуються кожного пункту переліку типових документів можна детально розглянути в сформованої і затвердженої таблиці.
ЕПК. Ці документи зберігаються п'ять років після заміни новими
документи (зведені розрахункові
(Розрахунково-платіжні) відомості
(Табуляграми) на видачу
заробітної плати, допомог,
гонорарів, матеріальної допомоги та
ін. виплат; довіреності на
отримання грошових сум і
товарно-матеріальних цінностей, в
тому числі анульовані
довіреності)
Термін зберігання 5 років за умови завершення ревізії (перевірки). У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення. при
відсутності особових рахунків ці документи (крім довіреностей) зберігаються 75 років
документи (заяви, рішення,
довідки, листування) про оплату
навчальних відпусток
до відпадання потреби, але не менше 5 років