Терміни зберігання документів - статті про архівну справу, документообіг, діловодстві - портал про

Процеси діловодства влаштовані таким чином, що рано чи пізно у більшості документів закінчується термін зберігання. Для того щоб не складувати у себе в офісі зайву макулатуру, необхідно точно знати терміни і порядок зберігання документів.

Хто визначає терміни зберігання? Який закон це регламентує?

Основними документами, які використовує у своїй діяльності експертна комісія для визначення термінів зберігання архівних документів. є переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання в архіві.

Переліки документів зі строками зберігання представляють собою систематизовані списки документів організацій, в яких послідовно викладені терміни зберігання архівних документів. Переліки можуть бути типовими, які встановлюють терміни зберігання типової документації, що утворюється в діяльності всіх організацій будь-якої спрямованості.

Крім того, терміни зберігання архівних документів визначаються відомчими переліками, які регламентують терміни по окремих галузях, тобто в залежності від того, який вид діяльності вона здійснює. Такі переліки передбачають велике охоплення видів документів. Наприклад, існують:

• «Перелік документів, що утворюються в діяльності Ощадного банку Укаїни і установ його системи, із зазначенням термінів зберігання» і ін.
• «Перелік документів з термінами зберігання, що утворюються в діяльності Центрального банку Укаїни».
• «Перелік документів, що утворюються в діяльності органів управління, військових частин військ цивільної оборони, підрозділів пожежної служби, установ, організацій Міністерства з надзвичайних ситуацій Укаїни».

Які існують терміни зберігання документів в архіві?

Існують наступні терміни зберігання документів в архіві:

• короткочасні: менше 10 років (1 рік, 3 роки або 5 років);
• довготривалі: более 10 лет (10 років, 30 років, 75 років);
• частина документів підлягає знищенню.

У списку типових управлінських документів передбачені такі терміни зберігання архівних документів:

• особисті справи співробітників - 75 років;
• журнали реєстрації нещасних випадків на виробництві - 75 років;
• документи пов'язані з фінансуванням (плани фінансування, кошторису фінансування, фінансові звіти) - постійне зберігання;
• гарантійні листи - 3 роки;
• акти перевірок каси - 3 роки;
• акти перевірок фінансово-господарської діяльності - 5 років.

З якого числа обчислюються терміни зберігання документів?

Що робити з документами, які не підлягають зберіганню?

Типові і відомчі переліки необхідні не тільки для визначення термінів зберігання документів в архіві, але і подальшого знищення тих документів, терміни зберігання яких минули. Для виділених до знищення документів складається акт про знищення документів, в якому зазначаються індекси, назви, заголовки і ін.