Тендер на рекламні послуги та умови його проведення, індустрія реклами
1. Попередній відбір агентств
2. Перший етап тендера. презентації агентств
Відносно всіх учасників процесу потрібна повна поінформованість:
- основні плановані умови контракту, включаючи термін, територію дії, обсяг робіт та інші умови, що можуть вплинути на формування цінової пропозиції;
- всі учасники першого етапу повинні бути проінформовані про критерії відбору;
- всі учасники першого етапу повинні бути проінформовані про результати відбору;
- агентствам, які пройшли у другий етап, слід розіслати список учасників другого етапу і його завдання, а також термін і форму надання пропозицій;
- в разі зміни в складі учасників, появи додаткових конкурсантів, обов'язково сповіщати всіх учасників;
- важливим моментом є визначення та оприлюднення принципів і способів винагороди учасників і переможців тендеру.
3. Другий етап тендера. пропозиції агентств
Що залишилися після первинного відбору найбільш кваліфіковані агентства допускаються до другого етапу, причому нерідко їм надсилається більш повна і ексклюзивна інформація, конфіденційність якої окремо обмовляється в регламентуючих документах.
Відомо безліч випадків, коли ряд відомих агентств, не бажаючи витрачати робочий час своїх провідних фахівців даремно, без комерційної віддачі, наполягає, щоб в запрошенні угорської сторони обов'язково було вказано, чи готова організація, яка оголосила тендерний конкурс, оплатити інтелектуальні розробки (хоча б в мінімальному розмірі) всім учасникам тендера, який представив свої пропозиції. Наявність такого підтвердження, на думку багатьох агентств, є додатковим свідченням справжньої зацікавленості замовника в цивілізованому отриманні оригінальних розробок, а не збором і безкоштовним запозиченням чужих творчих ідей.
На другому етапі тендера від агентств потрібно детальне пропозицію за рішенням маркетингових завдань клієнта. Основне завдання тендера - вибрати кращу пропозицію, максимально відповідну оголошеним на початковому етапі цілям. Яка подала цю пропозицію агентство і є переможцем тендера.
Всі агентства, які брали участь у другому етапі тендера повинні бути проінформовані замовником тендеру про результати протягом 7-10 робочих днів після проведення останньої презентації.
Результатом тендеру можуть бути:
- Виявлення переможця.
- Відсутність переможця.
- Продовження тендера на додатково певних умовах.
Вимоги до складання завдання на тендер
Обов'язковою складовою частиною будь-якого завдання є, крім необхідної для розробки пропозиції вихідної інформації, наявність чітко визначених критеріїв (якісних або кількісних) оцінки виконання тендерного завдання. При відсутності або неможливості застосування бальної системи оцінювання пропозиції, необхідно максимально чітко позначити ряд якісних параметрів (наприклад: ясність, відповідність обраної аудиторії, оригінальність, новизна), за якими будуть згодом оцінюватися презентації агентств-учасників.
Учасникам тендеру рекомендується забезпечити повне і точне правове супроводження всіх тендерних процесів, так як це дозволяє уникнути спірних ситуацій, як в процесі, так і після закінчення тендера. Оптимальною формою для цього служить повноцінне тендерну угоду, що є юридичним документом, обов'язковим для виконання обома сторонами.